貴陽檔案整理掃描

　　貴陽檔案整理掃描是指將貴陽市的各種檔案文件進行整理、分類、歸檔，并采用電子掃描技術將其數(shù)字化，以便于存儲、檢索和利用。該過程主要包括以下幾個步驟：

　　1.收集檔案文件：從各個單位或個人處收集貴陽市的各類檔案文件，包括紙質文件、照片、錄音、錄像等。

　　2.整理分類：對收集來的檔案文件進行整理和分類，將不同的文件按照內容、用途、時間等因素進行歸類。

　　3.建立檔案庫：按照規(guī)范建立檔案庫，包括檔案存儲設施和管理系統(tǒng)，確保檔案安全存放。

　　4.電子化處理：采用專業(yè)的掃描設備，將紙質文件、照片等進行數(shù)字化處理，生成電子文件，并進行備份和存儲。

　　5.索引檢索：對電子化處理后的檔案進行索引，建立檢索系統(tǒng)，以便于查詢和利用。

　　貴陽檔案整理掃描是對貴陽市歷史、政治、社會、經濟等各個領域的重要檔案資源進行管理和利用的重要措施，有助于提升貴陽市的文化軟實力和歷史記憶能力，也為社會各界提供了便利的歷史資料。

　　貴陽市檔案管理規(guī)定

　　第一條為了加強檔案管理，有效地收集、整理、保護和利用檔案，為經濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《貴州省檔案條例》和有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合本市實際，制定本規(guī)定。第二條本市的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織（以下簡稱單位）和個人，應當遵守本規(guī)定。第三條各級人民政府應當把檔案事業(yè)建設納入本地區(qū)國民經濟和社會發(fā)展計劃，將檔案的征集、保管、保護、搶救等事業(yè)經費列入同級財政預算。第四條縣級以上人民政府檔案管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作；履行下列職責：

　?。ㄒ唬n案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導；

　?。ǘ┍O(jiān)督、指導專業(yè)檔案館以及單位的檔案管理，協(xié)調、指導同級國家機關現(xiàn)行文件的收集和利用工作；

　?。ㄈ╅_展檔案法律、法規(guī)以及檔案標準化的宣傳普及和檔案教育培訓工作；

　?。ㄋ模┲С帧⒅笇駹I企業(yè)、個體工商戶、科技示范戶收集、保存、利用生產經營、科研開發(fā)等活動形成的檔案；

　　（五）對從事檔案業(yè)務咨詢和技術服務的中介機構及人員進行資格認定。第五條縣級以上檔案館應當承擔下列職責：

　　（一）做好各種載體檔案及電子文件的收集、整理、歸檔和管理工作；

　　（二）加強館藏檔案的研究整理；按照國家有關規(guī)范和標準，實施檔案信息化，推進檔案現(xiàn)代化管理；

　?。ㄈ╅_發(fā)檔案信息資源，依法利用未開放檔案和涉密檔案，為社會利用檔案信息提供條件和服務；

　?。ㄋ模┡鋫浔匾脑O備設施，確保檔案安全；

　　（五）開展檔案鑒定，對超過保管期限或者失去保存價值的檔案，按照規(guī)定予以銷毀。第六條依法設立的檔案中介機構可以從事以下業(yè)務：

　　（一）檔案整理；

　?。ǘn案價值評估；

　?。ㄈn案業(yè)務咨詢；

　?。ㄋ模n案技術服務；

　　（五）檔案寄存保管；

　?。I業(yè)執(zhí)照許可的其他檔案業(yè)務。

　　檔案中介機構從事以上業(yè)務，應當遵守法律、法規(guī)和接受檔案管理部門的監(jiān)督。第七條檔案工作人員和檔案中介機構從業(yè)人員應當具備檔案專業(yè)知識，接受崗位培訓，持證上崗。第八條單位及其工作人員在公務活動中形成的文件材料，屬于歸檔范圍的，應當及時收集、整理；按照規(guī)定期限移交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。

　　檔案工作人員工作變動時，應當按照規(guī)定及時辦理檔案移交手續(xù)。第九條承辦或者處理下列重大活動、重大事件的單位，應當收集相關文件材料，及時整理歸檔：

　　（一）國家領導人檢查、視察、考察、指導工作；

　　（二）外國（籍）政要的參觀、訪問；

　　（三）承辦的區(qū)域性、全國性、國際性會議；

　?。ㄋ模┲卮笞匀粸暮椭亍⑻卮笫鹿?；

　?。ㄎ澹┡e辦的重要政治、經濟、文化等活動；

　?。┢渌卮蠡顒踊蛑卮笫录５谑畻l重大活動結束或者重大事件處理完畢，主辦或者承辦單位應當在60日內到同級檔案管理部門辦理檔案登記，非常設機構在撤銷前必須將整理規(guī)范的檔案移交同級綜合檔案館。

　　重大活動、重大事件中形成的題詞、照片、錄音、錄像等資料的原始件，可以提前移交同級綜合檔案館。第十一條綜合檔案館應當按照有關規(guī)定收集和征集下列檔案：

　　（一）反映社會政治、經濟、軍事、科技、文化、教育、民族、宗教等活動的；

　?。ǘ┯涗浿耸炕顒?、事跡的；

　?。ㄈ┯涊d名勝古跡、民族風情、地理、地質、地貌等內容的；

　?。ㄋ模┯斜４鎯r值的史志、古籍、家（族）譜、契約；

　?。ㄎ澹┢渌恼滟F、特色檔案。第十二條縣級以上人民政府確定的重點建設工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建設項目，建設單位和承擔部門應當及時收集、整理項目實施各個環(huán)節(jié)、各種載體的文件資料，建立完整的項目檔案，分別向同級綜合檔案館、專業(yè)檔案館或者檔案機構移交。

