信息檔案數(shù)字化服務中心

　　信息檔案數(shù)字化服務中心是一種機構(gòu)或公司，致力于提供信息檔案數(shù)字化服務。這些服務包括將紙質(zhì)文件或記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，以便更好地管理和存儲數(shù)據(jù)。數(shù)字化服務中心可能提供掃描、索引、分類、存儲、備份、還原、歸檔等服務。數(shù)字化的信息檔案可以更輕松地共享、檢索和保護，同時也可以節(jié)約空間和成本。數(shù)字化服務中心通常為各種組織和行業(yè)提供服務，包括企業(yè)、政府機構(gòu)、學術機構(gòu)、非營利組織等。

　　數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設方案

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件。

　　基于OCR技術生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術，實現(xiàn)了機關歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。

　　應用RFID技術，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據(jù)業(yè)務需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

　　建立電子檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)有什么意義

　　檔案電子化就是把原有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲的結(jié)果，從而形成電子檔案。以下是我為大家整理建立電子檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)有什么意義相關內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

　　1、實現(xiàn)文檔一體化管理

　　有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結(jié)束后自動向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交。這樣將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。

　　2、減少重復勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本

　　建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，各機關單位把辦公和業(yè)務管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復勞動，減少了數(shù)據(jù)錯誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。

　　3、實現(xiàn)信息共享，集中管理

　　傳統(tǒng)的.檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島。設立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心把各單位的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，所有歷史文件信息均通過數(shù)據(jù)中心對外服務，當然信息共享并不意味著實體的集中管理，各個單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實體的作用。

　　4、保障數(shù)據(jù)的安全性

　　設立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作?？梢酝ㄟ^采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份、數(shù)據(jù)備份機制等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個單位管理有更強的保障。

　　5、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范

　　所有政府關于電子文件信息的標準和規(guī)范均由電子文件檔案數(shù)據(jù)中心制定，各單位必須依照制定的技術標準和規(guī)范，對電子文件信息進行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。

　　6、統(tǒng)一窗口，開放利用

　　社會公眾可以對已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進行網(wǎng)上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務。

　　檔案數(shù)字化具體是做什么的？

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。

　　基于知識管理下的數(shù)字檔案館信息服務構(gòu)建

　　數(shù)字檔案館建設環(huán)境下不僅要加強館藏實體檔案的數(shù)字化，更要注重提升檔案信息服務的深度，本文介紹了基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務的特點，分析了其服務類型與模式，最后提出了基于知識管理的數(shù)字檔案館服務體系建設策略。

　　一、基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務特點

　?。?）“以人為本”，以服務用戶為中心知識服務是滿足用戶知識需求的信息活動,要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為追求是知識服務的根本原則。數(shù)字檔案館的一切服務要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為出發(fā)點,根據(jù)用戶實際需求搜集選擇各種檔案信息,為用戶的檔案信息需求提供索引指南。因此，數(shù)字檔案館知識服務一切都要以用戶為核心，制定相關的制度和服務策略。

　　(2)注重發(fā)現(xiàn)“檔案隱性知識”，提升檔案潛在價值數(shù)字環(huán)境下用戶所需信息中所隱含的潛在知識內(nèi)容對檔案知識服務來說是非常重要的，通過分析用戶提出的問題,再根據(jù)集成現(xiàn)有或歷史數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)并找出有價值的檔案信息,對這類信息進行分類、組織與加工,分析各類信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)間隱含的知識鏈,最終找到與用戶需求相吻合的檔案信息,并對外提供利用。

　　(3)以“服務創(chuàng)新”為根本目標知識創(chuàng)新是數(shù)字檔案館服務的潛在動力,因此數(shù)字檔案館知識服務的本質(zhì)特征就是創(chuàng)新。這一方面需要根據(jù)用戶需求,不斷收集提供相關檔案信息,在解決問題的過程中,不斷發(fā)現(xiàn)新知識；另一方面,檔案工作人員對知識進行加工整理、分類與重組,使得這些檔案信息變得更加有條理性、針對性，進而使用新方法新方式將這些檔案信息對外提供利用。

　　(4)強調(diào)“服務內(nèi)容個性化”傳統(tǒng)的檔案服務模式太過單一，無法解決利用者的實際要求或深層次的檔案信息需求，而基于知識的服務則以用戶角度出發(fā),根據(jù)用戶的實際需求為其提供一對一的實際問題的解決途徑。

