渝中檔案數(shù)字化服務(wù)

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。

　　檔案數(shù)字化具體是做什么的？

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

　　檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

　　離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

　　好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則

　　1、基本原則：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

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　　2、數(shù)字化對象的確定原則：

　　應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

　　3、符合國家法律法規(guī)的原則：

　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　4、價值性原則：

　　屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　5、安全保密管理原則：

　　確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

　　6、完整性原則：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　擴(kuò)展資料：

　　檔案整理的步驟：

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：

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　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂：

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整：

　　破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記：

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　6、裝訂：

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。