數(shù)字化檔案服務(wù)系統(tǒng)

　　數(shù)字化檔案服務(wù)系統(tǒng)是一種將紙質(zhì)文件或其他物品數(shù)字化的技術(shù)系統(tǒng)。它能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案、圖片、錄音、視頻等不同類型的資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)或其他方式存儲和管理這些數(shù)據(jù)。數(shù)字化檔案服務(wù)系統(tǒng)能夠提高檔案管理的效率、便利性和安全性，減少檔案管理的成本和工作量，同時也提高了檔案的可用性和共享性，為各個領(lǐng)域的工作帶來了很大的便利。

　　什么是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)？

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般指數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，隨著時代發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn)，在這時期，要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。

　　檔案管理的數(shù)字化管理

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理系統(tǒng)

　　主要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案日常管理工作。包括對干部檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、干部任前審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等業(yè)務(wù)處理功能。檔案采集系統(tǒng)數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要批量完成對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能。

　　系統(tǒng)提供了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核三大功能，并利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集處理能力。檔案查閱系統(tǒng)檔案查閱系統(tǒng)以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。

　　系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了多方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　檔案管理數(shù)字化介紹

　　一、數(shù)字化管理系統(tǒng)的概述

　　檔案信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)共同組成了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)又由數(shù)字化處理系統(tǒng)、信息服務(wù)子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)組成;信息發(fā)布子系統(tǒng)與Web管理子系統(tǒng)組成了網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是由現(xiàn)代的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案為核心的內(nèi)容，是以高效率、先進(jìn)、便捷的模式，多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全有序的分布式檔案集成的信息資源管理系統(tǒng)。

　　二、數(shù)字化檔案系統(tǒng)的保存與管理

　　特殊性是數(shù)字化的一個性質(zhì)，在存放與保管方式上，數(shù)字化管理與之前的檔案管理具有很大的區(qū)別。在之前的檔案管理上，僅僅是以紙質(zhì)編碼進(jìn)行整齊的排放保存。而數(shù)字化卻是利用光盤與儲存器進(jìn)行保存的。與傳統(tǒng)的存儲相比，數(shù)字化檔案在存儲方面具有大容量的擴(kuò)充，并且在現(xiàn)實(shí)生活中不占據(jù)現(xiàn)實(shí)的空間，有效的節(jié)約了空間的費(fèi)用。

　　在安全的問題上，需要實(shí)行一系列的方法和措施進(jìn)行保證，對于數(shù)字化檔案必須使其實(shí)現(xiàn)可以被利用和可識讀性，在設(shè)備更新的時候必須實(shí)現(xiàn)舊的載體可以轉(zhuǎn)換到新的載體上，還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善。

　　另外要保證數(shù)字化檔案不能過分的依賴載體，因?yàn)橛械脑O(shè)備離開載體就不能使用的問題，因此，在存儲的過程中，盡可能選用比較簡單的格式進(jìn)行存儲，使數(shù)字化檔案不依靠載體進(jìn)行存在，這樣才能讓數(shù)字化檔案進(jìn)行長久保存。

　　三、數(shù)字化檔案在管理方法的研究

　　在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須充分的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)的必要條件，使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進(jìn)行，是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的一個必然的條件。只有充分的達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，數(shù)字檔案才能更加有效的出現(xiàn)在人們的生活中。

　　在保證數(shù)字化檔案的時候，應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對數(shù)字化檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)行，只有在標(biāo)準(zhǔn)下，才能正常的開展計算機(jī)應(yīng)用下的社會服務(wù)等一些工作的正常進(jìn)行。

　　這也是檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)支持并降低財力的有效途徑。

　　在檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化中應(yīng)該具備一些比較完善的計算機(jī)硬件設(shè)施，主要有：電話、計算機(jī)、交換機(jī)、終端設(shè)備、傳真機(jī)、衛(wèi)星設(shè)備和管線傳輸?shù)仍O(shè)備。只有在軟件方面實(shí)行較強(qiáng)的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)軟硬件兼?zhèn)涞臋n案管理工作，也必須調(diào)用一批技術(shù)精湛、懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、懂信息化的人才進(jìn)行開發(fā)和操作，這樣才能順利地開展工作。