　　(5)基于檔案資源的“綜合集成”數(shù)字檔案館背景下的知識服務是要將各類資源(硬件資源、人力資源、信息資源和技術資源)有機結(jié)合起來,發(fā)揮數(shù)字檔案館在人力和智力、信息與技術等資源方面的整合優(yōu)勢?！熬C合集成”的檔案資源將基于開放式的對外服務模式,并提供多元化的知識服務。

　　二、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務類型與模式

　　數(shù)字檔案館資源利用服務方式是多元化的，主要包括基于門戶網(wǎng)站的檔案服務利用方式，基于檔案信息發(fā)布利用平臺的自助式方式，基于現(xiàn)代通訊手段的檔案信息咨詢服務方式，基于電子閱覽室和傳統(tǒng)查閱室的本地服務方式等等。

　　1、高?；谥R管理的.檔案信息資源服務方式可以歸納為以下幾類：

　?。?）條件性、自助式服務高校存在的最普通的檔案查詢服務。用戶可以依據(jù)自己的不同權限查詢本單位歷年歸檔的檔案，還能查詢開放的數(shù)字化檔案信息全文。實現(xiàn)廣大教師員工足不出戶就可以查閱到開放檔案目錄及數(shù)字化掃描全文。同時還提供在線預約、電話、電子郵件等條件性的檔案服務。

　?。?）及時性、瀏覽式服務針對廣大一般不了解館藏，但又有利用需要的普通用戶。根據(jù)用戶需求，按檔案專題分類，進行自動化組織，形成專題匯編等深層次的檔案信息產(chǎn)品。通過網(wǎng)站等多樣化形式的展示，比如很多高校在檔案網(wǎng)站上設有畢業(yè)照、專題匯編、干部任免、教學獎、管理獎、科研獎等專題欄目。

　?。?）科研性、推送式服務對檔案查詢有一定要求的學?？蒲腥藛T。檔案工作人員通過編研陳展平臺，組織用戶感興趣的檔案信息，按照專題深層次研究為基礎，挖掘館藏相關信息，提供深層次的檔案信息，例如檔案網(wǎng)站推出的專題匯編服務。

　　（4）涉民檔案服務主要針對廣大學生群體。歷屆畢業(yè)生可通過檔案網(wǎng)站提交學位學歷認證的申請，上傳相關的證件，并經(jīng)審核通過后予以辦理，大大方便了用戶。

　?。?）陳展性檔案服務陳展性服務是以檔案數(shù)字化成果為基礎，圍繞大學文化建設等學校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽形式，舉辦主題明確的網(wǎng)上展覽，開展宣傳教育工作。

　　2、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務模式

　　（1）檔案信息整合服務模式隨著數(shù)字檔案館信息共享程度的不斷提高,各類檔案信息資源匯集起來數(shù)量驚人，不同形式的數(shù)字檔案資源庫也應運而生。檔案利用者獲取檔案信息的方式增多,導致信息過量無法正常選擇，這就要求數(shù)字檔案館必須向廣大用戶提供集成化的檔案信息資源,按來源將這些信息進行分類并有序整合,將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體,再向廣大利用者提供一站式服務。

　?。?）檔案信息增值服務模式數(shù)字檔案館環(huán)境下形成了巨大的信息體系，為了使得檔案用戶體驗到無差別的信息服務,檔案工作人員需對海量的信息進行篩選,生成有一定價值的全新檔案信息資源,使得檔案用戶獲得具有一定知識含量的信息產(chǎn)品，從而實現(xiàn)對檔案信息的增值。

　　（3）自助式服務模式這是一種以用戶為主體的服務,用戶根據(jù)自身的需要,通過點擊檔案館的網(wǎng)站來尋找自己所需相關檔案信息。這種模式需要用戶具有一定的檔案基本常識及自我服務的能力。

　?。?）個性化服務模式又稱為定制服務，是一種以用戶為中心，根據(jù)用戶需求量身定做的服務模式，它以用戶滿意為根本出發(fā)點，提供主動服務，通過研究用戶的行為和習慣，與用戶進行雙向交流，從而設計出用戶期望的個性化服務模型，主動提供滿足用戶的特色服務，最終實現(xiàn)用戶全方位的信息需求。

