檔案整理掃描裝訂

　　檔案整理掃描裝訂是指將文檔進(jìn)行分類(lèi)整理、數(shù)字化掃描和裝訂處理的過(guò)程。該過(guò)程可幫助機(jī)構(gòu)、公司、學(xué)校等組織對(duì)文件進(jìn)行清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范的管理。具體步驟包括：

　　1.文檔分類(lèi)：將文檔按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，如按部門(mén)、類(lèi)型、日期等進(jìn)行分類(lèi)。

　　2.掃描處理：利用掃描儀將紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，保存成電子文件，方便長(zhǎng)期存儲(chǔ)、檢索和共享。

　　3.文件命名：根據(jù)文檔的內(nèi)容和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)為每個(gè)電子文檔命名，以便分類(lèi)存儲(chǔ)和檢索。

　　4.裝訂處理：將掃描好的文件進(jìn)行裝訂處理，如按照日期、部門(mén)等順序進(jìn)行裝訂，方便查找和閱讀。

　　檔案整理掃描裝訂有助于節(jié)省空間和時(shí)間，避免文件的遺失和損毀，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

　　行政事業(yè)單位檔案整理裝訂方法

　　先將資料分成若干摞（否則50厘米厚沒(méi)有可能一下穿透），畫(huà)出統(tǒng)一的裝訂位置后打眼（眼要大一些否則線穿不過(guò)去），再合并到一起用，用粗線和大針象縫衣服一樣來(lái)回穿縫，最后在打眼的位置打個(gè)死結(jié)，并把結(jié)扣按進(jìn)打的眼里，保證裝訂后的平整。

　　根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，干部檔案鑒定、分類(lèi)、整理后要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實(shí)際工作中存在許多弊端：

　　一是對(duì)檔案的損害?，F(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機(jī)打上三個(gè)0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過(guò)修補(bǔ)才能裝訂。

　　二是不方便檔案的整理。干部檔案，不同于文書(shū)檔案，立卷后基本固定不動(dòng)。干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動(dòng)、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類(lèi)別、相應(yīng)的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。

　　三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國(guó)培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評(píng)定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時(shí)需要提供復(fù)印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復(fù)制，再裝訂起來(lái)。

　　四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，信息化進(jìn)程的推進(jìn)，干部人事檔案信息化管理勢(shì)在必行，在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機(jī)制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù)，而裝訂成卷無(wú)疑不便于掃描等技術(shù)處理。

　　五是不利于檔案的安全保密。對(duì)于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。

　　六是文書(shū)檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開(kāi)始，對(duì)文書(shū)立卷的方法進(jìn)行了改革，簡(jiǎn)化整理，深化檢索，實(shí)行單份文件裝訂，簡(jiǎn)單分類(lèi)，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。

　　干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類(lèi)方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類(lèi)別的人事材料相對(duì)固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時(shí)、省力。

　　國(guó)家檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)

　　法律分析：檔案裝訂總體質(zhì)量要求1、確保在掃描過(guò)程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。2、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。3、保證檔案掃描圖像與原件-致、整潔、清晰。(一)掃描加工要求1、掃描前應(yīng)先對(duì)案卷進(jìn)行預(yù)處理，啟釘、拆分，保證紙張的平整、撫平邊角。2、采用最為可靠的掃描設(shè)備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況，的發(fā)生。3、如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱，不適合反復(fù)拆裝訂的檔案，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》第二條本法所稱標(biāo)準(zhǔn)（含標(biāo)準(zhǔn)樣品），是指農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)以及社會(huì)事業(yè)等領(lǐng)域需要統(tǒng)一的技術(shù)要求。

　　標(biāo)準(zhǔn)包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)、推薦性標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)是推薦性標(biāo)準(zhǔn)。

　　強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)必須執(zhí)行。國(guó)家鼓勵(lì)采用推薦性標(biāo)準(zhǔn)。

　　電子檔案怎么制作

　　一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是我為大家整理電子檔案怎么制作相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

　　電子檔案制作步驟如下：

　　1、檔案整理：掃描前對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌的整理工作。

　　2、著錄建庫(kù)：利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)軟件經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作后的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)；（一般通過(guò)政務(wù)網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶）

　　3、檔案掃描：根據(jù)檔案原件的不同特點(diǎn)，使用相應(yīng)的掃描儀和掃描方式對(duì)檔案逬行掃描。

　　4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無(wú)缺漏頁(yè)，影像方向是否正確等，并視需要對(duì)所掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。

　　5、圖像存儲(chǔ)：存儲(chǔ)時(shí)按全宗、目錄、案卷分級(jí)建立文件夾存儲(chǔ)，其中的一份文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式。

　　6、數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對(duì)建成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像的質(zhì)量分別進(jìn)行質(zhì)量檢查和技術(shù)把關(guān)。

　　7、數(shù)據(jù)掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案圖像信息之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

　　8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收：對(duì)掃描的`圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息掛接的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽樣檢查并對(duì)合格數(shù)據(jù)提交甲方驗(yàn)收。

　　9、數(shù)據(jù)備份：將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描的圖像信息及時(shí)地刻錄光盤(pán)或依據(jù)甲方要求的介質(zhì)和份數(shù)進(jìn)行備份。

　　檔案掃描員的具體工作是什么

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤(pán)、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門(mén)的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對(duì)還是挺好的，不過(guò)掃描有輻射，而且一頁(yè)一頁(yè)的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會(huì)有粉塵，不適合容易過(guò)敏的人。