浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)

　　浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)是指將企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其更加方便、快捷地存儲、查詢和使用。數(shù)字化處理包括掃描、識別、分類、歸檔、備份等一系列操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。數(shù)字化服務(wù)提供商會根據(jù)客戶需求，為其提供專業(yè)的數(shù)字化處理方案，并提供相關(guān)軟件和硬件設(shè)備。浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)的好處包括提高工作效率、節(jié)省存儲空間、便于管理和共享等。同時，數(shù)字化處理也能夠提高檔案的安全性，防止其被損壞或丟失。

　　如何選擇檔案外包公司

　　規(guī)模。即考察的注冊資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項目的科技進(jìn)行外包。如江門南大檔案外包服務(wù)，相對來說，這類有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，從長遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對有保障。

　　但也有例外情況存在。比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個人掛靠大，以大的名義對外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn)，檔案部門可要求提供項目管理機(jī)構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質(zhì)，并最終決定是否給予委托外包。

　　業(yè)務(wù)能力。即考察是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀(jì)律與要求。因此，從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務(wù)的來外包。

　　目前市場上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)，他們的主營業(yè)務(wù)是計算機(jī)技術(shù)服務(wù)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，因此好多外包對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包時，可通過交流、溝通，考察對檔案工作的熟悉程度，再決定是否外包。

　　技術(shù)狀況。即考察是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對計算機(jī)技術(shù)的要求并不高，一般的科技服務(wù)都有相應(yīng)的計算機(jī)能力承攬這項加工業(yè)務(wù)。與此同時，他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺。但是，光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。

　　檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數(shù)據(jù)存儲、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實體還原，每個環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。外包如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包時，檔案部門可要求外包提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點考察對數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實施方法。如有必要，可要求做模擬操作演示。

　　成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍?a href="http://oaoy.cn/tags/55.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案數(shù)字化加工經(jīng)驗?？偟膩碚f，檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長，外包進(jìn)入這個領(lǐng)域的時間則更短。2010年我校啟動檔案數(shù)字化工作時，浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的只有寥寥數(shù)家，如今兩年過去了，外包如雨后春筍般冒出來。

　　因為看到檔案數(shù)字化加工市場前景良好，許多科技服務(wù)兩年內(nèi)倉促披掛上陣。他們可以在短時間內(nèi)做到對檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌，但如果沒有經(jīng)過實踐檢驗，終究是紙上談兵。因此，在選擇外包時，建議檔案部門要了解一下外包在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包是否真正有能力承攬這項業(yè)務(wù)。考慮到不同行業(yè)檔案特點不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗的來外包。

　　管理水平。了解外包的數(shù)字化加工管理水平，除了看是否有完善的管理制度和有無對管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項目經(jīng)理的實際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進(jìn)行加工。

　　加工過程中的管理工作由項目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此，項目經(jīng)理的管理水平高低對加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項目經(jīng)理的管理水平上?？疾祉椖拷?jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場實地走訪。

　　檔案部門可以從現(xiàn)場員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對外包整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包相對更讓人放心。

　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知，外包為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。

　　因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該加工服務(wù)的檔案單位，例如江門檔案外包，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗收合格率是多少、實體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評價外包的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。

　　檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

　　離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

　　好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

　　1、您好，很高興回答你的這個問題；

　　2、檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享；

　　3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)；

　　4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。