云南檔案數(shù)字化服務(wù)

　　云南檔案數(shù)字化服務(wù)是指將云南省內(nèi)的各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、錄入、整理、存儲(chǔ)等一系列工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、交換、共享和利用。數(shù)字化服務(wù)可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，同時(shí)也可以保護(hù)檔案資料的安全性和完整性，減少檔案資料的損失和浪費(fèi)。云南檔案數(shù)字化服務(wù)可以應(yīng)用于各種領(lǐng)域，如政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、教育機(jī)構(gòu)、文化機(jī)構(gòu)等，為各個(gè)行業(yè)提供更加便捷、高效、安全的檔案管理服務(wù)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ)，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項(xiàng)：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無(wú)，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　　④頁(yè)面修整：破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

　　云南省國(guó)家檔案館管理辦法

　　第一條為了加強(qiáng)國(guó)家檔案館建設(shè)、管理和服務(wù)，有效保護(hù)和利用檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《云南省檔案條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。第二條本省行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家檔案館的建設(shè)、管理和服務(wù)，適用本辦法。

　　本辦法所稱國(guó)家檔案館，包括縣級(jí)以上人民政府設(shè)置的各級(jí)綜合檔案館和專業(yè)檔案館。

　　綜合檔案館負(fù)責(zé)集中管理本行政區(qū)域內(nèi)對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種門類檔案，并依法向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。

　　專業(yè)檔案館負(fù)責(zé)集中管理某一專門領(lǐng)域或者特殊載體形態(tài)檔案，并依法向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。第三條國(guó)家檔案館遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、依法設(shè)置、全面收集、科學(xué)管理、公益服務(wù)的原則，履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會(huì)教育、提供政府信息公開查閱和電子文件管理等職能。

　　綜合檔案館按照省、州（市）、縣（市、區(qū)）行政區(qū)劃分級(jí)設(shè)置。專業(yè)檔案館按照特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案管理的需要設(shè)置。第四條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)，將國(guó)家檔案館事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，配備必要的設(shè)施設(shè)備和人員，將國(guó)家檔案館運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)和檔案征集、搶救保護(hù)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用及設(shè)備購(gòu)置等經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。第五條縣級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家檔案館工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。

　　發(fā)展改革、工業(yè)和信息化、財(cái)政、人力資源社會(huì)保障、國(guó)土資源、住房城鄉(xiāng)建設(shè)等部門按照各自職責(zé)，保障和支持國(guó)家檔案館事業(yè)的發(fā)展。第六條省檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)組織編制國(guó)家檔案館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，按照省人民政府批準(zhǔn)的規(guī)劃和有關(guān)檔案館布局要求設(shè)置國(guó)家檔案館。

　　州（市）、縣（市、區(qū)）人民政府及其城鄉(xiāng)規(guī)劃、國(guó)土資源、檔案行政管理等部門應(yīng)當(dāng)將國(guó)家檔案館的建設(shè)納入城鎮(zhèn)規(guī)劃，依法劃撥建設(shè)用地，規(guī)范建設(shè)，并根據(jù)檔案資源建設(shè)的需求，擴(kuò)建或者新建檔案庫(kù)房。第七條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)制定政策措施，支持國(guó)家檔案館購(gòu)買社會(huì)事務(wù)性管理服務(wù)，規(guī)范并支持檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)。第八條國(guó)家檔案館的選址、設(shè)計(jì)和建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家檔案館建筑應(yīng)當(dāng)為獨(dú)立建筑。

　　禁止改變國(guó)家檔案館建筑功能和用途；禁止非法占有國(guó)家檔案館建設(shè)用地、館庫(kù)。

　　住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門在國(guó)家檔案館建設(shè)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)審查時(shí)，應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)同級(jí)檔案行政管理部門專家參與審查。第九條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)制定檔案收集范圍細(xì)則，聽取上級(jí)檔案行政管理部門意見后，報(bào)本級(jí)人民政府批準(zhǔn)實(shí)施。

　　專業(yè)檔案館應(yīng)當(dāng)制定檔案收集范圍細(xì)則，經(jīng)本級(jí)檔案行政管理部門同意后，由其主管部門批準(zhǔn)實(shí)施。但法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十條機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定及時(shí)向國(guó)家檔案館移交檔案，并同步移交電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。

　　移交的檔案應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第十一條涉及地區(qū)性重大經(jīng)濟(jì)、政治、文化等活動(dòng)，主辦單位或者承辦單位應(yīng)當(dāng)會(huì)同同級(jí)綜合檔案館制定重大活動(dòng)檔案收集方案，指派專人具體負(fù)責(zé)形成文件材料的收集、整理、歸檔，并在活動(dòng)結(jié)束之日起90日內(nèi)移交檔案館。檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)。

　　第十二條縣級(jí)以上人民政府及其部門應(yīng)當(dāng)建立公務(wù)禮品檔案管理制度，按照國(guó)家和本省規(guī)定向同級(jí)綜合檔案館移交公務(wù)禮品檔案。綜合檔案館應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門庫(kù)房，配置專用設(shè)備，保存、展示本級(jí)機(jī)關(guān)的公務(wù)禮品。

　　第十三條國(guó)家檔案館可以通過接受捐贈(zèng)、購(gòu)買等形式，向社會(huì)征集非國(guó)家所有但對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案。國(guó)家檔案館接受捐贈(zèng)的，應(yīng)當(dāng)向捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書，并可給予獎(jiǎng)勵(lì)。

　　公民、法人和其他組織可以向國(guó)家檔案館寄存、出售對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案。

　　鼓勵(lì)著名人物檔案所有人向綜合檔案館捐贈(zèng)著名人物檔案。第十四條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)記述和反映重大歷史事件、著名人物、自然文化遺產(chǎn)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、特色產(chǎn)業(yè)等具有歷史價(jià)值、文化價(jià)值、行業(yè)特色的檔案進(jìn)行收集、整理。第十五條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將國(guó)家檔案館作為重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象納入應(yīng)急體系建設(shè)，確保檔案的優(yōu)先搶救和妥善處置。

　　檔案行政管理部門、國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)建立突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制，制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急演練。