智慧檔案庫房建設(shè)方案

　　智慧檔案庫房建設(shè)方案是指利用高科技手段對檔案庫房進行智能化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化改造，以提高檔案管理效率和安全性。具體方案如下：

　　一、硬件設(shè)施建設(shè)

　　1.采用先進的傳感器技術(shù)和自動控制系統(tǒng)，實現(xiàn)智能化環(huán)境監(jiān)測和控制，如溫度、濕度、氣壓、照明等。

　　2.配備高清攝像頭和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，保障檔案庫房的安全性，防止盜竊、損毀等情況的發(fā)生。

　　3.引入智能化貨架系統(tǒng)，通過RFID技術(shù)實現(xiàn)電子標簽的自動識別、跟蹤和管理，從而大大提高檔案的存儲效率和準確性。

　　二、軟件系統(tǒng)建設(shè)

　　1.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，將原紙檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲和查詢，提高檔案資源的共享和利用效率。

　　2.引入先進的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、整理、檢索和借閱等功能，實現(xiàn)檔案管理的信息化處理和自動化操作。

　　3.通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動應(yīng)用程序，建立在線檔案服務(wù)平臺，提供檔案查詢、借閱、復(fù)制等服務(wù)，為用戶提供更加便捷的檔案查找和利用方式。

　　三、安全管理建設(shè)

　　1.建立健全的安全管理體系，完善各項制度和流程，確保檔案庫房的安全運營和管理。

　　2.配備專業(yè)的安保人員和消防設(shè)施，定期開展消防演練和培訓(xùn)，確保檔案庫房的安全性和緊急事故應(yīng)對能力。

　　3.加強檔案庫房的網(wǎng)絡(luò)安全防范，采取有效措施預(yù)防黑客攻擊和病毒入侵，保障檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全。

　　數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

　　應(yīng)用RFID技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

　　數(shù)字檔案室建設(shè)國家標準

　?。ㄒ唬└骷墮n案主管部門要承擔(dān)主體責(zé)任，切實推動智慧檔案館建設(shè)；

　?。ǘ└骷墮n案館要加速只會檔案管建設(shè)，推動檔案管理現(xiàn)代化；

　?。ㄈ┮啻氩⑴e，大力推動中西部地區(qū)智慧檔案館建設(shè)；

　?。ㄋ模┨岣邫n案信息安全水平，實現(xiàn)智慧檔案館的可管可控。

　　為積極響應(yīng)國家檔案局發(fā)布的國家智慧檔案館一級標準，助力各企事業(yè)檔案部門全面建設(shè)智慧檔案館，從智慧檔案館的建設(shè)實際出發(fā)，通過“智能密集架”、“環(huán)境控制系統(tǒng)”、“安防系統(tǒng)”、“RFID系統(tǒng)”、“數(shù)字化處理系統(tǒng)”、“檔案管理平臺”六大建設(shè)，為客戶提供更全面、更智能、更科學(xué)的智慧檔案館建設(shè)解決方案，促進檔案資源的安全保管和高效利用。

　　檔案室選擇要求

　　檔案室要遠離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。

　?。ㄒ唬┢椒孔鳈n案室的，位置應(yīng)在辦公室附近，要高于周圍地勢。

　?。ǘ欠孔鳈n案室的，一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。

　　三、檔案室用房一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。

　　四、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的，樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/m2；采用密集架式，不應(yīng)小于12KN/m2。

　　五、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥（架）。

　　檔案庫房在布置櫥俱時，應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護、檢測設(shè)備的空間。

　　主通道凈寬不小于1m。

　　兩行裝具間凈寬不小于0.8m，裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。

　　裝具背面與墻的間隔不小于0.1m，裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。

　　六、檔案室的防護設(shè)施

　　檔案室應(yīng)具備防火、防水（潮）、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。

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　　檔案室嚴禁煙火，嚴禁使用明火照明，要在明顯處標識“嚴禁煙火”警示牌。

　　1、檔案室用電動力負荷采用380V三相供電，照明負荷采用220V單相供電。

　　2、線路鋪設(shè)必須為暗線，且根據(jù)要求選用線材；開關(guān)、插座必須符合安全要求。

　　3、獨立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。

　　4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈，并加裝防爆罩。

　　5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑，滅火器材存放位置要方便取放，不應(yīng)放在檔案庫房內(nèi)，已到保質(zhì)期應(yīng)及時更換。

　　6、檔案室要配備手電筒，以備停電時使用，嚴禁明火照明。

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　　檔案室溫度一般控制在14--24℃，相對濕度為50—65%。

　　1、檔案庫房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。

　　2、檔案庫房在平房或一樓的，應(yīng)配備除濕機。

　　3、檔案庫房不宜安裝水（氣）暖；上下水管道禁止通過檔案庫房。

　　4、有條件的檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)。

　　（三）防盜

　　檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門，安全保管鑰匙。建議安裝防盜報警裝置。

　?。ㄋ模┓老x、防鼠

　　1、檔案庫房要及時投放防蟲藥物，推薦使用電子殺蟲儀。

　　2、檔案室禁止存放食物，要安置一定數(shù)量的防鼠盒，及時投放滅鼠藥物。

　　（五）防有害氣體

　　檔案室要遠離污染區(qū)，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進行密封處理。

　　（六）防光

　　1、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。

　　2、檔案庫房窗戶要有紅黑兩色窗簾，避免陽光直射檔案。

　　（七）防紫外線

　　檔案庫房要使用白熾燈，禁止使用日光燈。

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　　對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進行安全質(zhì)量檢查。

　　七、檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。

　　八、使用計算機管理檔案的單位，計算機應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。