工程監(jiān)理檔案管理制度

　　一、總則

　　1.本制度適用于我公司工程監(jiān)理檔案的管理。

　　2.本制度旨在規(guī)范工程監(jiān)理檔案的管理，保證檔案的有效保管、統(tǒng)一管理、便于查詢(xún)、安全可靠。

　　二、檔案管理

　　1.我公司工程監(jiān)理檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案類(lèi)型、檔案編號(hào)、檔案標(biāo)題等要求，統(tǒng)一編排，分類(lèi)存放。

　　2.檔案應(yīng)當(dāng)按照一定的格式和規(guī)范進(jìn)行編寫(xiě)，并由檔案管理部門(mén)審核簽字后，方可入檔。

　　3.檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行定期清理，及時(shí)歸檔，保證檔案的完整性。

　　4.檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行安全檢查，確保檔案安全。

　　三、檔案使用

　　1.檔案的使用應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，維護(hù)公司和客戶(hù)的合法權(quán)益。

　　2.檔案的使用者應(yīng)當(dāng)簽署相關(guān)的檔案使用協(xié)議，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。

　　3.檔案的使用者應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檔案的安全管理，不得外傳或者轉(zhuǎn)讓給他人使用。

　　四、責(zé)任追究

　　1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，我公司將依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》及其他有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

　　2.對(duì)于損害我公司工程監(jiān)理檔案的行為，我公司將依法追究法律責(zé)任。

　　3.對(duì)于未能按照本制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理的行為，我公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國(guó)家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對(duì)受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過(guò)程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱(chēng)。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，也是我所對(duì)監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專(zhuān)業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對(duì)我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過(guò)程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過(guò)程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類(lèi)和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來(lái)表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類(lèi)，以區(qū)別于“圖書(shū)”“資料”；

　　第2位：填寫(xiě)字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類(lèi)，以數(shù)字來(lái)表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗(yàn)收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類(lèi)，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)附錄A）的順序編號(hào)；如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類(lèi)，是小類(lèi)項(xiàng)下的分項(xiàng)，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫(xiě)，如不劃分屬類(lèi)時(shí)可分別填寫(xiě)“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號(hào)。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測(cè)設(shè)計(jì)文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　6分包單位資格報(bào)審表；

　　7設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計(jì)（方案）、專(zhuān)項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表；

　　9工程開(kāi)工/復(fù)工報(bào)審表、工程開(kāi)工/工程暫停令；

　　10測(cè)量核驗(yàn)資料；

　　11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料；

　　12工程材料、購(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料；

　　13施工試驗(yàn)資料；

　　14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗(yàn)收記錄；

　　16工程計(jì)量單和工程支付證書(shū)；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件；

　　18各種報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)（子分項(xiàng)）、分部（子分部）、單位工程的驗(yàn)收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見(jiàn)書(shū)；

　　24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專(zhuān)題報(bào)告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個(gè)項(xiàng)目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級(jí)從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專(zhuān)人保管；監(jiān)理檔案的到期銷(xiāo)毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊(cè)，由指定人員見(jiàn)證銷(xiāo)毀。

　　第九條外單位來(lái)所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級(jí)的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時(shí)，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　工程資料管理制度：

　　1、工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2、為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專(zhuān)職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3、工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4、設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。

　　各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5、購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門(mén)統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。

　　工程資料管理辦法：

　　工程資料管理辦法是為適應(yīng)集團(tuán)新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序，按照國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅(jiān)持持證上崗，明確崗位責(zé)任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位，以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。

　　2、必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。

　　做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料，如中標(biāo)通知書(shū)，定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會(huì)出現(xiàn)缺少資料的情況。

　　施工過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來(lái)，不能堆積到一起再做，這樣就會(huì)造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。項(xiàng)目部指定專(zhuān)人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能及時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問(wèn)題和錯(cuò)誤，及時(shí)得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測(cè)資料，消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)資料、沉降觀測(cè)資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測(cè)資料等。及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

　　真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問(wèn)題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。

　　準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫(xiě)。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫(xiě)應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。

