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基建工程監(jiān)理檔案管理
首先,基建工程監(jiān)理檔案管理的宗旨是:以嚴(yán)格的管理要求,為基建工程的管理和監(jiān)督提供有力的支持。其次,基建工程監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容包括:
?。?)工程建設(shè)項(xiàng)目概況:包括項(xiàng)目名稱、建設(shè)地點(diǎn)、建設(shè)單位、建設(shè)資金、建設(shè)計(jì)劃、工程類型等;
?。?)工程建設(shè)進(jìn)度:包括工程開工、中期檢查、竣工驗(yàn)收等;
?。?)工程監(jiān)理報(bào)告:包括監(jiān)理報(bào)告、安全報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、工期報(bào)告等;
?。?)工程經(jīng)費(fèi)支出:包括設(shè)備采購、施工報(bào)價(jià)、工程結(jié)算等;
(5)工程建設(shè)現(xiàn)場記錄:包括施工現(xiàn)場照片、設(shè)備安裝情況、施工記錄等;
?。?)工程建設(shè)合同:包括施工合同、監(jiān)理合同、結(jié)算合同等;
?。?)工程竣工驗(yàn)收文件:包括竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等。
最后,基建工程監(jiān)理檔案管理的重點(diǎn)是:要建立完善的工程監(jiān)理檔案管理制度,做到規(guī)范管理、準(zhǔn)確記錄,以保證基建工程的順利完成。
如何做好基建檔案管理工作
1基建檔案的作用
1.1基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容,基建檔案是單位檔案的組成部分之一,反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程,基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。
基建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準(zhǔn)確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料,是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中創(chuàng)造的知識(shí)成果,對提高單位發(fā)展水平,加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度,增強(qiáng)單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化,發(fā)揮著重要的作用。
1.2基建工程項(xiàng)目是指在同一個(gè)計(jì)劃任務(wù)書和總體設(shè)計(jì)內(nèi)進(jìn)行施工,由一個(gè)或幾個(gè)單項(xiàng)工程組成,經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算,行政上有獨(dú)立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施或建筑物,工程項(xiàng)目的特點(diǎn),決定了基建檔案具有技術(shù)含量強(qiáng)、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性,基建檔案為基建工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、文件編報(bào)、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證,是單位維權(quán)的依據(jù),是工程項(xiàng)目的寶貴財(cái)富。
基建檔案工作是基建工程建設(shè)的組成部分,按照基建工程文件材料形成規(guī)律進(jìn)行收集、分類、整理、鑒定、保存的基建檔案資料,實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則,為工程項(xiàng)目的實(shí)施提供檔案利用服務(wù),如在籌建一項(xiàng)工程項(xiàng)目的前期工作中,需要進(jìn)行項(xiàng)目可行性研究、上報(bào)建議書、選址、土地規(guī)劃等工作,必須查閱大量的過去和現(xiàn)在的檔案資料,作為申報(bào)和編報(bào)材料的科學(xué)依據(jù),在工程竣工驗(yàn)收階段,更是需要工程全部檔案資料作為驗(yàn)收工程質(zhì)量的必備條件。所以,需加強(qiáng)基建工程檔案管理工作,為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。
1.3基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程,真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌,基建檔案具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命,規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù),如有時(shí)單位部門需要工程管線的具體位置,就到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖,這時(shí)檔案資料就發(fā)揮了方便、準(zhǔn)確的服務(wù)功能。
基建檔案是工程質(zhì)量的反映,工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中,工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財(cái)產(chǎn)保障、使用保證等方面,在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項(xiàng)目質(zhì)量,工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序,對工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù),通過基建檔案質(zhì)量管理,提高工程項(xiàng)目質(zhì)量,隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展,重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多,提高對基建檔案重要性的認(rèn)識(shí),齊抓共管,是新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。
2基建檔案管理存在的問題
2.1面對發(fā)展機(jī)遇,國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化,也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn),在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問題和困難。
