文書檔案數字化服務中心

　　文書檔案數字化服務中心是一個提供文書檔案數字化服務的機構。它可以對各種類型的文書檔案進行數字化處理，包括紙質文書、圖片、錄音、視頻等，將其轉化為電子文件，存儲在電腦或服務器中，實現文書檔案的電子化管理。數字化后的文書檔案可以進行快速檢索、備份、共享和傳遞，提高了工作效率和管理水平，同時也方便了信息的傳遞和利用。文書檔案數字化服務中心為各類機構提供數字化服務，包括政府機關、企業(yè)、學校、醫(yī)院、圖書館等。

　　數字檔案室的建設

　　數字檔案館系統綜合應用物聯網、云計算、移動互聯網等新技術，開發(fā)了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了基礎條件。

　　基于OCR技術生成檔案數字化成果文本數據資源庫，結合應用原生電子檔案內容信息，實現了檔案信息資源的數據化管理，可以進行全文檢索，并采用數據挖掘技術構建虛擬資源庫，突破了傳統的檔案數字化理念，對實現檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數據智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現了智慧城市建設中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數據庫的高效接收和有序管理。采用大數據技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數據，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術，實現了機關歸檔電子文件質量監(jiān)管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。

　　應用RFID技術，實現了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調卷指令后，在規(guī)定時間內庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調卷業(yè)務。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數據挖掘技術，支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業(yè)務需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統檔案管理中出現的一些問題。

　　數字化檔案館與電子文件檔案館的區(qū)別

　　數字化檔案館是指對一些紙質檔案進行數字化，使其的存儲載體發(fā)生變化，由紙質的檔案變?yōu)閿底謾n案；而電子文件檔案館則是指這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質實體，其以后的利用和歸檔都是電子形式，直接進行數字化操作。

　　文書檔案數字化收費標準每件的平均頁數

　　檔案數字化收費標準：

　　1、文書檔案：簡易整理方法：6元/件。傳統整理方法：50元/件

　　2、專業(yè)檔案：30-35元/件（每件200頁含200頁的收費30-35元，每件增加50頁收費增加15元，每件增加51-100頁的收費增加30元，以此類推）。

　　3、掃描：A4每面0.50-0.60元；A3每面0.90元；超過A3，按照圖紙收費每面1.5元。

　　4、會計檔案：6元每件/卷。（每件200頁含200頁的收費6元，每件增加50頁收費增加3元，每件增加51-100頁的收費增加6元，以此類推）。

　　5、科技檔案、基建檔案、工程及規(guī)劃檔案：60元/卷（每卷200頁含200頁的收費60元，每卷增加50頁收費增加20元，每卷增加51-100頁的收費增加35元，以此類推）。

　　6、聲像檔案：每冊/每盤/每件8元。

　　7、實物檔案：每件8元。

　　8、資料匯編：每卷按目錄條數收費，每條4元；整理加錄入每條8元。

　　9、銷毀檔案目錄錄入：每條4元。10、人事檔案：按照簡易方法整理，每人30元；按照組織部十大類整理，每人120元。

　　檔案數字化單價怎么算

　　1、檔案類型

　　文書檔案、財務檔案、人事檔案、科技檔案等等，不同的檔案類型因形式不同、裝訂方式不同等等，自然檔案數字化加工收費標準也不同。

　　2、檔案紙張的受損程度

　　紙張的受損程度直接決定著數字化加工的難度、數字化加工的設備、數字化加工的時間。

　　1）數字化加工的難度。不同加工難度需要不同的技術和專業(yè)團隊支持，就會產生不同的成本，進而影響檔案數字化加工收費標準。

　　2）數字化加工的設備。受損程度不同的紙張需要不同的掃描或拍照設備，那么就涉及到是否有設備的采購或租賃、設備價格的高低，都會直接影響檔案數字化加工收費標準。

　　3）數字化加工的時間。受損紙張程度高的紙張必然比受損程度低的紙張耗時久，那么相應的人工成本也將增加，即hi影響到檔案數字化加工收費標準。

　　3、檔案加工地域

　　檔案數字化加工收費標準也會受當地經濟發(fā)展的水平的影響。經濟發(fā)展水平高的地方和低的地方相比，檔案數字化加工收費標準也是不同的。

　　總而言之，檔案數字化加工是一項嚴謹的服務，專業(yè)的數字化服務商將會安排檔案老師上門評估，對您的檔案容量、材質、所需設備、場地等要素進行評估之后，制定出全方位的數字化方案，才能確定檔案數字化加工收費標準。

　　所以，檔案人在有數字化需求時，需要請檔案上門評估，才可獲取最權威的檔案數字化加工收費標準。

　　如何建設基層數字檔案室建設

　　近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數字檔案館建設的蓬勃開展，基層數字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數字檔案室建設就是指機關企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網絡等技術，對室藏檔案進行數字化加工、信息化管理和網絡化運用的工作工程。

　　基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數字化又是同級國家檔案館數字化的“基礎”。通過基層數字檔案室的建設實踐證明,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數字檔案室建設的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布蟆Ｖ饕ǎ河糜趯κ也丶堎|檔案進行數字化加工的專門辦公場地;用于信息系統數據存儲、管理和應用系統運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質、照片等傳統載體檔案數字化加工的掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等；用于數據備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數字檔案的大量儲存、查詢、利用。

　?。ǘ┸浖?。選購或根據自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數據庫管理系統；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現檔案資料管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接。

　?。ㄈ底只瘶藴室?。依據國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關標準進行科學化的整理加工和管理。

　　二、基層數字檔案室建設過程中存在的問題

　　根據筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數字檔案室建設，主要是采取業(yè)務外包的形式來進行的，還存在一些問題。

　?。ㄒ唬┱J識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO數字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內部機構之間的協作、經費的保障、數字信息技術的采用、相關專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數字檔案室這個問題上，多數單位尤其是領導認為建設數字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統的做法。

　?。ǘ┙涃M成為攔路虎。基層單位在建設數字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數字化工作起步艱難。

　?。ㄈ┫嚓P人才缺乏。在基層檔案部門,面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統的工作模式去探索數字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數字檔案室的建設速度。已開展數字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統計等技能，檔案數字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩?、質量有隱患。目前，基層數字檔案室建設的普遍做法是業(yè)務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數字化加工企業(yè)簽訂檔案數字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現在一是數字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經濟利益，存在著重數量，數字化質量不高的隱憂。

　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統一的軟件，存在著選擇性的糾結，擔心將來數字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統一可行的軟件。

　　三、基層數字檔案室建設的對策

　　（一）從管理體制入手，建立協同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業(yè)務部門之間的協作機制，以部門協作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數字化檔案工作相適應，或引進人才為數字檔案室建設提供人才保障。

　?。ǘ┟鞔_職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數字化加工現場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協議之外還應建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　?。ㄈ┓e極爭取加大經費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數字化檔案室建設。

　?。ㄋ模┘訌姍n案數字化加工安全和質量的監(jiān)控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內文件的件數是否準確，發(fā)現錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數據進行檢查和不定期抽查，保證錄入數據與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任王琳：綿陽市檔案局）

　　什么叫檔案數字化，檔案數字化的好處

　　檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經濟效益，數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。