監(jiān)理部檔案管理方案

　　一、總則

　　1、本方案旨在規(guī)范監(jiān)理部檔案管理，保證檔案的安全、完整、有效的使用，確保檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。

　　2、本方案適用于監(jiān)理部的所有檔案，包括但不限于合同檔案、現(xiàn)場報告檔案、設(shè)計檔案、設(shè)備檔案、檢測檔案等。

　　3、本方案由監(jiān)理部負(fù)責(zé)制定，由監(jiān)理部負(fù)責(zé)實施。

　　二、檔案管理

　　1、檔案管理以檔案管理員為主，由專人負(fù)責(zé)檔案的管理，確保檔案安全，保護(hù)檔案不受破壞。

　　2、檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案，確保檔案的完整性和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時補充或修復(fù)。

　　3、檔案管理員應(yīng)定期清理檔案，清理過期的檔案，確保檔案室的衛(wèi)生。

　　三、檔案使用

　　1、檔案的使用應(yīng)符合檔案管理的規(guī)定，檔案的使用者須遵守檔案管理的規(guī)定，不得將檔案用于非法用途。

　　2、檔案的使用只能在規(guī)定的時間內(nèi)，使用者須離開檔案室時，將檔案妥善放回檔案室，不得擅自帶出檔案室。

　　3、檔案的使用者須在使用檔案時，記錄檔案的使用情況，并及時將記錄交于檔案管理員。

　　四、檔案存放

　　1、檔案應(yīng)存放在檔案室內(nèi)，避免檔案受到潮濕、高溫、高濕等環(huán)境影響，并定期清理檔案室，保持檔案室的衛(wèi)生。

　　2、檔案應(yīng)妥善收納，檔案的存放順序應(yīng)按照檔案編號排列，以便查找和管理。

　　3、檔案應(yīng)建立目錄，每月更新一次，以便查找檔案。

　　五、檔案保護(hù)

　　1、檔案應(yīng)建立完善的安全防護(hù)措施，包括但不限于設(shè)置報警器、安裝監(jiān)控系統(tǒng)等，以確保檔案的安全。

　　2、檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份檔案應(yīng)存放在安全的地方，以防止檔案的丟失。

　　3、檔案的使用者應(yīng)尊重檔案的知識產(chǎn)權(quán)，不得擅自篡改、抄襲或散布檔案內(nèi)容。

　　六、檔案銷毀

　　1、檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過監(jiān)理部審批，按照檔案管理條例，完成檔案銷毀程序。

　　2、檔案銷毀應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全銷毀，不得將檔案交給任何第三方。

　　3、檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)保存銷毀記錄，以便查詢。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表；

　　9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進(jìn)度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設(shè)計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。