檔案掃描件怎么自動整理

　　1.找到一款專業(yè)的掃描件整理軟件，例如檔案掃描軟件等，這些軟件都帶有自動整理的功能。

　　2.根據(jù)需要設置自動整理規(guī)則，例如按文件類型、命名格式、文件夾分類等進行整理。

　　3.將掃描件導入軟件中，啟動自動整理功能即可自動完成整理。

　　4.如果還有不滿意的地方，可以手動進行調(diào)整。

　　檔案收集整理工作流程

　　檔案收集整理工作流程如下：

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術(shù)修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區(qū)分標注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。

　　對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

　　如何進行檔案整理，整理的內(nèi)容和步驟

　?。ㄒ唬﹥?nèi)容包括：

　　區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。

　　（二）步驟可分為：

　　1、了解情況，擬訂方案主要應了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機構(gòu)、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。

　　2、區(qū)分全宗和分類

　　3、細分和組卷、草擬案卷標題

　　4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調(diào)整。

　　5、全面審查修改標題。

　　6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁號、件號。對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。

　　怎么整理一個檔案柜的文件。

　　1。對檔案進行分類不同類型的文件放到不同的文件柜或文件夾中

　　2。對檔案進行整理，弄出個目錄來方便查找

　　3。借閱的時候進行登記借件人與借出人簽字登記并寫明日期

　　4。歸還的時候也要進行登記同時也要對歸還日期與人員進行登記

　　5。對新增文件也要進行登記并分類存放。