檔案整理掃描外包

　　檔案整理掃描外包是指將企業(yè)或機構內(nèi)的各種紙質(zhì)檔案，通過外包公司的服務，進行整理、分類、掃描、數(shù)字化等處理。外包公司會提供相關設備和技術，完成對檔案的整理和數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子版，方便存儲、查詢、共享和備份。企業(yè)或機構通過外包服務，可以避免耗費大量時間和精力進行檔案處理，同時也可以提高工作效率和數(shù)據(jù)安全性。

　　檔案管理業(yè)務外包有以下幾個好處：

　　1、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業(yè)檔案管理業(yè)務外包即將企業(yè)有關檔案管理業(yè)務外包給檔案專業(yè)服務機構，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務機構由于其服務內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務的規(guī)模化，決定了這些檔案專業(yè)服務機構的成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務的成本。用時，由于應用了專業(yè)化、高水平的管理技術與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。

　　2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風險

　　隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，這些數(shù)字化的文獻對管理基礎設施、管理技術和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應新的計算機網(wǎng)絡通訊技術，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進企業(yè)檔案信息化建設

　　實行企業(yè)檔案管理業(yè)務外包，可借助于檔案外包服務機構在設備、技術、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設，促進企業(yè)檔案信息化進程。

　　4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

　　業(yè)務外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務性檔案管理業(yè)務中解放出來，能夠更有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

　　廣州銀安金融企業(yè)服務成立于2013年1月，背靠中國人民銀行廣州分行，是廣州銀行電子結算中心的直屬子，專門為銀行、證券、保險、機關單位等機構提供會計、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務的專業(yè)服務。

　　2020專門設立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務。

　　請問公司檔案外包怎么弄？

　　檔案外包管理

　　在企業(yè)檔案及相關業(yè)務中，因為涉及各種為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素，企業(yè)對進行外包的檔案業(yè)務有時也有所側重。企業(yè)一般會將不涉及企業(yè)機密、專利等內(nèi)容的非核心的檔案及相關業(yè)務或與企業(yè)業(yè)務無關的檔案業(yè)務進行外包。具體外包的檔案業(yè)務大致可以分為以下幾類：

　?。?）檔案保護的外包。這項業(yè)務包括企業(yè)檔案文獻以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復、保管與維護。檔案在長時間的日常管理和使用中會有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴重，需要經(jīng)常對檔案進行修裱、修復。在企業(yè)檔案工作人員結構中，掌握這項技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。即使存在會技術保護的檔案人員，也因為器械設備不足而無法進行修裱或修復，因此企業(yè)需要將這些業(yè)務進行外包，獲取更專業(yè)的保護。對于某些小企業(yè)而言，因資源的有限，檔案文獻的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。

　?。?）檔案的數(shù)字化。大量、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問題。這個過程對于許多企業(yè)來說需要大量人員及必需的設備，而這些人員和設備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業(yè)將這項工作交由專業(yè)機構或單位完成，通過外包的形式解決數(shù)字化過程中所遇到的各種問題。

　　例如太平洋保險（集團）股份從2007年8月起，進行長期的檔案業(yè)務掃描外包工作，從而達到將檔案數(shù)字化，提高業(yè)務檔案利用率，更好的保護原始的紙質(zhì)檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務等目的。國泰君安為減輕各營業(yè)部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調(diào)閱、存管情況下造成的損毀、遺失風險，特別將檔案電子化業(yè)務外包。

　?。?）檔案的日常使用業(yè)務。檔案的日常使用業(yè)務也可以進行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務，許多企業(yè)為了方便，更為了銷毀檔案的專業(yè)性，將此項業(yè)務交由其他專業(yè)機構或有專業(yè)設備的企業(yè)完成。

　?。?）檔案館后勤業(yè)務外包。后勤業(yè)務包括：物業(yè)管理、運輸業(yè)務和其它后勤服務等。包括企業(yè)檔案館內(nèi)及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調(diào)節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關但與企業(yè)業(yè)務無關，為了避免其影響企業(yè)的工作，往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢，將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成，提高檔案的整體業(yè)務水平。

　?。?）人員的培訓和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進發(fā)展，檔案業(yè)務因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業(yè)內(nèi)檔案工作人員因為企業(yè)的發(fā)展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業(yè)內(nèi)檔案工作人員不斷培訓，崗前培訓是為了使員工更好的適應企業(yè)的工作環(huán)境，繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工服務外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　哪位大俠給分析一下請檔案管理外包公司整理檔案可行嗎？文件的安全性可以得到保障嗎？我們是電力發(fā)電企業(yè)

