紙質(zhì)檔案整理掃描外包

　　紙質(zhì)檔案整理掃描外包是將未分類或難以管理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，并利用掃描儀將文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，以便更好地管理和存儲(chǔ)。該服務(wù)通常由專業(yè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供，可以節(jié)省企業(yè)和個(gè)人的時(shí)間、成本和精力。

　　在企業(yè)檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)中，因?yàn)樯婕案鞣N為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素，企業(yè)對進(jìn)行外包的檔案業(yè)務(wù)有時(shí)也有所側(cè)重。企業(yè)一般會(huì)將不涉及企業(yè)機(jī)密、專利等內(nèi)容的非核心的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)或與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。具體外包的檔案業(yè)務(wù)大致可以分為以下幾類：

　　（1）檔案保護(hù)的外包。這項(xiàng)業(yè)務(wù)包括企業(yè)檔案文獻(xiàn)以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復(fù)、保管與維護(hù)。檔案在長時(shí)間的日常管理和使用中會(huì)有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴(yán)重，需要經(jīng)常對檔案進(jìn)行修裱、修復(fù)。在企業(yè)檔案工作人員結(jié)構(gòu)中，掌握這項(xiàng)技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。

　　即使存在會(huì)技術(shù)保護(hù)的檔案人員，也因?yàn)槠餍翟O(shè)備不足而無法進(jìn)行修裱或修復(fù)，因此企業(yè)需要將這些業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，獲取更專業(yè)的保護(hù)。對于某些小企業(yè)而言，因資源的有限，檔案文獻(xiàn)的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。

　?。?）檔案的數(shù)字化。大量、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問題。這個(gè)過程對于許多企業(yè)來說需要大量人員及必需的設(shè)備，而這些人員和設(shè)備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業(yè)將這項(xiàng)工作交由專業(yè)機(jī)構(gòu)或單位完成，通過外包的形式解決數(shù)字化過程中所遇到的各種問題。

　　例如太平洋保險(xiǎn)（集團(tuán)）股份從2007年8月起，進(jìn)行長期的檔案業(yè)務(wù)掃描外包工作，從而達(dá)到將檔案數(shù)字化，提高業(yè)務(wù)檔案利用率，更好的保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務(wù)等目的。國泰君安為減輕各營業(yè)部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調(diào)閱、存管情況下造成的損毀、遺失風(fēng)險(xiǎn)，特別將檔案電子化業(yè)務(wù)外包。

　　（3）檔案的日常使用業(yè)務(wù)。檔案的日常使用業(yè)務(wù)也可以進(jìn)行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務(wù)，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務(wù)，許多企業(yè)為了方便，更為了銷毀檔案的專業(yè)性，將此項(xiàng)業(yè)務(wù)交由其他專業(yè)機(jī)構(gòu)或有專業(yè)設(shè)備的企業(yè)完成。

　　（4）檔案館后勤業(yè)務(wù)外包。后勤業(yè)務(wù)包括：物業(yè)管理、運(yùn)輸業(yè)務(wù)和其它后勤服務(wù)等。包括企業(yè)檔案館內(nèi)及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調(diào)節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關(guān)但與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)，為了避免其影響企業(yè)的工作，往往采用外包來完成這項(xiàng)工作，充分利用外部資源，利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢，將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成，提高檔案的整體業(yè)務(wù)水平。

　?。?）人員的培訓(xùn)和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進(jìn)發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業(yè)內(nèi)檔案工作人員因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業(yè)內(nèi)檔案工作人員不斷培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)是為了使員工更好的適應(yīng)企業(yè)的工作環(huán)境，繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務(wù)。

　　紙質(zhì)檔案整理掃描外包

　　檔案管理外包有什么好處？

　　檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個(gè)好處：

　　1、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，決定是否外包的一個(gè)重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?；?，決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時(shí)，由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會(huì)大幅提高。

　　2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)

　　隨著辦公自動(dòng)化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，這些數(shù)字化的文獻(xiàn)對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻(xiàn)的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進(jìn)行實(shí)時(shí)遷移，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

　　實(shí)行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包，可借助于檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

　　4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

　　業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個(gè)重要目標(biāo)就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來，能夠更有效地運(yùn)用其核心競爭力，把時(shí)間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

　　檔案管理外包的選擇和安全問題

　　一、檔案外包需求的分類

　　筆者認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包；勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。在實(shí)際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。

　　從外包主體上可以分為檔案館（室）機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)制外包2個(gè)主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

　　二、檔案服務(wù)服務(wù)類別

　　目前國內(nèi)檔案提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類。不同的服務(wù)的目標(biāo)客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據(jù)需求甄選檔案

　　筆者認(rèn)為，在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上，應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對勞務(wù)外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的。

　　比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務(wù)業(yè)績的，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認(rèn)為，選擇何種檔案類型的服務(wù)，不僅需要評估專業(yè)能力，也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長久性，考量檔案服務(wù)的服務(wù)價(jià)值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說，檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　如何選擇檔案外包公司

　　規(guī)模。即考察的注冊資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技進(jìn)行外包。如江門南大檔案外包服務(wù)，相對來說，這類有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，從長遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時(shí)一般不會(huì)粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對有保障。但也有例外情況存在。比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個(gè)人掛靠大，以大的名義對外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn)，檔案部門可要求提供項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質(zhì)，并最終決定是否給予委托外包。

　　業(yè)務(wù)能力。即考察是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。因此，從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的來外包。

　　目前市場上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)，他們的主營業(yè)務(wù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，因此好多外包對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包時(shí)，可通過交流、溝通，考察對檔案工作的熟悉程度，再?zèng)Q定是否外包。

　　技術(shù)狀況。即考察是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不高，一般的科技服務(wù)都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺(tái)。

　　但是，光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。外包如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包時(shí)，檔案部門可要求外包提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點(diǎn)考察對數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。如有必要，可要求做模擬操作演示。

　　成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍鼨n案數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)。總的來說，檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長，外包進(jìn)入這個(gè)領(lǐng)域的時(shí)間則更短。2010年我校啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作時(shí)，浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的只有寥寥數(shù)家，如今兩年過去了，外包如雨后春筍般冒出來。

　　因?yàn)榭吹綑n案數(shù)字化加工市場前景良好，許多科技服務(wù)兩年內(nèi)倉促披掛上陣。他們可以在短時(shí)間內(nèi)做到對檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌，但如果沒有經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，終究是紙上談兵。

　　因此，在選擇外包時(shí)，建議檔案部門要了解一下外包在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)。考慮到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗(yàn)的來外包。

　　管理水平。了解外包的數(shù)字化加工管理水平，除了看是否有完善的管理制度和有無對管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進(jìn)行加工。加工過程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。

　　而外包的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上?？疾祉?xiàng)目經(jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場實(shí)地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對外包整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實(shí)，這樣的外包相對更讓人放心。

　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知，外包為了獲取訂單，通常都會(huì)絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包的真實(shí)加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實(shí)感受。因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該加工服務(wù)的檔案單位，例如江門檔案外包，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動(dòng)是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗(yàn)收合格率是多少、實(shí)體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評價(jià)外包的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。