公路工程監(jiān)理檔案管理制度

　　公路工程監(jiān)理檔案管理制度》（見附件），現(xiàn)印發(fā)給你們，請按照規(guī)定執(zhí)行。

　　特此通知。

　　附件：《中華人民共和國公路工程監(jiān)理檔案管理制度》

　　財政部

　　2020年3月1日

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數(shù)量、各種材料的檢驗批次、檢查點數(shù)、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。

　　2、必須及時做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項目質(zhì)量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質(zhì)保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質(zhì)量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。

　　做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質(zhì)勘察報告、各種合同、施工組織設計、方案等。由于及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。

　　施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時收集建設單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內(nèi)環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節(jié)能檢測資料等。及時收集設計單位的設計變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術資料的真實性和準確性

　　真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問題,不僅不能作為技術資料使用,反而造成工程技術資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

　　準確性是做好工程技術資料的核心。分部分項要劃分準確，數(shù)據(jù)計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質(zhì)量評定填寫應該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會產(chǎn)生任何歧義。

　　對于很多的分項工程檢驗批質(zhì)量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對應。

　　有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內(nèi)業(yè)就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當時不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。

　　施工技術資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶于動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的后果。這就要求發(fā)揮建設單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術負責人要對技術資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關。

　　資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為準確無誤后，方可填寫。如：技術安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規(guī)范進行，是否達到要求標準；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料準確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術資料的完整性

　　不完整的技術內(nèi)業(yè)資料將會導致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術資料，還要有相應的試驗資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質(zhì)量證明材料，我們平時的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關的資料放在一起，使質(zhì)量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責分明，簽認齊全

　　《建筑工程質(zhì)量檢驗評定標準》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗評定程序及組織”各級質(zhì)量把關人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關。自檢要通過現(xiàn)場與技術員、質(zhì)檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進行記錄，做到實際施工質(zhì)量與評定相吻合，并一一簽字確認；

　　對于各種隱蔽、變更及關鍵部位均要求相關人員參與見證并一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收及竣工質(zhì)量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場的技術資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗收。

　　在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應工程的施工進度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。

　　最好能實現(xiàn)微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調(diào)出來，有了這樣一個電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強度。

　　要建立相應的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實現(xiàn)標準化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?，應此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。

　　7、有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風，勤于問質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤于及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤于及時填寫各種隱蔽工程資料并及時找?guī)追胶炞C。勤于隨時到現(xiàn)場落實工程施工情況，比如：

　　基礎及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點，目前還未進行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡化，鼓勵軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實現(xiàn)技術資料網(wǎng)絡化收集管理的軟件。

　　因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟件實現(xiàn)不同技術人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關資料，實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。

　　求文檔:交通部公路工程竣工檔案目錄

　　公路工程檔案管理制度

　　公路工程檔案管理制度

　　公路項目C01項目經(jīng)理部

　　目錄

　　1目的與適用范圍...1

　　2制定依據(jù)...1

　　3編制內(nèi)容、順序及分工...1

　　4工程檔案資料編制要求...1

　　5工程檔案立卷歸檔要求...3

　　6工程檔案存放.5

　　7工程檔案管理實行質(zhì)量終身制...5

　　8組織機構(gòu)...5

　　9檢查...6

　　10獎罰辦法...6

　　11附件：附件1公路工程竣工檔案總目錄...6

　　1目的與適用范圍

　　為規(guī)范公路工程建設項目的工程檔案管理，加強工程內(nèi)業(yè)資料編制質(zhì)量，確保工程檔案資料準確、系統(tǒng)、完整，以為工程交(竣)工檔案的順利驗收和移交奠定基礎,特制定本辦法。

　　適用于公路項目經(jīng)理部工程資料的歸檔與管理。

　　2制定依據(jù)