基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn),使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn),由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因,人們只重視工程本身,輕視工程檔案,基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展,造成了基建檔案工作滯后,反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作,工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下,制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
2.2檔案管理意識(shí)不強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠,基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng),基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大,人員不穩(wěn)定,使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié),檔案資料流向不清,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。
由于基建工程和檔案的專業(yè)性,工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序,缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力,使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。對基建檔案管理的觀念和認(rèn)識(shí)是做好基建檔案工作的前提和保證,目前,隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展,在適應(yīng)基建檔案管理新要求方面存在一定的問題。
2.3傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn),相關(guān)規(guī)章制度不健全,不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程,基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求,由于工程參建單位多,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一,如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一,格式和內(nèi)容不相同,給檔案部門帶來一定的負(fù)擔(dān)?;n案管理工作程序不規(guī)范,沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能,基建檔案管理措施不完善,對當(dāng)前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。
2.4基建檔案管理體制不完善,由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因,許多單位沒有建立基建檔案管理部門,基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全,檔案人員由其他管理人員兼職,沒有設(shè)立專職檔案人員,沒有專門的檔案工作場所,檔案質(zhì)量、安全得不到保障。
基建檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要,如沒有專門的庫房,檔案保管達(dá)不到“八防”要求,基建檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要,計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平,影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。
3基建檔案管理的對策
3.1增強(qiáng)檔案意識(shí),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,樹立科學(xué)理念?;üこ虣n案管理正逐步社會(huì)化、市場化、信息化,積極宣傳《檔案法》,正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證,以人為本,貫徹科學(xué)發(fā)展觀,基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作,變被動(dòng)為主動(dòng),有為才有位,使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí),齊抓共管,提供基建檔案管理水平。
基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門,單憑檔案部門是無法完成工作的,努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合,通過檔案利用事例,加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感,提高檔案工作的地位,使廣大利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。
3.2完善基建檔案管理體制,建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求,各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu),配備專職檔案人員,明確各自管理職責(zé),建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,深化職能,加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。
應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理,基建檔案工作涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、評優(yōu)選優(yōu)等階段,基建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容,細(xì)化各項(xiàng)制度并真正落實(shí)到部門和人員工作中,保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。
3.3做好基建檔案管理工作,建立基建檔案管理機(jī)制?;n案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一,嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。
3.3.1加強(qiáng)基建檔案的收集工作,基建工程各階段相互銜接,一個(gè)環(huán)節(jié)連著一個(gè)環(huán)節(jié),檔案資料收集不完整,可能影響其他階段工作的開展,所以,制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表,抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集,檔案部門要實(shí)行全過程跟蹤服務(wù),改進(jìn)工作方法和態(tài)度,貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施,采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎(jiǎng)懲制、崗位責(zé)任制等工作機(jī)制,分工明確,責(zé)任到人,確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責(zé)任。