　　重點建設工程驗收，重大科研、技改項目鑒定時，檔案管理部門和有關檔案機構應當對項目檔案進行驗收。第十三條國家機關、事業(yè)單位變更，檔案按下列規(guī)定處理：

　　（一）撤銷、終止的，向同級綜合檔案館移交；

　　（二）合并的、可以向同級綜合檔案館移交，或者經同級檔案管理部門同意，由合并后的單位單列全宗保管；

　?。ㄈ┓治牡?，可以移交同級綜合檔案館；或者經同級檔案管理部門同意；由分立后承擔原單位主要職能的單位單列全宗保管。

　　貴陽市檔案管理辦法

　　第一章總則第一條為了加強檔案管理，依法收集、整理、保護和利用檔案，為國民經濟和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、教育、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條本辦法適用于本市機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和公民。第四條檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。第五條本市各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設納入本地區(qū)國民經濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案機構、人員編制和經費的落實。第六條本市機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和公民有依法利用檔案的權利，有保護檔案的義務。第七條對在加強檔案管理、發(fā)展檔案事業(yè)中取得顯著成績或將重要、珍貴檔案捐贈給國家的組織和個人，由各級人民政府或檔案管理部門、有關單位給予表彰和獎勵。第二章檔案機構及其職責第八條貴陽市人民政府檔案管理部門（以下簡稱貴陽市檔案管理部門）主管本市的檔案事業(yè)，對本市的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導。

　　區(qū)、縣（市）人民政府檔案管理部門（以下簡稱區(qū)、縣（市）檔案管理部門）主管本區(qū)、縣（市）的檔案事業(yè)，對本區(qū)、縣（市）的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處指定人員負責本單位的檔案工作，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。第九條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構負責管理本單位的檔案，并指導本單位文書部門和業(yè)務部門對文件材料的收集、立卷和歸檔工作，對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。第十條市、區(qū)、縣（市）綜合檔案館和專門檔案館是集中保存和管理檔案的文化事業(yè)機構。

　　綜合檔案館負責收集和保管具有永久和長期保存價值的多種門類和載體的檔案，并向社會提供利用。綜合檔案館收集檔案的范圍由貴陽市檔案管理部門規(guī)定。

　　專門檔案館負責收集和保管具有永久和長期保存價值的特定領域或者特殊載體的檔案，并向社會提供利用。專門檔案館收集檔案的范圍由專業(yè)主管部門擬定，經貴陽市檔案管理部門審定。

　　綜合檔案館的設置，由同級人民政府批準；專門檔案館的設置，經貴陽市檔案管理部門審核后，由貴陽市人民政府批準。第十一條部門檔案館負責收集和長期保管本部門及其所屬單位形成的檔案，并在一定范圍內提供利用。

　　企業(yè)事業(yè)單位檔案館負責收集和保管本單位具有永久和長期保存價值的檔案，并在一定范圍內提供利用。

　　部門檔案館的設置，經貴陽市檔案管理部門審核后，由貴陽市人民政府批準；企業(yè)事業(yè)單位設置檔案館的，應當符合國家有關規(guī)定，并報貴陽市檔案管理部門備案。第十二條從事檔案鑒定、咨詢、評估等中介服務的機構，須經貴陽市檔案管理部門資質認定，并按照有關規(guī)定辦理工商登記手續(xù)。資質認定辦法由貴陽市人民政府制定。第十三條檔案工作人員應當忠于職守，依法辦事，遵守紀律，具備必要的檔案專業(yè)知識，取得崗位資格證書。頒發(fā)崗位資格證書的辦法由貴陽市檔案管理部門制定。第三章檔案的管理第十四條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的工作人員在職務活動中形成的應當歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機構移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

　　國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止歸檔。第十五條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家規(guī)定對本單位形成的各類檔案材料進行整理，定期向有關檔案館移交。第十六條反映本市重大政治、經濟、科學、技術、文化、教育、宗教等活動的檔案，是重點收集和保管的檔案，收集和保管的具體辦法由貴陽市檔案管理部門制定。第十七條市、區(qū)、縣（市）重點建設工程和重大科學技術研究項目的檔案，必須經市、區(qū)、縣（市）檔案管理部門、項目主管部門的檔案機構以及有關檔案館進行驗收。第十八條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照下列規(guī)定移交檔案：

　?。ㄒ唬┝腥胧芯C合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向貴陽市檔案館移交；

　?。ǘ┝腥雲^(qū)、縣（市）綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿五年，向區(qū)、縣（市）檔案館移交；

　?。ㄈ┝腥雽ｉT檔案館收集范圍的檔案，按照國家規(guī)定時限向專門檔案館移交；

　?。ㄋ模┏蜂N、合并的機關、團體的檔案，應當從批準撤銷、合并之日起三個月內向同級綜合檔案館移交。

　　檔案掃描的檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

　　批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。