加強檔案庫房安全管理

　　1.確保檔案庫房門窗的牢固性和安全防護措施，如加裝門鎖、安裝監(jiān)控攝像頭等。

　　2.對于進出庫房的人員進行身份驗證和登記，確保只有授權(quán)人員才能進入庫房。

　　3.加強對檔案的防火、防水、防盜、防蟲等安全管理，如規(guī)定禁止吸煙、清潔整齊、關(guān)閉燈具等措施。

　　4.定期對庫房內(nèi)的檔案進行清點、檢查和巡視，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施處理。

　　5.制定完善的檔案管理制度和流程，規(guī)定檔案的使用、借閱、歸還等事宜，嚴格執(zhí)行。

　　6.做好檔案備份和備份的存儲管理，確保檔案信息的安全可靠。

　　7.建立健全的應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急處置機制，對可能發(fā)生的突發(fā)情況進行預(yù)測和應(yīng)對。

　　8.進行必要的培訓(xùn)和教育，增強員工對檔案安全管理的意識和責(zé)任感。

　　檔案安全管理制度

　　一、檔案安全管理制度

　　1、檔案安全管理制度如下：

　?。?）檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵；

　　（2）庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕；

　?。?）庫房內(nèi)嚴禁吸煙及存放易燃物品；

　?。?）定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施；

　　（5）嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點專人監(jiān)督銷毀；

　　（6）對館藏檔案每年進行一至二次全面檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理；

　　（7）對計算機內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞；

　?。?）配備滅火設(shè)備；

　?。?）對庫房內(nèi)電線、電路經(jīng)常進行維護。

　　2、法律依據(jù)：《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》第三條

　　安全生產(chǎn)工作堅持中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)。安全生產(chǎn)工作應(yīng)當以人為本，堅持人民至上、生命至上，把保護人民生命安全擺在首位，樹牢安全發(fā)展理念，堅持安全第一、預(yù)防為主、綜合治理的方針，從源頭上防范化解重大安全風(fēng)險。安全生產(chǎn)工作實行管行業(yè)必須管安全、管業(yè)務(wù)必須管安全、管生產(chǎn)經(jīng)營必須管安全，強化和落實生產(chǎn)經(jīng)營單位主體責(zé)任與政府監(jiān)管責(zé)任，建立生產(chǎn)經(jīng)營單位負責(zé)、職工參與、政府監(jiān)管、行業(yè)自律和社會監(jiān)督的機制。

　　二、拘役記錄檔案嗎

　　拘役不會進人事檔案，但是在公安局會有案底，只是不會進入個人人事檔案影響你的就業(yè)和發(fā)展。

　　我國實行犯罪記錄制度，因此，只要有犯罪行為就會留有犯罪記錄，這一犯罪記錄有專門的檔案存放在公安部門，但不會直接記錄在人事檔案之中。這一做法也是為了給犯罪人改過自新的機會，不影響其就業(yè)和生活。

　　檔案安全保護的方法有哪些

　　檔案保護技術(shù)是研究制成材料的損壞規(guī)律及科學(xué)保護檔案的技術(shù)方法的一門學(xué)科，它的任務(wù)是最大限度地延長檔案的壽命。

　　科學(xué)保護檔案的技術(shù)方法很多，歸納起來主要有兩個方面：一是防的技術(shù)，二是治的技術(shù)。

　　防的技術(shù)是防止或減緩各種外界不利因素對檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案保護條件。

　　一是加強庫房日常管理工作；

　　二是通過庫房建筑為改善檔案保護條件創(chuàng)造物質(zhì)前提。

　　治的技術(shù)是對已經(jīng)損壞或受到不利因素影響的檔案進行處理，修復(fù)已遭損壞的檔案，盡力恢復(fù)其歷史原貌，增強其抵抗外界不利因素的能力。修復(fù)技術(shù)的基本內(nèi)容有：去污、去酸、加固、修裱及字跡恢復(fù)等。

　　檔案保護技術(shù)工作是檔案工作中的一項極其重要的工作。

　　它直接關(guān)系到檔案的命運，保護工作沒做好，檔案遭到損壞，就會造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價值。因此，大量檔案要長期保存，一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護工作都能加以解決。