　　2.1交通部頒發(fā)的現(xiàn)行公路工程標準、規(guī)范、規(guī)程。

　　2.2國家檔案局《國家重大建設項目歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。

　　2.3交通部2004年第3號令《公路工程(交)竣工驗收辦法》。

　　2.4交通部交公路發(fā)[2004]446號《關于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗收辦法有關事宜的通知》的通知。

　　2.5黑龍江省交通廳《公路工程檔案管理實施方案》(2005.4)。

　　3編制內(nèi)容、順序及分工

　　按照本辦法附件1公路工程竣工檔案總目錄所示內(nèi)容和順序收集、整理。

　　第四部分由施工單位編制，第五部分由參建單位共同完成。

　　4工程檔案資料編制要求

　　4.1項目部設專職資料員進行工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并分別不得少于3人。

　　4.2工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作必須按照本辦法的具體要求與工程建設同步進行。

　　4.3工程檔案資料文件編制要以《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2004）中各單位、分部、分項工程的劃分為原則，按照一公里路段為一個單元進行質(zhì)量評定；大、中、小橋及涵洞分別單獨進行質(zhì)量評定。

　　4.4表格填寫要求

　　4.1.1表頭填寫

　　項目名稱：雞西至訥河公路林口至拜泉段工程建設項目

　　承包單位：中國十五冶金建設雞訥公路項目C21項目經(jīng)理部

　　監(jiān)理單位：黑龍江省遠升公路工程監(jiān)理咨詢

　　合同號：以簽定合同的合同號為準

　　編號：工程施工表格表頭編號，按下列原則統(tǒng)一進行編號。其順序為:

　　發(fā)件人號表類表號受件人號序號

　　編號說明:

　?、侔l(fā)件人、受件人代號：承包人按其所在標段編列：路基路面合同段為C21；監(jiān)理合同段為沒M1、M2、M3、M4、M5、M6、M7、M8；I為駐地監(jiān)理辦、H為高級駐地監(jiān)理辦、Y為業(yè)主（或業(yè)主代表）。

　?、谛蛱枺喊戳魉柧幜?，每一個合同段不允許有重復編號。

　?、劾纾罕硖枺篊21A11I012

　　意義：C21標段致駐地監(jiān)理第012號“工程報驗單”（A-11表）。

　　表號:YB08C1003

　　意義：業(yè)主代表批復給C1標段的第003號“索賠審批表”（B-08表）。

　　4.4.2表格內(nèi)工程名稱的填寫

　　分項、分部、單位工程的填寫一律以部頒《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》規(guī)定名稱為準。

　　4.4.3表中單位及小數(shù)位數(shù)填寫

　　以國際單位為準，漢字或字母，同時注意字母的大小寫。小數(shù)保留位數(shù)必須符合試驗規(guī)程要求。

　　4.4.4施工表格填寫

　　時間準確，記錄數(shù)據(jù)真實，填寫項目齊全，不允許漏記或事后補記。圖樣清晰、圖表整潔、字跡工整、不許涂改、編造，內(nèi)容真實可靠。一律采用碳素筆或黑色鋼筆書寫。

　　4.4.5試驗、檢測記錄填寫

　　試驗數(shù)據(jù)的處理依據(jù)部頒《公路工程試驗規(guī)程》辦理，檢測標準、檢測方法、檢測頻率、評定方法以部頒（或設計）標準為依據(jù)進行填寫處理；施工過程控制以指揮部下發(fā)文件為準執(zhí)行。施工及監(jiān)理單位試驗用表詳見附件2。

　　4.4.6施工日志、監(jiān)理日志、試驗室日志填寫

　　施工日志必須詳細寫明日期、天氣、工程內(nèi)容、工程地點（樁號）主要人員、設備、材料投入使用情況，主要施工技術負責人、施工現(xiàn)場負責人、質(zhì)量負責人、完成的工程數(shù)量和質(zhì)量情況。

　　試驗室日志應詳細記載每天試驗進行情況、完成情況、試驗原始數(shù)據(jù)、實驗結(jié)果與結(jié)論，充分發(fā)揮試驗數(shù)據(jù)的代表性。