3.3.2基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過程中,基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步,建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí),即開始基建文件的收集、整理、審查工作,建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí),完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作,從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。
建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制,在簽訂合同時(shí),明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng),并規(guī)定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準(zhǔn)備金,不提交齊全完整的基建檔案不予付款,有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。
采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施,即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中,納入基建工程規(guī)章制度中,納入崗位責(zé)任制中;基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步,與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步,與基建工程工作檢查同步,與基建工程竣工驗(yàn)收同步。保證基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行,從而保證了基建工程質(zhì)量。
3.3.3基建檔案整理立卷質(zhì)量是基建檔案管理和利用工作的保證,各參建單位應(yīng)嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作,遵循基建檔案的形成規(guī)律,保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系,單項(xiàng)工程又相互獨(dú)立,便于利用的原則,構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個(gè)整體。通過工程項(xiàng)目技術(shù)會(huì)議、技術(shù)交底等形式,解決基建檔案工作問題,形成工作會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報(bào)等文件,得到有效的溝通和效果,采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式,對基建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo),規(guī)范基建檔案整理立卷工作,統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。
3.3.4基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基建檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件,檔案人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)基建檔案工作情況,及時(shí)就當(dāng)前檔案工作出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性,爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持,設(shè)置符合要求的檔案庫房,配備檔案保管必須的“八防”設(shè)備,提高基建檔案工作環(huán)境條件。
3.3.5做好基建檔案開發(fā)利用工作,探索檔案服務(wù)機(jī)制?;n案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿,“今世賴之以知古,后世賴之以知今”,緊緊圍繞單位和社會(huì)中心任務(wù),挖掘基建檔案服務(wù)潛能,編制檔案檢索工具和編研材料,提高檔案利用率,充分發(fā)揮基建檔案的作用,為單位和基建工程各部門提供檔案服務(wù)。
3.3.6做好基建檔案驗(yàn)收、報(bào)送工作。國家檔案局頒布了《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》,加強(qiáng)基建檔案資料的管理,貫徹基建檔案備案制度、驗(yàn)收制度,執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟,基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗(yàn)收合格后,才可進(jìn)行基建工程的竣工驗(yàn)收,工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)做好基建檔案的移交工作,通過基建檔案驗(yàn)收工作,提高了基建工程管理和檔案管理水平。
3.4加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,增強(qiáng)檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法,使工程人員了解基建檔案管理知識(shí),檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí),優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),拓寬知識(shí)面。與時(shí)俱進(jìn),學(xué)習(xí)基建檔案業(yè)務(wù)、管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí),培養(yǎng)現(xiàn)代復(fù)合型人才。檔案人員應(yīng)樹立服務(wù)第一的意識(shí),找準(zhǔn)途徑,扎實(shí)工作,己所不欲,勿施于人,提高檔案工作的自豪感、責(zé)任感,為單位發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
3.5信息化時(shí)代,給基建檔案工作帶來了新的課題,基建檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù),適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式,探索基建檔案信息資源體系,根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況,使用檔案管理軟件,實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管,逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序,建立電子檔案數(shù)據(jù)庫,提高基建檔案管理效率。