　　在檔案保護工作中應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的思想。檔案保護技術(shù)是一門綜合性的應(yīng)用技術(shù)，因此，應(yīng)根據(jù)檔案的特點，吸取其他領(lǐng)域的科技成果，不斷提高保護技術(shù)的水平，更好地延長檔案的壽命。

　　一、檔案字跡耐久性

　　字跡是記錄及反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料，其耐久性關(guān)系到檔案的壽命。

　　檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類：

　　1、耐久字跡材料：墨和墨汁、黑色油墨。

　　2、比較耐久的字跡材料：藍色和紅色油墨；藍黑墨水和碳素墨水、印泥。

　　3、不耐久的字跡材料：純藍墨水和紅墨水；復(fù)寫紙；圓珠筆和鉛筆。

　　為了延長檔案壽命，在形成檔案中，應(yīng)使用最耐久或耐久的字跡材料，不要使用不耐久的字跡材料。

　　二、檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)

　　檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關(guān)。不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案，而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度等符合檔案的要求，需采取一定的措施，即對檔案庫房的溫濕度進行控制與調(diào)節(jié)。

　　檔案庫房的溫濕度標準：

　　國家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規(guī)定，標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間?？刂婆c調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度的主要措施：

　　密閉、通風(fēng)和采用空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。

　　1、通風(fēng)的目的：根據(jù)空氣流動的規(guī)律，有計劃地使庫內(nèi)外的空氣交換，從而達到調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度的目的。

　　2、通風(fēng)的原則：

　　①庫外的溫度與相對濕度都低于庫內(nèi)時，可以通風(fēng)；反之則不能通風(fēng)。

　　②庫外的溫度低于庫內(nèi)，而庫內(nèi)外相對濕度相同時，可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。

　?、蹘焱獾南鄬穸刃∮趲靸?nèi)，而庫內(nèi)外溫度相同時，可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。

　　④庫外溫度低于庫內(nèi)，而庫外相對濕度大于庫內(nèi)或庫外溫度高于庫內(nèi)，而庫外相對濕度小于庫內(nèi)。此時需利用公式進行計算，將庫內(nèi)外的絕對濕度進行比較，若庫外絕對濕度小于庫內(nèi)，則可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。

　　3、通風(fēng)注意事項：

　?、偻L(fēng)時，應(yīng)對庫內(nèi)外溫濕度進行監(jiān)測，注意其變化的情況，隨時采取相應(yīng)措施。

　?、谕L(fēng)時應(yīng)防止庫內(nèi)結(jié)露。

　　③通風(fēng)時應(yīng)注意防塵和防有害氣體進入庫內(nèi)。

　?、芡L(fēng)后應(yīng)立即密閉，使庫內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以較長時間的穩(wěn)定。

　　三、檔案修復(fù)技術(shù)

　　修復(fù)原則：

　　1、各種材料、方法對檔案制成材料不能有損害，應(yīng)有利于延長檔案壽命。

　　2、保持檔案原貌。

　　3、使用的修復(fù)方法事先要經(jīng)過試驗，確有把握后，才能著手修復(fù)工作。檔案修裱，修裱是使用粘合劑和紙張對檔案進行修補和托裱，以恢復(fù)檔案原貌，增加其強度，延長壽命。

　　四、檔案的保管

　　檔案保管工作的內(nèi)容：

　　1、檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。

　　2、檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中，一般的安全防護。

　　3、檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補等各種專門的技術(shù)處理。

　　檔案保管工作的意義：

　　1、檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)。

　　2、檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。

　　3、檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平重大影響。

　　檔案損毀的原因：

　?。ㄒ唬┤藶閾p毀的原因

　　人為（或社會）損毀的原因或因素，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

　　1、由于政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識地破壞。

　　2、由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關(guān)人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案管理工作知識等，導(dǎo)致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統(tǒng)的紊亂。

　　3、在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。

　?。ǘ┳匀粨p毀的原因

　　檔案自然損毀的原因，概括起來有兩個方面的因素：

　　1、內(nèi)因，就是檔案本身，即文件的制成材料。

　　2、外因，就是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件。

　　檔案保管工作的任務(wù)：

　　檔案保管工作的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質(zhì)安全和政治安全。

　　保管檔案的基本要求

　　1、以防為主，防治結(jié)合

　　2、相互協(xié)調(diào)，密切配合

　　3、加強重點，照顧一般

　　4、立足長遠，保證當前

　　五、檔案保管的基本條件：

　　開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難于做好這項工作的。檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。

