數(shù)字化檔案整理外包服務(wù)

　　數(shù)字化檔案整理外包服務(wù)是指將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式的服務(wù)，由專(zhuān)業(yè)公司或機(jī)構(gòu)提供。該服務(wù)包括掃描、索引、歸檔、備份和存儲(chǔ)等方面，旨在提高檔案的可訪問(wèn)性、保護(hù)性和管理效率。

　　數(shù)字化檔案整理外包服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)包括：

　　1.提高工作效率和效益，減少人力和時(shí)間成本。

　　2.提高檔案保護(hù)和安全性，降低檔案遺失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

　　3.提高檔案的可訪問(wèn)性和使用價(jià)值，方便管理和檢索。

　　4.節(jié)約空間，減少檔案存儲(chǔ)的面積和成本。

　　數(shù)字化檔案整理外包服務(wù)的適用對(duì)象包括企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、學(xué)校、博物館等機(jī)構(gòu)和組織，以及個(gè)人收藏者等。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷(xiāo)毀。

　　這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢(xún)、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　檔案管理外包的選擇和安全問(wèn)題

　　一、檔案外包需求的分類(lèi)

　　筆者認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類(lèi)，勞務(wù)外包和專(zhuān)業(yè)外包；勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問(wèn)題，而專(zhuān)業(yè)外包則是解決檔案管理過(guò)程中的管理流程、管理制度、專(zhuān)業(yè)檔案的整理方案、迎接上級(jí)檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專(zhuān)業(yè)服務(wù)。

　　在實(shí)際過(guò)程的檔案外包合作過(guò)程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)制外包2個(gè)主體類(lèi)別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專(zhuān)業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足，對(duì)專(zhuān)業(yè)要求比較高，所以往往需要進(jìn)行管理咨詢(xún)、整理掃描、軟件規(guī)劃等專(zhuān)業(yè)外包服務(wù)。

　　二、檔案服務(wù)服務(wù)類(lèi)別

　　目前國(guó)內(nèi)檔案提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷(xiāo)售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類(lèi)。不同的服務(wù)的目標(biāo)客戶(hù)群體不同，有的直接面對(duì)終端客戶(hù)，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據(jù)需求甄選檔案

　　筆者認(rèn)為，在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上，應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來(lái)考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對(duì)勞務(wù)外包需求比較大，可以選擇專(zhuān)業(yè)做檔案整理掃描的。

　　比如企事業(yè)單位，在檔案專(zhuān)業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢(xún)和檔案全流程服務(wù)業(yè)績(jī)的，這樣確保檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性和系統(tǒng)性。檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶(hù)檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來(lái)選型的。

　　中博奧檔案認(rèn)為，選擇何種檔案類(lèi)型的服務(wù)，不僅需要評(píng)估專(zhuān)業(yè)能力，也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長(zhǎng)久性，考量檔案服務(wù)的服務(wù)價(jià)值觀。對(duì)于國(guó)內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。