　　4.4.7簽字蓋章

　?、偎袃?nèi)業(yè)表格中的承包人、監(jiān)理工程師、檢測中心主任必須由本人填寫，不得代簽或漏簽，并加蓋名章；其他人員可簽字不蓋名章。

　?、陂_工報告、施工組織設計、圖紙會審紀要、技術交底等成冊資料封皮加蓋公章。

　?、劭⒐こ晒恚üこ虆R總表格）必須用電腦打印，但負責人、監(jiān)理簽字需要本人填寫，打印表格只允許用激光打印機。

　　5工程檔案立卷歸檔要求

　　5.1檔案數(shù)量及保管

　　由建設單位匯總成四套完整的檔案，一式四套：一套由建設單位歸檔保管；一套交接養(yǎng)單位歸檔保管；一套交檔案局歸檔保管；一套由施工、監(jiān)理單位自行保管。

　　5.2文件材料的整理、立卷

　　5.2.1施工文件應按合同段、分期工程、施工工序、內(nèi)容、時間排列組卷，各項施工原始記錄按路線進行方向，施工工序排列組卷。施工單位歸檔文件目錄詳見附件2，每道工序所需存檔內(nèi)業(yè)表格詳見附件3。

　　5.2.2附屬工程如房建、收費站等形成的文件材料，按城建檔案管理實施辦法立卷歸檔。（參照黑建規(guī)字[1990]第357號文件）。表格采用城建部門統(tǒng)一下發(fā)的最新表格。復印后即可使用。

　　5.5.3照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）聲像資料

　?、耪怼⒘⒕恚汗饭こ探ㄔO中形成的照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）聲像資料，按聲像、照片、磁性載體檔案管理規(guī)定、規(guī)范立卷歸檔。從立項到施工（隱蔽工程）到竣工及項目主要活動等，要全面反映項目建設的全過程，其中照片要按施工進展順序和項目主要活動分別組成案卷，排列順序。

　?、普掌瑱n案

　?、俟饭こ探ㄔO中形成的照片與底片一同放在專用的照片檔案盒中保存。

　?、谡掌瑱n案目錄：包括照片題名、照片文字說明、照片編號。

　　照片題名：在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前題下，將文字說明改寫成照片題名，照片題名不超過50個字。

　　照片文字說明：包括事由、時間、地點、人物、背景及攝影者。

　　a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

　　b.時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；

　　c.地點：被攝物所在的具體地點。

　　d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

　　e.背景：對提示照片影像主題具有一定作用的背景。

　　f.攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

　　照片編號：案卷內(nèi)照片的順序號

　?、鄄辉试S用數(shù)碼相機拍照

　?、芫砑箖?nèi)容要與卷內(nèi)目錄內(nèi)容相同。

　?、卿浺魩?、錄像帶、磁帶(光盤)等歸檔的磁性載體文件

　?、俦仨毷强勺x文件，無病毒，清潔，無劃傷，內(nèi)容完整、準確。

　?、跉w檔的磁性載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明，必須貼上標簽，一式兩份（A、B盤），一份作為保存件，不得外借。

　　a.磁帶（軟盤、光盤）的套、盒上需標注帶（盤）編號、軟件名稱、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標識。

　　b.錄像帶盒子上需標注帶編號、片名、攝制單位、攝制日期、密級等標識。

　　c.錄音帶盒子上需標注帶編號、片名、講話人姓名、職務、主要內(nèi)容和錄制日期，密級，講話時間等。

　　⑷照片、錄音帶、錄像帶磁帶日期寫法規(guī)定：如2007年5月21日應寫成20070521。

　　5.3案卷裝檔規(guī)則

　　5.3.1一般卷內(nèi)文件裝訂成一冊為一本案卷（一盒），也可一本案卷內(nèi)裝幾冊文件。

　　5.3.2案卷應由案卷封面、卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件和備考表組成，每卷內(nèi)容排列順序為：案卷封面—卷內(nèi)目錄—文件—備考表。