　　檔案庫房：

　　檔案庫房建筑為檔案保護提供了最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。

　　檔案裝具：

　　檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。檔案裝具各類很多，各有所長，應(yīng)根據(jù)庫房的特點和檔案的價值及規(guī)格的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。

　　檔案包裝材料：

　　檔案的包裝非常重要，它既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝檔案的材料一般有三種：卷皮、卷盒和包裝紙等。

　　六、庫房的管理

　　庫房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。

　　檔案架、柜的排放與編號：

　　庫房中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求：

　　1、排列整齊，橫豎成行。

　　2、避免光線直射，注意通風(fēng)。

　　3、節(jié)約庫房面積和空間，存取方便。

　　為了便于對庫房內(nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進行統(tǒng)一編號。編號的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號，如果架、柜有欄，也是從左向右編號，格與五節(jié)箱則自上向下編號。

　　全宗排列與檔案存放：

　　全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。

　　檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對保護檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

　　全宗卷：

　　在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。

　　全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊，全宗指南等。

　　如何做好檔案管理安全工作

　　導(dǎo)語：21世紀是一個科技化高度發(fā)展的時代，同時也是一個信息量高度共享的時代，檔案信息公開已是一種必然的趨勢。另一方面，在利用計算機在對電子檔案進行操作、傳輸、存貯的過程中，以及在電子檔案的采集、整理、歸檔、利用過程中都會不可避免地產(chǎn)生誤操作、被偷竊、丟失、病毒、黑客侵犯等問題。

　　一、檔案信息安全工作的必要性

　　檔案不同于一般信息，它記錄著黨和國家事務(wù)活動的歷史過程。檔案中有相當部分涉及國家機密，關(guān)系國家安全，包含國家政治、經(jīng)濟、科技、軍事、文化等方面的敏感信息，具有較強的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用，將威脅到國家安全，損害公眾的利益，危及社會穩(wěn)定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性，也決定了對其在數(shù)字環(huán)境中存儲傳輸?shù)目煽啃砸蟾哂谄渌畔?，如何提高檔案信息的安全性，成為檔案管理信息化時代必須面對的問題。

　　二、檔案信息安全性的范圍

　　檔案信息的安全性包括三大范圍：(1)機密性：使非合法授權(quán)者不得使用;(2)真實性：可確定檔案來源的合法性;(3)完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。

　　根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求;真實性需求;完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計一個較為完整的安全系統(tǒng)。

　　電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網(wǎng)絡(luò)的`各個節(jié)點上進行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

　　然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

　　三、檔案信息的安全性設(shè)計

　　(一)人員安全

　　檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計再如何周密，如果沒有嚴格的人員控管，不論利用再復(fù)雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。

　　因此，在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失，通過培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣導(dǎo)信息安全的重要性，降低發(fā)生的幾率。同時，嚴格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認使用者身份才能進入檔案庫房。

　　此外，因為任何檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調(diào)動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權(quán)限有效期的控管進行管理。

　　任何人員以電腦接觸檔案信息時，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到使用的通行密碼，強制密碼長度及組合復(fù)雜度(如強制必須英文、數(shù)字混雜)，減少被“有心人”猜中的幾率;在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。

　　(二)操作安全

　　對員工進行信息安全的教育，是確保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣導(dǎo)信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念;

　　避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒送出，形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。

　　現(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此，還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。

　　此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應(yīng)對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢討，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的依據(jù)規(guī)范。

　　(三)檔案信息內(nèi)容安全

　　檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒;以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應(yīng)用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)后的攻擊事件。

　　目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。

　　為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，所以文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料

　　。然而，儲存加密技術(shù)再完善也無法避免系統(tǒng)人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統(tǒng)檔，以便日后追蹤及調(diào)查，包括操作系統(tǒng)的人、事、時、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關(guān)的法律法規(guī)，作為責(zé)任歸屬的依據(jù)。