總之,基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌,基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一,是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實(shí)服務(wù),替未來著想的工作。在新的時(shí)代,緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求,檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神,做好基建檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值,為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù),提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。
建筑類檔案管理怎么分類?。?/p>
一、基建工程項(xiàng)目檔案管理的基本概念
二、基建檔案收集范圍及保管期限
三、工程項(xiàng)目建設(shè)各階段文件收集與各方責(zé)任
四、基建工程文件和檔案的整理
五、基建工程文件管理要求
一、基建工程項(xiàng)目檔案管理的基本概念
1、定義:從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)的全過程中形成的,應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料
2、分類:(1)前期管理文件;(2)監(jiān)理文件;(3)施工技術(shù)文件及竣工圖
二、基建檔案收集范圍及保管期限
1、基建文件:(1)決策立項(xiàng)文件;(2)建設(shè)用地征地、拆遷文件;(3)勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件;(4)工程招投標(biāo)及合同文件;
?。?)開工文件;(6)商務(wù)文件;(7)竣工驗(yàn)收及備案文件
2、監(jiān)理文件:(1)監(jiān)理管理文件;(2)監(jiān)理工作記錄;(3)竣工驗(yàn)收文件
3、施工文件:(1)施工管理與驗(yàn)收文件;(2)施工管理資料;(3)施工技術(shù)資料;(4)施工測量記錄;(5)施工物資資料;(6)施工記錄;(7)施工試驗(yàn)記錄;(8)施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄
4、竣工圖:(1)綜合竣工圖(包括市政、管綜、地下構(gòu)筑物等);(2)建筑竣工圖;(3)結(jié)構(gòu)竣工圖;(4)暖衛(wèi)、燃?xì)饪⒐D;(5)電氣竣工圖;(6)通風(fēng)、空調(diào)竣工圖;(7)電梯竣工圖;(8)工藝竣工圖(工業(yè)項(xiàng)目)
三、工程項(xiàng)目建設(shè)各階段文件收集與各方責(zé)任
1、工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期文件
▲由建設(shè)單位收集積累(立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、批復(fù)等)
▲勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)文件的收集、積累,并按規(guī)定向建設(shè)單位移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料/文件
2、工程項(xiàng)目施工階段形成的文件
?。?)項(xiàng)目實(shí)行總承包的由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理并提交總承包單位匯總
?。?)由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件
?。?)項(xiàng)目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累
3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段形成的文件
由試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在該階段產(chǎn)生的各種文件
四、基建工程文件和檔案的整理
1、關(guān)于圖紙的折疊方法
根據(jù)規(guī)定,統(tǒng)一幅面為A4(297mm*210mm)
?。?)需裝訂成冊
?。?)不需裝訂成冊
**由上而下折,從右往左折,標(biāo)題欄留在外面**
圖框格式標(biāo)準(zhǔn)是在圖樣邊緣處繪制的一種邊框線,它對圖樣的使用和圖樣的繪制起著規(guī)定性的作用。
25mm
10(5)mm
10(5)mm
圖樣區(qū)
標(biāo)題欄區(qū)
10(5)mm
外框?yàn)榧?xì)實(shí)線,內(nèi)框?yàn)榇謱?shí)線
標(biāo)題欄內(nèi)標(biāo)明圖樣的內(nèi)容及圖樣所反映零、部件的名稱、代號(hào)、使用材料、繪制圖樣的單位,負(fù)責(zé)人簽字并注明圖樣的更改標(biāo)記和變化情況等內(nèi)容。
2、檔案分類組卷
(1)一般要求
群體建筑物按單項(xiàng)工程組卷;單項(xiàng)工程按先文字材料后圖紙,文字材料和圖紙均再按專業(yè)分類組卷;幾個(gè)工程共用一個(gè)文字材料的可單獨(dú)組卷
(2)具體要求
?、俳M卷前要檢查每一項(xiàng)目的施工技術(shù)文件、基建前期文件、竣工圖是否收集齊全,圖物相符。
?、谖淖中圆牧系赘逡宦墒褂脵n案要求的書寫材料,字跡工整,易于長期保存。
③邊會(huì)的竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖、圖面整潔、字跡清楚,修改竣工圖要符合規(guī)范要求。(底圖卷放)
3、組卷具體方法
?。?)一般的單項(xiàng)工程原則上文字材料和圖紙要分開立卷。
(2)綜合性大型工程按下列方法組卷:
?、倩ㄇ捌谖淖植牧习雌浞从车牟煌瑔栴}或名稱分別組成一卷或若干卷。
?、谑┕ぜ夹g(shù)文件、監(jiān)理文件立卷按反映的不同專業(yè)和問題分別組成若干案卷。
?、劭⒐D按其反映的不同專業(yè)組成若干案卷。
★★基建前期文件內(nèi)容/問題組卷
第一卷:基建計(jì)劃任務(wù)書等重要文件(項(xiàng)目建議書及批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等)
第二卷:建設(shè)用地征地、拆遷文件(用地許可證、地形圖、選址報(bào)告及批準(zhǔn)、拆遷協(xié)議書、報(bào)告等)
第三卷:地址勘探、測繪、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件(地勘報(bào)告、測繪成果報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、規(guī)劃方案、招投標(biāo)/設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理文件)
第四卷:工程竣工總結(jié)
第五卷:工程概算、預(yù)算、決算
第六卷:工程監(jiān)理文件
第七卷:其它文件
★★施工技術(shù)文件