　　三、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務體系建設策略

　　1、建立“主動交互式”服務模式

　　知識服務最重要原則的就是根據(jù)不同的用戶，提供不同的服務，高校檔案館要按照層次劃分用戶類型，再根據(jù)不同的用戶提供不同的服務。

　　例如：

　　(1)普通檔案用戶，是檔案信息服務中的一般用戶,檔案知識層次不高,所進行的檔案信息利用基本是查閱紙質(zhì)的、直觀性的檔案信息。

　　(2)科研型檔案用戶，一般指高校的科研人員或承擔科研的教學人員。他們的利用目的是為了科研或教學，目標性很強,一般是圍繞某個科研主題或教學內(nèi)容查詢檔案信息。(3)業(yè)務型檔案用戶，一般指歸檔的各個部門,他們主要是為了復印檔案原件來滿足日常工作上的需求。

　　(4)社會檔案用戶,往往是高校歷屆畢業(yè)生，他們的利用目的是為了工作需求而開具畢業(yè)證明，成績翻譯等。

　　2、構(gòu)建并豐富檔案信息資源庫

　　檔案信息的知識管理要注重檔案信息資源的收集,內(nèi)容豐富的的信息資源庫是知識服務的源泉。數(shù)字檔案館要為社會提供深層次的檔案信息服務,就必須構(gòu)建內(nèi)容豐富的檔案信息資源庫。例如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統(tǒng)信息庫等。

　　3、健全檔案信息服務法律法規(guī)

　　檔案信息環(huán)境安全的幾個關鍵點包括:檔案信息錄入安全、檔案信息存儲安全、檔案信息傳遞環(huán)境安全,因此要針對不同的環(huán)節(jié)制定不同的安全制度。例如，針對檔案數(shù)字化掃描和檔案信息網(wǎng)站等制定的一系列制度：

　?、佟稊?shù)字檔案館電子文件元數(shù)據(jù)實施要則》；

　?、凇稒n案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》；

　?、邸稊?shù)字檔案館檔案信息著錄與標引規(guī)則》；

　?、堋稒n案館計算機網(wǎng)絡安全及病毒防治手冊》；

　?、荨稒n案館門戶網(wǎng)站管理暫行辦法》等。

　　4、加大檔案人力資源開發(fā)力度

　　人才是知識服務體系的重要因素,知識服務的創(chuàng)新能力取決于人才的創(chuàng)新意識，做好檔案專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)工作是提高檔案信息服務的關鍵。檔案人員要有計劃地參加各類信息技術及網(wǎng)絡技術培訓，使得檔案工作人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術等知識?？梢愿鶕?jù)實際情況有步驟、有計劃的引進既懂檔案管理知識又懂計算機技術的復合型人才，從而為提高檔案信息服務能力添磚加瓦。

　　5、建立檔案知識共享平臺

　　知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識共享和創(chuàng)新,檔案信息只有在利用與共享過程中才體現(xiàn)其社會價值。檔案信息服務的意義就是為廣大利用者的信息需求創(chuàng)造有利條件,實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，要加強對檔案隱性知識的開發(fā)、管理和利用,創(chuàng)造能夠使隱性知識與顯性知識產(chǎn)生互動的機制和平臺，構(gòu)建數(shù)字檔案館內(nèi)部共享的知識庫和信息交流平臺,將隱性知識顯性化,并轉(zhuǎn)換為服務產(chǎn)品。

　　6、建立檔案信息服務評價體系

　　為保證檔案信息服務工作的高效開展,數(shù)字檔案館需要經(jīng)常對整個服務體系進行綜合評價。為此，需構(gòu)建檔案信息服務反饋平臺,通過此平臺檔案用戶可以在結(jié)束服務前對本次服務進行打分或留言（類似銀行辦理業(yè)務的評價服務）,并定期對檔案用戶進行問卷調(diào)查以獲得更為詳細的反饋信息。檔案管理人員在分析反饋信息的同時找出工作中的缺陷及問題,用以改進信息服務方式。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　檔案館數(shù)字化是什么意思？

　　數(shù)字化檔案館是以二進制編碼的數(shù)字方式存儲、處理館藏信息，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的一種新型檔案館。

　　檔案館數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲檔案信息。

　　館藏資源數(shù)字化

　　不光是檔案條目數(shù)字化，檔案的內(nèi)容（實體）同樣要數(shù)字化。

　　信息傳遞網(wǎng)絡化

　　通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。

　　用戶使用方便化

　　用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。

　　館際互連，資源共享

　　各數(shù)字化檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)相連，并通過標準接口來實現(xiàn)資源共享。