工程監(jiān)理中檔案管理要點(diǎn)

　　一、工程監(jiān)理檔案的管理

　　1、根據(jù)《工程監(jiān)理檔案管理辦法》，建立完善的工程監(jiān)理檔案管理制度，健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)，指定檔案管理人員，確定檔案管理的職責(zé)和權(quán)限。

　　2、建立工程監(jiān)理檔案，按照規(guī)定的分類和編號(hào)方式，分類存放，設(shè)置檔案室，設(shè)置防潮、防盜、防污染等措施。

　　3、定期清理檔案，定期檢查檔案，對(duì)工程監(jiān)理檔案進(jìn)行完整性檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案中存在的問題。

　　4、定期更新檔案，定期備份檔案，確保檔案的安全性和完整性。

　　5、建立檔案查詢系統(tǒng)，提高檔案查詢的效率，便于檔案的管理和使用。

　　二、工程監(jiān)理檔案的保管

　　1、嚴(yán)格遵守《檔案保管條例》，維護(hù)檔案的安全性。

　　2、按照規(guī)定的分類和編號(hào)方式，分類存放檔案，確保檔案的完整性。

　　3、設(shè)置檔案室，設(shè)置防潮、防盜、防污染等措施，確保檔案的安全性。

　　4、定期清理檔案，定期檢查檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案中存在的問題。

　　5、定期更新檔案，定期備份檔案，確保檔案的安全性和完整性。

　　工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

　　1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

　?、贇w檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

　?、跉w檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

　　2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

　?、俑鶕?jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

　　②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

　　3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

　　建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

　　4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

　　5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

　　工程管理文件資料分類：

　　1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

　　工程監(jiān)理中檔案管理要點(diǎn)

　　2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

　　3）行政文件，歸綜合管理部；

　　4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

　　以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

　　工程檔案資料歸檔及保管知識(shí)

　　工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進(jìn)行具體編制、收集、整理，并在每項(xiàng)分部工程完成后，一個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。下面是我為大家分享工程檔案資料歸檔及保管知識(shí)，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、工程檔案資料歸檔責(zé)任劃分

　　1、工程準(zhǔn)備資料(包括開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)資料等)，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。

　　2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制并歸檔。

　　工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。

　　已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對(duì)監(jiān)理資料的`形成進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　3、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進(jìn)行具體編制、收集、整理，并在每項(xiàng)分部工程完成后，一個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。

　　工程監(jiān)理中檔案管理要點(diǎn)

　　4、工程竣工驗(yàn)收資料，由工程部組織，施工單位進(jìn)行驗(yàn)收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報(bào)送城建檔案館。

　　5、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團(tuán)工程結(jié)算目錄進(jìn)行收集整理，經(jīng)工程部審核，報(bào)工程主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋工程部公章，提交給預(yù)決算部，由預(yù)決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。

　　二、工程部資料員日常保管的資料

　　1、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋監(jiān)理公章，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。

　　2、工程開工報(bào)告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。

　　3、分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)：分包單位進(jìn)場(chǎng)10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋責(zé)任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、(主體)施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、材料檢測(cè)單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

　　4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部資料室或監(jiān)理資料員歸檔。

　　5、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報(bào)表報(bào)工程部(或監(jiān)理單位項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人審批后蓋章，向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理月報(bào)是否規(guī)范及符合要求。工程完工后，由項(xiàng)目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報(bào)工程主管(或監(jiān)理單位)領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔。

　　6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位。同時(shí)工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復(fù)要合并一起存檔。

　　7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)，內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號(hào)后當(dāng)天存檔。

　　8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。

　　9、單位工程坐標(biāo)定位測(cè)量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報(bào)資料室存檔，測(cè)量記錄必須有建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位簽字并加蓋公章。

　　10、簽證、委托、進(jìn)度申請(qǐng)：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批;進(jìn)度申請(qǐng)經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位，同時(shí)工程部資料室存檔1份。

　　11、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當(dāng)天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

　　12、檢測(cè)報(bào)告、勘察報(bào)告：相關(guān)項(xiàng)目檢測(cè)完畢由相關(guān)單位在1個(gè)月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類歸檔。

　　13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項(xiàng)目證照復(fù)印件：施工現(xiàn)場(chǎng)保存復(fù)印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復(fù)印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。

