電子卷宗檔案數(shù)字化

　　電子卷宗檔案數(shù)字化是指將紙質(zhì)卷宗和檔案數(shù)字化，存儲(chǔ)和管理在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的一種技術(shù)。它可以通過掃描、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、數(shù)字化攝影等技術(shù)，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，方便了文件的檢索、查詢、共享和管理。電子卷宗檔案數(shù)字化可以提高辦公效率，降低文件管理成本，保證文件安全性和完整性，是現(xiàn)代化辦公的重要手段。

　　電子卷宗和紙質(zhì)卷宗嚴(yán)重不符

　　糾正提交申請(qǐng)。

　　因?yàn)榧堎|(zhì)檔案與電子檔案不一致，應(yīng)該盡快去找到材料形成原始記錄，核實(shí)情況，找到出錯(cuò)地方，并提交申請(qǐng)，哪個(gè)地方出錯(cuò)就糾正哪個(gè)地方，以免產(chǎn)生麻煩，所以不符可以糾正提交申請(qǐng)。

　　電子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理過程中，將裝訂成卷的紙質(zhì)案卷材料，依托數(shù)字影像技術(shù)、文字識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等媒介技術(shù)制作而成的。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項(xiàng)：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對(duì)于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

　　法院掃描電子卷宗流程

　　法院電子卷宗同步生成的4個(gè)步驟您好，親，一鍵轉(zhuǎn)檔：指令、整理、評(píng)查、歸檔四個(gè)步驟。指令是指在電子卷宗匯編成冊(cè)后，由法官在網(wǎng)上發(fā)出歸檔指令；整理是書記員對(duì)部分需要?dú)w檔的紙質(zhì)卷宗進(jìn)行排序、歸目、校對(duì)、整理；評(píng)查就是由檔案管理辦公室對(duì)電子卷宗和紙質(zhì)卷宗的一致性、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等問題進(jìn)行全面評(píng)查；

　　歸檔就是質(zhì)量全部合格后，電子卷宗一鍵轉(zhuǎn)檔，生成電子檔案。全省法院的電子檔案由我院統(tǒng)一管理，紙質(zhì)卷宗則留存本地檔案室妥善保管。電子卷宗一鍵歸檔使書記員不用再掃描、整卷、訂卷，可以騰出更多時(shí)間協(xié)助法官處理審判事務(wù)。同時(shí)，有效保障了同步生成的電子卷宗更規(guī)范、更統(tǒng)一，質(zhì)量更好。

　　電子卷宗系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的區(qū)別

　　1.案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)的基本單位。2.件件是檔案管理中最基本的單位，多件可以放在一個(gè)案卷里。區(qū)別：件是案卷的組成部分。