監(jiān)理檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

　　監(jiān)理檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)主要有：

　　1.檔案管理不規(guī)范：由于監(jiān)理檔案管理的規(guī)范性較差，容易導(dǎo)致檔案保管不當(dāng)、檔案丟失或被竊取等問題。

　　2.檔案保管不當(dāng)：由于監(jiān)理檔案管理的不當(dāng)，容易導(dǎo)致檔案不完整、檔案混亂、檔案遺失或被盜等問題。

　　3.檔案信息泄露：由于檔案管理不規(guī)范，容易導(dǎo)致檔案信息泄露，給公司和客戶帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.檔案管理成本增加：由于監(jiān)理檔案管理的不當(dāng)，容易導(dǎo)致檔案管理成本增加，影響公司的運(yùn)營效率。

　　建筑工程檔案管理不當(dāng)會引發(fā)哪些法律問題

　　《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定（2001修正）》第二條第二款將城市建設(shè)檔案（簡稱“城建檔案”）定義為：“在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料”。其具體內(nèi)容涵蓋：

　?。?）城市建設(shè)勘測、建設(shè)規(guī)劃檔案；

　?。?）城市建筑工程檔案：含民用建筑工程、市政公用工程、交通運(yùn)輸工程、水利工程、城市戰(zhàn)備工程；

　?。?）城市建筑系統(tǒng)科研、設(shè)計(jì)檔案。

　　工程檔案的歸集由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，其應(yīng)在主合同中明確檔案編寫歸集的相關(guān)的要求；檔案中具體文件內(nèi)容由施工單位編寫，之后交由建設(shè)單位。如為總承包模式，由總承包單位負(fù)責(zé)搜集齊全各個分包單位的工程文件后再交由建設(shè)單位。建設(shè)單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和法人代表在已組卷成冊的工程文件上簽字蓋章，再向城建檔案館提出檔案驗(yàn)收申請及卷宗移交申請。

　　工程檔案的外部表現(xiàn)形式有紙質(zhì)檔案、聲像檔案（如照片、錄像）、電子檔案（如CAD圖紙、與紙質(zhì)檔案一致的掃描件等）。通過卷宗內(nèi)的卷內(nèi)備考表能夠初步知曉檔案涵蓋的文件類型、具體數(shù)量，以便于查詢利用的快速實(shí)現(xiàn)。

　　1、政府部門行政管理中有明確的要求

　　《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。

　　具體程序?yàn)椋汉税l(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，建設(shè)單位到工程所在地規(guī)劃分局或者行政許可中心填寫工程檔案登記表、領(lǐng)取檔案報(bào)送責(zé)任書。對符合條件、需要列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前30日，提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

　　建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗(yàn)收。工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)，向城建檔案館提交工程檔案。

　　上述程序?yàn)榻ㄔO(shè)主管部門的行政管理要求，如違反上述規(guī)定，行政機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令改正，并處以罰款。

　　2、發(fā)生爭議后客觀反映證據(jù)線索的材料

　　對符合城建檔案館接受范圍的檔案材料，經(jīng)過審查、驗(yàn)收環(huán)節(jié)保證了材料外觀上的整潔、完備、規(guī)范；如作為證據(jù)使用，也基本能夠滿足證據(jù)真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性的要求；因此可以得出結(jié)論，除非有相反證據(jù)證明與事實(shí)不符外，該工程檔案在裁判中有較高的證據(jù)力，應(yīng)作為律師關(guān)注和舉證的重點(diǎn)。例如：

　　1、依據(jù)檔案資料證明分包資格等；

　　2、是否屬于勘察錯誤，工程檔案可以提供判斷標(biāo)準(zhǔn)；

　　3、質(zhì)量、工期、造價(jià)糾紛的解決均需依據(jù)建設(shè)工程檔案資料；

　　面對存在相反主張的爭議雙方，法院經(jīng)常引入鑒定單位來解決專門的技術(shù)問題，如果雙方當(dāng)事人提交的過程性文件不全或者無法體現(xiàn)雙方真實(shí)意思，那么鑒定單位可能會由于沒有充分的文件、技術(shù)資料作為鑒定基礎(chǔ)，最終無法給出鑒定結(jié)論，導(dǎo)致案件遲遲不能裁判。所以，齊備的工程檔案為糾紛解決、司法鑒定及法院裁判提供了客觀依據(jù)。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示。“1”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗(yàn)收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項(xiàng)下的分項(xiàng)，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計(jì)文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　6分包單位資格報(bào)審表；

　　7設(shè)計(jì)交底及圖紙會審會議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計(jì)（方案）、專項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表；

　　9工程開工/復(fù)工報(bào)審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗(yàn)資料；

　　11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料；

　　13施工試驗(yàn)資料；

　　14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗(yàn)收記錄；

　　16工程計(jì)量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報(bào)驗(yàn)申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)（子分項(xiàng)）、分部（子分部）、單位工程的驗(yàn)收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評估報(bào)告等專題報(bào)告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個項(xiàng)目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。