紙質(zhì)檔案整理掃描流程

　　1.確定整理范圍：確定需要整理的紙質(zhì)檔案范圍，包括哪些文件、哪些部門、哪些時(shí)間段等。

　　2.分類歸檔：將紙質(zhì)檔案按照文件類型、部門、時(shí)間等進(jìn)行分類歸檔，以便于后續(xù)整理和掃描。

　　3.清理整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清理整理，包括刪除無(wú)用文件、整理文件夾、修復(fù)損壞文件等。

　　4.掃描準(zhǔn)備：準(zhǔn)備掃描設(shè)備，包括掃描儀、電腦、軟件等，并進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。

　　5.掃描文件：將紙質(zhì)檔案逐個(gè)放入掃描儀中進(jìn)行掃描，確保每個(gè)文件都被掃描到。

　　6.轉(zhuǎn)換格式：將掃描后的文件轉(zhuǎn)換成電子文件格式，如PDF、DOC等，并進(jìn)行相應(yīng)的命名、標(biāo)注。

　　7.整理歸檔：將電子文件按照分類歸檔的方式進(jìn)行整理歸檔，方便后續(xù)管理和檢索。

　　8.建立備份：對(duì)電子文件進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)丟失時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。

　　9.銷毀紙質(zhì)檔案：對(duì)整理掃描后的紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀，以節(jié)省空間和降低管理成本。

　　檔案收集整理工作流程

　　檔案收集整理工作流程如下：

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的，為便于將來(lái)使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來(lái)利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過(guò)程，是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號(hào)，歸檔頁(yè)碼，撕開(kāi)粘貼頁(yè)，頁(yè)號(hào)寫錯(cuò)，重新編號(hào)，對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案，同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：掃描儀完成后，采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無(wú)漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無(wú)黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　檔案整理的步驟

　　車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案怎樣整理出來(lái)

　　購(gòu)稅紙質(zhì)檔案怎樣整理步驟如下。

　　1、制定檔案整理計(jì)劃，根據(jù)車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類，制定整理計(jì)劃，明確整理的目標(biāo)和步驟。

　　2、整理分類，將車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案按照時(shí)間，車輛品牌，車輛型號(hào)，購(gòu)買人等分類，便于日后查找和管理。

　　3、清理篩選，將車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案中已經(jīng)無(wú)用的廢紙和重復(fù)的文件清理掉，只保留真正有價(jià)值的文件。

　　4、標(biāo)注編號(hào)，給每個(gè)車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案標(biāo)注唯一的編號(hào)或條形碼，以方便日后查找和管理。

　　5、歸檔存放，將車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案按照分類和編號(hào)存放在檔案柜或檔案盒中，并進(jìn)行記錄，確保檔案安全，完整。

　　6、定期檢查，定期檢查車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案的存放情況，確保檔案的完整性和安全性。

　　7、數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間不需要查閱的車購(gòu)稅紙質(zhì)檔案，可以采用數(shù)字化存儲(chǔ)的方式，將其掃描成電子檔案，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端，以節(jié)省空間和方便管理。

　　如何整理檔案

　　法律分析：

　　1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁(yè)碼，然后靠右打孔。

　　如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁(yè)碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

　?。ǘ?huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　?。ㄈ┴?cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；

　　（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　衍生問(wèn)題：

　　出納檔案整理的方法有哪些？

　　(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。

　　(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼，對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝，防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案，保管時(shí)采用連號(hào)編排，保存在特定的檔案盒中。

　　(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè)，啟用封面或庫(kù)頁(yè)，甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理，對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位，對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè)，注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

　　如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

　　隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來(lái)由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

　　一、掃描加工前階段

　　這一階段是數(shù)字化工作開(kāi)展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

　　1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

　　許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開(kāi)展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

　　檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)正確排序、頁(yè)碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無(wú)誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁(yè)面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來(lái)保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　3、人員的準(zhǔn)備。

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計(jì)劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過(guò)程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開(kāi)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

　　二、掃描加工中階段

　　這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁(yè)紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng)，每一件檔案圖像首頁(yè)應(yīng)含有歸檔章，各頁(yè)有正確的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)，每一頁(yè)圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說(shuō)起來(lái)并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG，若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。

　　圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過(guò)程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過(guò)多過(guò)大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問(wèn)題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

　　1、圖像檢查。

　　數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過(guò)程中會(huì)得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來(lái)說(shuō)，不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再回過(guò)頭來(lái)修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

　　2、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。

　　目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過(guò)目錄來(lái)檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須重新修改完善。

　　3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

　　在前兩步驟沒(méi)有問(wèn)題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說(shuō)明文件等，其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來(lái)建立，而相關(guān)文件說(shuō)明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過(guò)程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說(shuō)明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4、數(shù)據(jù)移交。

　　這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過(guò)程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來(lái)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說(shuō)明前期的工作還存在問(wèn)題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。