昆明檔案整理掃描

　　昆明檔案整理掃描是將原紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，從而實現(xiàn)電子化管理和使用。檔案整理和掃描工作包括以下步驟：

　　1.收集檔案文件：將需要整理和掃描的紙質(zhì)檔案文件收集到一起。

　　2.分類整理：按照文件類型、時間、內(nèi)容等方式對收集來的檔案文件進(jìn)行分類整理。

　　3.清潔處理：對檔案文件進(jìn)行清潔處理，去除灰塵、油漬、污跡等。

　　4.掃描處理：將檔案文件逐頁進(jìn)行掃描，生成數(shù)字化文件。

　　5.質(zhì)量檢查：對掃描生成的數(shù)字化文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保文件質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　6.歸檔存儲：將已掃描的數(shù)字化文件進(jìn)行歸檔存儲，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行命名和編號。

　　昆明檔案整理掃描的目的在于解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所面臨的諸多問題，如檔案存儲空間不足、檔案檢索不便等。數(shù)字化處理不僅方便了檔案的管理和使用，也提高了檔案的安全性，避免了因災(zāi)害、盜竊等原因?qū)е聶n案丟失或損毀的情況。

　　昆明市電子文件管理與歸檔辦法

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持“分級管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則。

　　第五條市、縣（市）區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機(jī)構(gòu)，明確人員編制，將所需經(jīng)費納入同級財政預(yù)算，并建立責(zé)任追究、目標(biāo)管理制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　第六條市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)電子文件管理與歸檔工作。

　　第七條市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協(xié)調(diào)、技術(shù)論證和項目建設(shè)評估工作。

　　第八條市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)會同相關(guān)部門，按照國家、省有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享平臺，對電子文件歸檔進(jìn)行監(jiān)督管理。同時，加強(qiáng)對企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。

　　第九條保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。

　　第十條市、縣（市）區(qū)國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。

　　第十一條電子文件形成單位負(fù)責(zé)屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。

　　第三章收集與歸檔

　　第十二條電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實時收集電子文件，并即時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條電子文件形成單位的檔案管理機(jī)構(gòu)對符合下列歸檔范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行收集：

　　（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的；

　?。ǘC(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的；

　?。ㄈ┍緳C(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級、同級機(jī)關(guān)的文件材料，下級機(jī)關(guān)的重要報送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒又行纬傻恼诫娮游募半娮游募男纬蛇^程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑Ρ緳C(jī)關(guān)工作具有查考價值的。

　　電子文件在收集時，應(yīng)當(dāng)同時收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條收集的電子文件類型包括：

　?。ㄒ唬┪谋疚募河梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　　（三）圖形文件：用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　　（四）影像文件：用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的動態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫文件）：用計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　?。ò耍┢渌麘?yīng)當(dāng)收集歸檔的電子文件。第十五條電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實時將符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔整理，整理以“件”為單位進(jìn)行。第十六條電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，能夠長期有效讀?。?/p>

　?。ㄈ┚哂杏谰帽４鎯r值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時歸檔，并建立互聯(lián)；

　　（四）加密傳送、存儲的電子文件應(yīng)在解密后進(jìn)行歸檔，壓縮電子文件應(yīng)在解壓縮后進(jìn)行歸檔；

　?。ㄎ澹w檔電子文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止改寫狀態(tài)；

　　（六）規(guī)定電子文件、電子檔案的開放級別。

　　前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，由市檔案行政主管部門會同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國家、省的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，報市人民政府批準(zhǔn)后，向社會公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，報市檔案行政主管部門備案。