　　14、結(jié)算資料：施工單位報(bào)送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，項(xiàng)目經(jīng)理、工程部負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由相關(guān)單位給預(yù)決算部報(bào)一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時(shí)，資料室存檔1份。

　　15、材料報(bào)驗(yàn)：施工單位上報(bào)的材料報(bào)驗(yàn)資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報(bào)工程部負(fù)責(zé)人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗(yàn)報(bào)告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。

　　16、施工報(bào)驗(yàn)資料(包括各種施工記錄)：施工單位上報(bào)的隱蔽驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人在報(bào)驗(yàn)資料臺(tái)帳上審批，報(bào)驗(yàn)資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類存檔。

　　17、圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更：圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更要按照單位工程進(jìn)行分類歸檔，設(shè)計(jì)院下發(fā)的設(shè)計(jì)變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收，簽收日期精確到時(shí)分。工程部資料室同時(shí)保留1份存檔。

　　18、施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案：施工單位上報(bào)的《施工組織設(shè)計(jì)》經(jīng)監(jiān)理審核同意后7天內(nèi)歸檔?！妒┕そM織設(shè)計(jì)》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊(cè)章?！熬幹迫恕焙汀皩徟恕钡葯趦?nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人。不對(duì)外報(bào)送的工程《施工組織設(shè)計(jì)》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項(xiàng)目章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。

　　工程檔案整理應(yīng)該注意哪些

　　一、注意歸檔范圍全面性

　　歸檔范圍可細(xì)分為十二項(xiàng)，但一般分五大項(xiàng)即可：

　　1、工程準(zhǔn)備階段文件，此階段的文件主要是立項(xiàng)、建設(shè)用地、征地合同、職能部門審批文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)及各類合同，關(guān)鍵是要求保存好原件，有可能的話盡量保存二份以上原件，特別是前期的項(xiàng)目建議書，可行性報(bào)告，項(xiàng)目申請(qǐng)及批復(fù)等，移交時(shí)均需要原件；

　　2、工程施工文件，此部分的文件較多，容易蔬忽的往往是施工的過程記錄，設(shè)計(jì)變更記錄、技術(shù)變更聯(lián)系單，材料簽證的及時(shí)得保存，還有水電設(shè)備安裝的測(cè)試記錄，試運(yùn)行記錄，平時(shí)沒有及時(shí)收集保存資料，將在整檔移交時(shí)帶來很大的補(bǔ)救工作量；

　　3、監(jiān)理文件，此類文件特別是監(jiān)理月報(bào)、一定要原件并及時(shí)存檔，監(jiān)理規(guī)劃，實(shí)施細(xì)則按要求保存原件；

　　4、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件此兩類文件容易保存，但往往對(duì)工程概算書與工程驗(yàn)收會(huì)議記錄的保存容易疏忽，要注意。

　　二、注意平時(shí)歸檔的方法

　　在整理工程檔案材料時(shí)，平時(shí)一定要按歸檔范圍的要求分類，分階段保管文件，按照單體分別編號(hào)，標(biāo)識(shí)要明顯,易于保管查找,凡生產(chǎn)經(jīng)營過程發(fā)生的文字記錄均應(yīng)保存，歸檔及時(shí)并平時(shí)做好目錄整理，同時(shí)及時(shí)督促各項(xiàng)目部資料員及時(shí)報(bào)送資料,相互配合,在以后移交文件整理時(shí)起到事半功倍的效果。

　　三、工程檔案管理過程中，資料保管最好由專人負(fù)責(zé)，輕意不要換人，資料員要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，最好是全程跟蹤工程的進(jìn)展，對(duì)材料的試驗(yàn)報(bào)告，出廠證明合格證等在平時(shí)就應(yīng)及時(shí)保存，在對(duì)工程檔案的保存要有大體狀況的了解，做到心中有數(shù)。

　　四、臨近移交日期積極與建設(shè)檔案局聯(lián)系，根據(jù)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同)，減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請(qǐng)延期，做到及時(shí)溝通,避免不必要處罰。

　　五、行政檔案員與工程資料員要相互配合，及時(shí)溝通，工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管，中后期主要是工程資料員保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整個(gè)檔案的收集、保管、整理、移交工作。

　　如何做好工程檔案管理工作

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。