　　5.3.3案卷封面、卷脊、卷內(nèi)目錄及備考表由指揮部統(tǒng)一下發(fā)標準格式。

　　5.3.4卷內(nèi)文件應符合以下要求：

　　⑴歸檔文件材料要齊全，沒有缺頁、串頁及夾有空白頁，書寫工整，字跡、線條清楚。紙張采用70g/m2木漿亮白紙，為便于長期保管，格式統(tǒng)一，幅面為國際標準A4型紙（297mm×210mm）。

　　⑵卷內(nèi)文件的頁號：每卷從1開始（序號前不準加00），順序排號，用卡號機卡號，單面書寫右下角，雙面書寫面在右下角，背面在左下角，圖樣的頁號編寫在右下角，成套圖樣或印刷成冊不必重新編寫頁號，各卷之間不連續(xù)編寫頁號，頁號顏色為黑色。

　?、遣牧铣鰪S證明、合格證及委托的試化驗單，若紙張大小小于A4紙張的，應在此單據(jù)四周涂抹防腐或防蟲膠水并把此單據(jù)粘貼在A4紙上，并復制一份將復印件附在原件之后存檔，原件與復印件為同一頁號。

　?、纫粌园妇碛啥喾莼蚨鄡圆牧辖M合而成，其中要在每份或每冊材料的封皮上加蓋檔號章（例如施工合同一卷由多份合同組成，每份合同的封皮上要加蓋檔號章）。

　?、煽⒐D

　　a.施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖。

　　b.凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋并簽署竣工圖章作為竣工圖，在原圖上修改時應注明修改依據(jù)，經(jīng)編制、技術監(jiān)理人簽字方可歸檔。并經(jīng)監(jiān)理工程師審核，確認無誤后，方能同意竣工驗收。

　　c.竣工圖圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖。重新繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。

　　d.重復使用的標準圖通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

　　e.竣工圖整理完成后要加蓋竣工圖章。

　?、士⒐D章:由指揮部統(tǒng)一刻制、下發(fā)，尺寸為80mm×60mm紅色,包括編制單位名稱、編制人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位名稱、監(jiān)理單位技術負責人及標明是×××竣工圖，并且相關人員簽字及其他文字填寫要齊全、清楚，竣工圖章應蓋在竣工圖右下方的空白處。

　?、藞D紙的折疊：圖紙可以按BG/T10609.3-1989《技術用圖復制圖的折疊方法》,統(tǒng)一折疊成297mm×210mm大小,底圖不折疊,平放在專用底圖柢內(nèi);大于1號紙的底圖也可卷放裝筒。

　　⑻卷內(nèi)文件的裝訂：按省交通廳統(tǒng)一要求采用棉線加膠裝訂（在未裝訂前不允許用任何金屬物裝訂）；每卷厚度文件材料一般以2cm為宜，圖表一般不超過4cm，如同類文件數(shù)量較多，可分成幾卷，但每卷要有各自的卷皮、目錄和備考表，并在卷盒及卷皮的案卷題名中揭示內(nèi)容。

　?、脱b訂的竣工圖只需加蓋竣工圖章不需要加蓋檔號章。房建圖紙不裝訂，除加蓋竣工圖章外還需要再加蓋檔號章。

　　6、工程檔案存放

　　內(nèi)業(yè)資料要按其類別分放在不同的檔案盒內(nèi)，標識清楚；并配備充足的檔案裝俱，注意防潮蟲蛀。

　　7、工程檔案管理實行質(zhì)量終身制

　　工程檔案整理編制完成，并提交到建設單位后，并不免除施工單位應對其所承包項目的竣工文件、檔案的責任，項目法人及立卷人按各自的職責對所編制的竣工文件負終生責任，如發(fā)生重大事故，按國家有關規(guī)定追究相應行政和法律責任。