　　檔案管理外包的選擇和安全問題

　　一、檔案外包需求的分類

　　筆者認為檔案外包從服務需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務外包和專業(yè)外包；勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務。在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。

　　從外包主體上可以分為檔案館（室）機關外包和企事業(yè)制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務。

　　二、檔案服務服務類別

　　目前國內(nèi)檔案提供的基本服務大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的服務的目標客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據(jù)需求甄選檔案

　　筆者認為，在選擇目標檔案服務商的決策上，應該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對勞務外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的。比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業(yè)績的，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。

　　檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認為，選擇何種檔案類型的服務，不僅需要評估專業(yè)能力，也要考量服務的可持續(xù)性和長久性，考量檔案服務的服務價值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說，檔案服務產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

　　如何選擇檔案外包公司

　　規(guī)模。即考察的注冊資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務范圍里有數(shù)字加工服務項目的科技進行外包。如江門南大檔案外包服務，相對來說，這類有一定基礎與規(guī)模，從長遠利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務也相對有保障。但也有例外情況存在。比如一些基礎薄弱的合伙組織或個人掛靠大，以大的名義對外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn)，檔案部門可要求提供項目管理機構組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質(zhì)，并最終決定是否給予委托外包。

　　業(yè)務能力。即考察是否具備數(shù)字化加工相應的檔案業(yè)務能力。檔案數(shù)字化加工有別于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀律與要求。因此，從檔案保護、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務的來外包。目前市場上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務的大都是一些科技服務，他們的主營業(yè)務是計算機技術服務，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務領域，因此好多外包對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包時，可通過交流、溝通，考察對檔案工作的熟悉程度，再決定是否外包。

　　技術狀況。即考察是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術條件。檔案數(shù)字化加工對計算機技術的要求并不高，一般的科技服務都有相應的計算機能力承攬這項加工業(yè)務。與此同時，他們也都具備加工必須的硬件設備、網(wǎng)絡配置、軟件平臺。但是，光有技術和設施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。

　　檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數(shù)據(jù)存儲、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實體還原，每個環(huán)節(jié)都有特定的技術指標與規(guī)范要求。外包如果不懂數(shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包時，檔案部門可要求外包提供相應的技術文件，重點考察對數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實施方法。如有必要，可要求做模擬操作演示。

　　成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍鼨n案數(shù)字化加工經(jīng)驗。總的來說，檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長，外包進入這個領域的時間則更短。2010年我校啟動檔案數(shù)字化工作時，浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務的只有寥寥數(shù)家，如今兩年過去了，外包如雨后春筍般冒出來。因為看到檔案數(shù)字化加工市場前景良好，許多科技服務兩年內(nèi)倉促披掛上陣。他們可以在短時間內(nèi)做到對檔案數(shù)字化加工技術規(guī)范了如指掌，但如果沒有經(jīng)過實踐檢驗，終究是紙上談兵。

　　因此，在選擇外包時，建議檔案部門要了解一下外包在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包是否真正有能力承攬這項業(yè)務。考慮到不同行業(yè)檔案特點不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關加工經(jīng)驗的來外包。

　　管理水平。了解外包的數(shù)字化加工管理水平，除了看是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規(guī)范培訓外，還要看管理人員項目經(jīng)理的實際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進行加工。加工過程中的管理工作由項目經(jīng)理全權負責，因此，項目經(jīng)理的管理水平高低對加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項目經(jīng)理的管理水平上?？疾祉椖拷?jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場實地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場員工紀律是否嚴肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對外包整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包相對更讓人放心。

　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知，外包為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該加工服務的檔案單位，例如江門檔案外包，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗收合格率是多少、實體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費結算是否合理、售后服務是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結合其它考察內(nèi)容，綜合評價外包的數(shù)字化服務質(zhì)量，最終決定是否委托外包。

　　一般整理檔案外包怎么收費

　　150—180元/個。檔案外包是指企業(yè)的檔案叫專門管理機構管理，整理檔案外包收費需要看年生成的檔案數(shù)量，通常是150—180元/個。檔案外包是某一機構將原本由自身承擔的部分業(yè)務剝離出來，以合同方式委托給其他機構完成，以降低成本、提高效率的行為。