數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力

　　數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力指的是通過數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并提供相關(guān)的檔案管理、存儲、檢索、共享、備份、恢復(fù)等服務(wù)的能力。數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力包括以下方面：

　　1.數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)：利用掃描、OCR、圖像處理等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。

　　2.檔案管理系統(tǒng)：提供檔案分類、歸檔、檢索、瀏覽、修改、刪除等管理功能，以便于檔案的統(tǒng)一管理和維護。

　　3.檔案存儲服務(wù)：提供云存儲、本地存儲等多種存儲方式，確保檔案的安全、穩(wěn)定和可靠。

　　4.檔案檢索服務(wù)：提供多種檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、時間范圍檢索等，以方便用戶快速找到所需檔案。

　　5.檔案共享服務(wù)：提供多種共享方式，如權(quán)限控制、鏈接分享等，以方便用戶共享檔案并保護檔案的安全性。

　　6.檔案備份與恢復(fù)服務(wù)：提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)服務(wù)，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全和可靠性。

　　數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力可以幫助企業(yè)、機構(gòu)和個人實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和信息化水平，同時也能為用戶提供方便、高效、安全的檔案服務(wù)。

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容

　　我的回答是，一是人事管理，實現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺后，HR對每名員工都有畫像。同時，檔案數(shù)據(jù)庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展，企業(yè)文化，都有跡可循，加強員工企業(yè)歸屬感。

　　二是財務(wù)管理，企業(yè)報銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化，可大幅壓縮保管成本，減少發(fā)票票據(jù)物流費用，節(jié)約財務(wù)和業(yè)務(wù)人員時間成本，電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時，方便開展財務(wù)分析，提高企業(yè)運行效率。

　　三是產(chǎn)品管理，對企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”，再到售后反饋的“終身檔案”，讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期，從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競爭力。

　　四是決策管理，幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，所有檔案數(shù)據(jù)可具備實時性、全面性、直觀性，能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如，疫情期間，許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù)，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定，讓工作流水線不脫節(jié)，人們生活有保障，切實為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。

　　綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率，更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組，從而實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級和價值創(chuàng)造，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。

　　檔案數(shù)字化的意義與作用

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　檔案數(shù)字化管理的好處

　　傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應(yīng)用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。

　　1.提升企業(yè)的經(jīng)濟效益

　　隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。

　　2.提升了檔案利用效率

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機技術(shù)，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

　　3.提升檔案管理工作效率

　　數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。

　　檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與不足

　　一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

　　（一）能增強立卷準則履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國務(wù)院工作廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩：“凡機關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價值的文件資料均由文書部分或業(yè)務(wù)部分進行立卷，并定時向檔案部分歸檔”，從上述規(guī)矩可見，文書管理部分收拾（立卷）在我國是一項根本準則。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進程，現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準則，或準則形同虛設(shè)，沒有很好的履行，單個部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進行立卷，但檔案管理人員常識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限，一同每日均有許多工作需完結(jié)，對每一個部分的工作內(nèi)容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進行一致立卷編目，如此可進步檔案歸檔質(zhì)量。

　　（二）能縮短檔案資料收拾工作時刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時刻、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費許多時刻完結(jié)，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行仿制與存儲。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對資料的歸檔，如此縮短了工作時刻，操作簡便，進步了工作質(zhì)量。

　　（三）進步了查詢功率。在當(dāng)時社會經(jīng)濟飛速展開的布景下，發(fā)作了海量的檔案資源，假如依托人工完結(jié)對檔案資源的查詢費時、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息，進步了查詢功率。工作人員也將有許多時刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。

　?。ㄋ模┰鰪娂堎|(zhì)檔案原件的維護。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后，能夠把原件妥善地保存起來，工作中檔案的運用徹底能夠通過數(shù)字化副本代替原件完結(jié)，這樣能夠避免或削減對檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時刻；特別是那些前史長遠的寶貴檔案資料，完結(jié)數(shù)字化管理后無疑會得以更好地保存。

　　二、檔案數(shù)字化管理的缺少

　　（一）檔案數(shù)字化管理有必定的危險性。在信息技能逐日遍及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時，首要運用電子編碼技能來進行檔案批改，電子編碼技能在運用時有必定的壞處，假如對原始憑據(jù)內(nèi)容進行批改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

　?。ǘ╇娮游募n案貯存受載體束縛性強。電子文件對軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強，核算機貯存設(shè)備容量雖大，不過面臨呈幾何級數(shù)展開的電子文件也有窮盡之時，且核算機運用軟件更新適當(dāng)快，不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長時刻乃至準確管理。

　?。ㄈ?shù)字檔案的法令效能問題。檔案是原始的回憶，具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性，因為它的內(nèi)容簡略被批改，并且內(nèi)容和載體易別離，實在性存在“信任危機”。因而，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。

　?。ㄋ模┕ぷ魅藛T業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會用到核算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代核算機技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育?？倸w，在核算機網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開的21世紀，檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開的必定趨勢。現(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動化管理的改造，然后進步管理工作功率，削減勞動強度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟年代展開步伐，探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法，標準檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

　　檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)

　　一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

　　檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

　　二、加快系統(tǒng)工程建設(shè)

　　檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。

　　三、構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

　　1.系統(tǒng)要具備平滑升級能力

　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應(yīng)用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。

　　2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性

　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。

　　四、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

　　五、加大設(shè)備引進與更新投入

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設(shè)備投入，積極引進現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。