　　8、組織機構(gòu)

　　8.1項目部成立工程內(nèi)業(yè)檔案管理小組。

　　詳見

　　高速公路養(yǎng)護管理都需要建立哪些檔案？

　　1、增強高速公路項目建設中工作人員的檔案管理意識

　　高速公路的工程檔案對于公路在后期的使用、改建、擴建以及維修和養(yǎng)護方面都有著相當重要的作用。其具體表現(xiàn)為在后期的施工中能夠給相關單位提供可靠、有效的數(shù)據(jù)，這樣就可以減少不必要的資源浪費，提高工作效率。

　　因此在高速公路項目建設中，一定要不斷的對工作人員進行檔案管理意識的強化，建立一個良好的檔案管理的工作氛圍。在項目實施初期就應該將關于檔案管理的相關規(guī)定納入合同，項目進行中也要不斷的進行檔案管理相關知識的培訓，將檔案管理的重要性滲透到工作人員的思想和行動中去，從而使檔案管理工作貫穿于項目進行的始終。

　　2、從項目建設的基礎著手，對項目資料的整理嚴格把關

　　在資料的整理方面，由于涉及的單位較多，相關的檔案整理工作的進行也比較困難，那么要想將檔案工作做好，一定要從合同的簽訂、項目開工前的規(guī)劃，以及項目進行中檔案的管理工作三個方面進行。首先關于在承包合同的簽訂中，就應該資料的整理以及移交進行涉及，并且對出現(xiàn)問題的解決方案也要具體羅列。

　　其次在項目開工以前要對工作人員進行檔案管理工作的培訓，這樣才能使得后期的治療整理工作的質(zhì)量得到保證。最后，在項目進行中，應該加強對檔案管理工作方法的推行，明確檔案管理的重要性，對檔案管理工作做到實時跟進、監(jiān)督。

　　3、建立健全檔案管理相關制度

　　要想做好高速公路項目建設的檔案管理工作，建立一個能夠貫穿于項目全過程的控制體系是非常行之有效的辦法。在項目的日常建設中，項目建設單位、監(jiān)理單位以及政府將檔案管理作為平時檢查的一個基本方面，并且將其與相關單位的經(jīng)濟聯(lián)系起來，進行獎優(yōu)罰劣，形成一個系統(tǒng)的檔案管理控制體系，使項目建設中的檔案管理工作得到有效的開展。

　　4、嚴格按照相關規(guī)范和標準進行資料的交接

　　項目工程建設中，檔案一旦入庫，檔案管理工作也就完成了，因此一定要把好最后一道關，這樣才能確保項目檔案的真實性、完整性。在具體的工作中，要想把好檔案入庫這一關，，必須對檔案的交接進行規(guī)范化。

　　在檔案入庫工作進行前期，應該進行整個項目的檔案交接會議的召開，以便明確檔案的交接時間以及要求。另外還應該進行檔案質(zhì)量風險抵押金制度的建立，如果在竣工以后檔案中存在問題較多，可以對抵押金進行扣留。另外還可以將檔案編制的質(zhì)量問題作為項目建設單位的一項考核內(nèi)容，成為其進入市場的一個參考標準，從而提高建設單位的檔案管理工作積極性。

　　5、利用信息化，實現(xiàn)全方位的檔案整理體系

　　為了保證高速公路建設項目檔案管理的實施有效性，并且保證最終檔案的真實、可靠，在工程進行中，可以實現(xiàn)對檔案實行信息化管理。在信息化管理中，對各參與單位和部門進行責任人的確定，保證檔案管理信息化的全面落實。

　　相關的單位及部門還要進行兼職檔案管理員的配備，每個項目經(jīng)理不都應該有配備專職的檔案管理人員，然后檔案管理工作的進行由該段的總工程師進行負責。另外，對于國家新推行的相關法律法規(guī)，也要及時的進行普及，以便使工程的質(zhì)量得到保證。