?。?)土建專業(yè):①建設(shè)工程規(guī)劃許可證、開工證;②施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)交底;③地基勘探、驗(yàn)槽及處理記錄;④圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄;⑤原材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告;⑥施工試驗(yàn)報(bào)告;⑦施工記錄;⑧預(yù)檢記錄(定位測量等);⑨隱檢記錄;⑩工程質(zhì)量事故處理記錄;?驗(yàn)收記錄;?新材料、新技術(shù)、新工藝;?其它
?。?)暖衛(wèi)、燃?xì)猓ㄔO(shè)備)專業(yè):①圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄;②預(yù)檢記錄;③隱蔽工程驗(yàn)收記錄;④主要設(shè)備明細(xì)表及安裝記錄;⑤功能實(shí)驗(yàn)記錄;⑥室外管線測量記錄;⑦技術(shù)交底、施工日志;⑧竣工驗(yàn)收;⑨其它
(3)電氣專業(yè):①圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄;②預(yù)檢記錄;
?、垭[蔽工程驗(yàn)收記錄;④主要設(shè)備文件;⑤電氣調(diào)試記錄;⑥技術(shù)交底、施工日志;⑦發(fā)電、變電、供配電有關(guān)記錄;⑧竣工驗(yàn)收
(4)通風(fēng)、空調(diào)專業(yè):①圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄;②隱蔽工程驗(yàn)收記錄;③主要設(shè)備文件;④實(shí)驗(yàn)記錄;⑤設(shè)備調(diào)試記錄;⑥竣工驗(yàn)收
(5)電梯專業(yè):①合同、設(shè)備文件;②設(shè)計(jì)變更、洽商記錄;③隱蔽工程驗(yàn)收記錄;④主要設(shè)備明細(xì)表、檢驗(yàn)證書等;⑤設(shè)備調(diào)試記錄;⑥技術(shù)交底、施工日志;⑦竣工驗(yàn)收
?。?)工藝專業(yè)(工業(yè)項(xiàng)目):生產(chǎn)、機(jī)械設(shè)備安裝、調(diào)試記錄
★★竣工圖
?、倬C合竣工圖:總平面圖、豎向布置、室外管網(wǎng)綜合、設(shè)計(jì)總說明等;
?、诮ㄖ⒐D:建筑設(shè)計(jì)說明、總平面圖、各層平面圖、大樣圖、地下工程、電梯、樓梯、井道、防水、防火、門窗、廚衛(wèi)等
?、劢Y(jié)構(gòu)竣工圖:△結(jié)構(gòu)說明書、平剖面圖、各層大樣;△樓梯、電梯、預(yù)制梁、柱、板有關(guān)大樣圖、鋼結(jié)構(gòu)平剖面圖;△模板圖、鋼筋數(shù)量配比、連接件大樣圖
④暖衛(wèi)、燃?xì)饪⒐D:△設(shè)計(jì)說明書;△設(shè)備平、剖面及大樣圖;△鍋爐、泵房、熱力點(diǎn)、調(diào)壓站等輔助工程
?、蓦姎鈱I(yè):△設(shè)計(jì)說明書;△相關(guān)的平、剖面及大樣圖;△變電站、鍋爐房、空調(diào)機(jī)房、熱交換站圖紙
⑥通風(fēng)、空調(diào)專業(yè):△設(shè)計(jì)說明書;△相關(guān)的平、剖面及大樣圖
⑦電梯專業(yè):△設(shè)計(jì)說明書;△部件安裝圖;△電氣原理及布置圖、設(shè)備相關(guān)表格
?、喙に噷I(yè):△工藝流程圖;△設(shè)備平面布置圖;△生產(chǎn)設(shè)備相關(guān)圖紙;△設(shè)備安裝施工圖
4、卷內(nèi)文件排列
?。?)圖紙排列
按圖紙目錄順序,按專業(yè)分別排列(建筑、結(jié)構(gòu)、水暖電氣、設(shè)備(隨主體工程配套設(shè)施,如中央空調(diào)等))
無目錄的,按整體→局部順序排列
?。?)文字材料排列
①按重要程度
批復(fù)在前、請示在后;正文在前、底稿在后
?、诎磿r(shí)間順序
5、案卷編目
?。?)編頁號(hào)
?、倬韮?nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律編寫頁號(hào)
②頁號(hào)編寫位置
單面書寫的在右下角;雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角
?、垌撎?hào)編寫方法
△案卷裝訂的以每卷為單位,按順序編寫頁號(hào)
△案卷不裝訂的以每份文件為單位,從1起按順序編號(hào)
?。?)填寫卷內(nèi)目錄(卷內(nèi)文件明細(xì)表)
序號(hào)、文件編號(hào)(文件號(hào)或圖號(hào))、責(zé)任者(文件直接編制部門、署名者)、文件材料題名(每份文件標(biāo)題全稱)、日期、頁號(hào)(如案卷裝訂填寫每份文件首頁頁號(hào),最后一份文件首尾頁號(hào)都填;如案卷不裝訂填寫每份文件頁數(shù))、備注(對文件的特殊情況說明)
?。?)填寫卷內(nèi)備考表
記載歸檔前后卷內(nèi)文件變化情況、基本情況,放在每一案卷最后一頁)
填寫內(nèi)容:
①本卷共×件×頁
?、诹⒕砣?、檢查人、日期
?、刍ヒ娞?hào)(反映同一內(nèi)容而載體形式不同,并另行保存的檔案案卷的編號(hào),應(yīng)注明檔案載體的形式)
?。?)案卷封面編制
?、侔妇眍}名:項(xiàng)目名稱(代字或代號(hào))、項(xiàng)目專業(yè)/階段名稱、文件名稱
②立卷單位(編制單位):填寫負(fù)責(zé)文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門
?、燮鹬谷掌冢禾顚懓妇韮?nèi)文件的起止日期。應(yīng)注意不要把形成日期誤認(rèn)為歸檔日期。
?、鼙9芷谙蓿阂罁?jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限
?、菝芗?jí):依據(jù)保密規(guī)定填寫劃定的等級(jí)
?、迿n號(hào):檔案案卷編號(hào):分類號(hào)+順序號(hào)
歸檔章:檔號(hào)件號(hào)J.1--11
6、案卷裝訂
?。?)圖紙可不裝訂,文字材料裝訂
(2)永久保存的文件去掉金屬釘
?。?)采用不裝訂形式的要在每份文件右上角加蓋檔號(hào)章
7、編制檢索工具(抄寫案卷目錄)
五、基建工程文件管理要求:
1、實(shí)行“三納入”和“四同步”管理:將其形成、積累納入科技、生產(chǎn)、基建工作計(jì)劃,納入科技、生產(chǎn)等工作程序、納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。實(shí)行“四同步”:下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求;
檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況;評審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況;上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核時(shí),檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料。
2、將其形成、積累列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍
3、檔案部門要參加各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗(yàn)收、創(chuàng)優(yōu)評獎(jiǎng)活動(dòng),以確??萍嘉募耐暾?、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
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