吉林紙質(zhì)檔案整理掃描

　　吉林省的紙質(zhì)檔案整理掃描工作可以通過(guò)以下步驟進(jìn)行：

　　1.確定整理掃描計(jì)劃：根據(jù)檔案類型、數(shù)量、保存年限等因素，確定整理掃描的具體計(jì)劃和時(shí)間安排。

　　2.篩選檔案材料：根據(jù)所選定的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，將需要整理掃描的檔案材料進(jìn)行篩選，并刪除無(wú)用文件。

　　3.建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)：根據(jù)需要建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)，收集先前已經(jīng)電子化的信息，并將之前掃描的材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化格式。

　　4.檔案整理：對(duì)篩選后的檔案材料進(jìn)行整理，對(duì)標(biāo)簽和目錄進(jìn)行標(biāo)識(shí)，方便監(jiān)控和查詢。

　　5.進(jìn)行數(shù)字化掃描：依照決定的掃描質(zhì)量和掃描分辨率對(duì)文件進(jìn)行掃描。

　　6.質(zhì)量檢測(cè)：進(jìn)行數(shù)字化掃描后，應(yīng)實(shí)施工程質(zhì)量檢測(cè)，防止漏損、誤碼等情況。

　　7.檔案歸檔：將掃描好的電子檔案資料，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行分門別類并進(jìn)行歸檔。

　　以上是一般的紙質(zhì)檔案整理掃描工作流程，實(shí)際操作還需要根據(jù)具體情況進(jìn)行合理的調(diào)整。

　　檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒(méi)有足夠的人力和時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行掃描，那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

　　外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備，到用戶現(xiàn)場(chǎng)為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤，并把機(jī)器中數(shù)據(jù)

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務(wù)，可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來(lái)的方便快捷，而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量，因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒(méi)有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對(duì)以上環(huán)節(jié)沒(méi)有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對(duì)影像建立對(duì)應(yīng)的索引信息。

　　6.圖像補(bǔ)掃：按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁(yè)號(hào)，對(duì)問(wèn)題頁(yè)采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對(duì)：對(duì)加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對(duì)，對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫(kù)/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

　　10.成品驗(yàn)收/還卷：質(zhì)檢通過(guò)的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何一臺(tái)微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

　　檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級(jí)控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數(shù)據(jù)，具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中應(yīng)整理哪些工作

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　④頁(yè)面修整：破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

　　⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

　　購(gòu)稅紙質(zhì)檔案怎樣整理步驟如下。

　　1、制定檔案整理計(jì)劃，根據(jù)車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類，制定整理計(jì)劃，明確整理的目標(biāo)和步驟。

　　2、整理分類，將車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案按照時(shí)間，車輛品牌，車輛型號(hào)，購(gòu)買人等分類，便于日后查找和管理。

　　3、清理篩選，將車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案中已經(jīng)無(wú)用的廢紙和重復(fù)的文件清理掉，只保留真正有價(jià)值的文件。

　　4、標(biāo)注編號(hào)，給每個(gè)車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案標(biāo)注唯一的編號(hào)或條形碼，以方便日后查找和管理。

　　5、歸檔存放，將車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案按照分類和編號(hào)存放在檔案柜或檔案盒中，并進(jìn)行記錄，確保檔案安全，完整。

　　6、定期檢查，定期檢查車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案的存放情況，確保檔案的完整性和安全性。

　　7、數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間不需要查閱的車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案，可以采用數(shù)字化存儲(chǔ)的方式，將其掃描成電子檔案，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端，以節(jié)省空間和方便管理。

　　檔案室掃描文件的工作是什么？

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對(duì)還是挺好的，不過(guò)掃描有輻射，而且一頁(yè)一頁(yè)的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會(huì)有粉塵，不適合容易過(guò)敏的人。

　　拓展：檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無(wú)紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ)，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項(xiàng)：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開(kāi)案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無(wú)，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。