　　(四)信息設(shè)備安全環(huán)境

　　設(shè)備安全是保證檔案信息安全的基本要件，一般都應(yīng)存放于適當?shù)拈T禁系統(tǒng)的電腦機房內(nèi)，以避免閑雜人等進入。電腦機房要加上密碼鎖作為主要的門禁系統(tǒng)管理，只有上級領(lǐng)導(dǎo)及負責(zé)機房管理的信息業(yè)務(wù)負責(zé)人有權(quán)進入，其余若有實際需要進入的人員，必須經(jīng)過批準，取得同意后才能進入。

　　以人為方式控制電子檔案貯存場所的接觸人數(shù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露的情形時，即可容易追查可能的外泄人員。同時，積極規(guī)劃異地備份工作場所，即當電子檔案貯存場所及貯存媒體被天災(zāi)、火災(zāi)、戰(zhàn)爭等外力破壞，造成檔案信息內(nèi)容無法讀取或者辨識時，可以從第二替代地點取得備份資料，以恢復(fù)正常的工作。

　　必須具備良好的信息安全環(huán)境，才有可能確立檔案信息公開的可行性。然而，通過電腦及通信網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息公開的方式，很難達到百分之百的安全保證，主要原因是任何系統(tǒng)上網(wǎng)之后，門戶都有大開的可能。所以，對于一些機密的檔案，宜采取不直接上網(wǎng)傳遞。特別是涉及國家機密的檔案，嚴禁在網(wǎng)上公布。

　　另外，必須樹立起檔案信息安全人人有責(zé)的觀念。檔案信息安全并非單依賴某些人或某些產(chǎn)品就可確保，必須與全體檔案工作有關(guān)的人員都樹立安全與保密的共識，才能維護電子檔案在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上的安全性。

　　檔案庫房安全管理規(guī)定

　　法律分析：一、檔案庫房安全管理制度

　　1、貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲“八防”工作，確保檔案的安全。

　　2、每年春秋季更換兩次防蛀、防霉藥、進行來年感次除塵工作，進行一次檔案卷的檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有蟲蛀、霉變、老化等現(xiàn)象，及時作出詳細記錄，并采取相應(yīng)的補救措施。

　　3、庫房內(nèi)應(yīng)裝好遮光窗簾，嚴禁用明火。每年檢查一次電源、電器設(shè)備，確保庫房內(nèi)電路暢通，使用安全。

　　4、嚴禁吸煙，嚴禁帶入易燃易爆物品，嚴禁存放瓜果、食物和其它雜物。

　　5、配備適合檔案用的消防器材（滅火器），由專人管理，并按要求定期檢查更換，如因失職造成火災(zāi)是檔案遭受損失者，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

　　6、控制好庫房內(nèi)的溫濕度（溫度攝氏14-24度，溫度45-60度。）。并做好連續(xù)的溫濕度記錄，如出現(xiàn)誤差，及時開啟抽濕機和空調(diào)機，調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度。

　　7、檔案室及其檔案柜鑰匙由專人負責(zé)保管，不得亂放或遺失，進出檔案室應(yīng)隨手關(guān)鎖門窗。非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房和擅自查閱檔案資料，查閱檔案只能在閱檔室進行，杜絕檔案失竊現(xiàn)象。

　　8、檔案人員工作調(diào)動或因公外出，必須與接替人員共同填寫交接登記表，辦好交接手續(xù)后方可離校。

　　二、檔案管-理-員崗位責(zé)任制

　　1、認真學(xué)習(xí)、宣傳，執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策、規(guī)定和本校《檔案管理實施辦法》及工作制度，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)技術(shù)，不斷提高自己和政治業(yè)務(wù)水平。

　　2、認真做好文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作做到分類科學(xué)、組卷合理，期限確切、書寫和裝訂規(guī)范。

　　3、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、室、組和文件材料的形成、積累、整理工作，并按要求及時做好檔案材料的交和進館檔案的進館工作。

　　4、按“七防”要求，集中統(tǒng)一管理好本校各類檔案。

　　5、認真做好檔案信息的開發(fā)利用工作，記好臺帳、搞好編研，對校內(nèi)外查閱檔案的同志做到接待熱情，服務(wù)周到，并及時記好“查借閱檔案登記薄”定期編寫檔案利用效果實例。

　　6、根據(jù)上級規(guī)定，做好檔案的統(tǒng)計、鑒定和處理工作。

　　7、嚴格遵守檔案保密紀律、不失密、不泄密。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第六條國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當指定人員負責(zé)保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。