數(shù)字化檔案信息服務(wù)

　　數(shù)字化檔案信息服務(wù)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式，以便更好地保存、管理和共享信息。這種服務(wù)可以包括文件掃描、OCR（光學(xué)字符識別）、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)字化存儲和檢索等。

　　數(shù)字化檔案信息服務(wù)可以提高效率、減少成本和空間，同時也可以增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性和可訪問性。通過數(shù)字化檔案，用戶可以更輕松地在電腦上查找和管理文件，同時也可以更好地保護(hù)檔案免受自然災(zāi)害、盜竊和破壞等風(fēng)險的威脅。

　　許多公司、政府機(jī)構(gòu)、博物館、圖書館和檔案館等機(jī)構(gòu)都使用數(shù)字化檔案信息服務(wù)來管理和保護(hù)他們的文件和記錄。這種服務(wù)也可以為個人提供便利，例如在電腦上存儲家庭照片和重要文件，以備不時之需。

　　什么是檔案數(shù)字化？

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

　　對于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理好的爭論由來已久，相信對于這個問題，每個人心中都有自己的答案。以下是我為大家整理數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

　　一、整理的方法不同

　　數(shù)字化檔案無須檔案人員進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的整理非常復(fù)雜，分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案，要求類目錄設(shè)置合理、編號科學(xué)，整理規(guī)范，符合國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。整理上架，各門類、載體檔案分別排列存放，便于查找，無積存零散文件。

　　二、收集的方法不同

　　數(shù)字化檔案的收集，對紙質(zhì)文件生成階段的管理，檔案人員很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式，保證數(shù)字化文件的內(nèi)容等信息的完整性，它不因時間推移、環(huán)境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質(zhì)檔案的收集，它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，文件字跡材料符合國家規(guī)定的質(zhì)量要求，文件形成程序規(guī)范，簽署完備，內(nèi)容準(zhǔn)確，分門別類等。

　　三、使用的方法不同

　　檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判工作服務(wù)、為社會利用服務(wù)是檔案部門的職責(zé)。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件，通過數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)可以開展電子檢索服務(wù)，資源共享，在各級法院之間檔案互傳、交換信息，查找、調(diào)閱、復(fù)制非常便捷。紙質(zhì)檔案的使用相對繁瑣，檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

　　四、保管的方法不同

　　數(shù)字化檔案載體具有特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管條件，其主要是數(shù)字化檔案設(shè)備安全和信息安全。設(shè)備安全是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障，保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性，及時更新，防止信息丟失、被非法修改等。紙質(zhì)檔案的保管對庫房的設(shè)置，庫房內(nèi)的溫、濕度要求很高，檔案人員每天要進(jìn)行測記，溫、濕度偏高或偏低應(yīng)及時采取相應(yīng)措施。定期檢查檔案，看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等，如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色，要進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制處理等。

　　檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　一、節(jié)省存儲空間，改善辦公環(huán)境

　　以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時還得一一進(jìn)行尋找，不僅費(fèi)勁，還會污染辦公環(huán)境，特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

　　而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！

　　二、隨時查找和檢索任何文件

　　使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同辦公地點(diǎn)的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬個文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

　　三、使用權(quán)限將始終可用

　　電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會因?yàn)閱T工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

　　而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?，他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

　　四、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

　　傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。

　　而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享。

　　綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個新趨勢才好。