　　資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門(mén)，文字說(shuō)明部分要規(guī)范用語(yǔ)，不能采用口語(yǔ)或?qū)I(yè)語(yǔ)言，要讓外行人也能看懂，不會(huì)產(chǎn)生任何歧義。對(duì)于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，做出來(lái)的資料大都會(huì)出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫(xiě)上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒(méi)有想過(guò)有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場(chǎng)是不能用的，總是自以為是的填寫(xiě)資料，評(píng)定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對(duì)應(yīng)。

　　有部分人知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個(gè)過(guò)程用文字來(lái)描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過(guò)程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺(jué)得把現(xiàn)場(chǎng)干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺(jué)得內(nèi)業(yè)就無(wú)所謂，應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了，沒(méi)有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫(xiě)的資料都是證據(jù)。施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí)，切記偽造，有些資料員平時(shí)懶于動(dòng)手，等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴(yán)重失實(shí)的后果。

　　這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對(duì)技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當(dāng)面核對(duì)工程及用材情況，認(rèn)為準(zhǔn)確無(wú)誤后，方可填寫(xiě)。

　　如：技術(shù)安全交底是否屬實(shí)，是否落實(shí)到人；管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行，是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認(rèn)真填寫(xiě)資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術(shù)資料的完整性

　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會(huì)導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫(xiě)完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。除了質(zhì)量證明材料，我們平時(shí)的施工日志、測(cè)量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評(píng)定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全

　　《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定程序及組織”各級(jí)質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級(jí)評(píng)定，馬虎過(guò)關(guān)。自檢要通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長(zhǎng)共同檢查，對(duì)混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評(píng)定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；

　　對(duì)于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見(jiàn)證并一一簽字確認(rèn)。堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒(méi)有落實(shí)到位。及時(shí)對(duì)各種工程會(huì)議如：圖紙會(huì)審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會(huì)簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術(shù)資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專(zhuān)人把資料收集回來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類(lèi)整理。拿一般房建工程的資料來(lái)說(shuō)，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。

　　資料管理要建立專(zhuān)門(mén)的目錄臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理（文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁(yè)，以便于查閱），在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，要用的時(shí)候能立即調(diào)出來(lái)，有了這樣一個(gè)電子版的臺(tái)帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi)，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。

　　要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來(lái)了，等工程竣工的時(shí)候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過(guò)程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過(guò)程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會(huì)驗(yàn)收照片，各種性能檢測(cè)實(shí)測(cè)照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室，有專(zhuān)職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲(chóng)、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖模瑧?yīng)此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長(zhǎng)一點(diǎn)。

　　7、有敬崗愛(ài)業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風(fēng)，勤于問(wèn)質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時(shí)了解工程施工及用材情況；勤于及時(shí)地通過(guò)三方見(jiàn)證、報(bào)驗(yàn)、送檢；勤于及時(shí)填寫(xiě)各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。

　　勤于隨時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)落實(shí)工程施工情況，比如：基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行，核對(duì)需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行，真實(shí)地記載工程施工的全過(guò)程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點(diǎn)，目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵(lì)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)盡早開(kāi)發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。

　　因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實(shí)同步，就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí)，資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實(shí)現(xiàn)未來(lái)電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。

　　求監(jiān)理資料管理制度及落實(shí)的措施？

　　《監(jiān)理資料管理制度》要點(diǎn)：

　?。ㄒ唬⒊墙n案管理規(guī)定

　　1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫(xiě)或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫(xiě)的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫(xiě)紙，填寫(xiě)或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項(xiàng)目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊(cè)全稱(chēng)并加蓋公章；

　　（二）、收文程序

　　來(lái)文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

　　2、按照文件規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的文件登記在一張表上。

　　（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時(shí)處理

　　第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→返回發(fā)文單位

　　第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項(xiàng)目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

　　第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→蓋章→返回發(fā)文單位

　　第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

　　專(zhuān)業(yè)簽閱→歸檔

　?。ㄋ模l(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

　　1、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

　　2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

　　3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過(guò)項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

　　4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；

　　5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

　?。ㄎ澹?、收、發(fā)文登記

　　1、收文和發(fā)文分開(kāi)登記；

　　2、按資料分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起；

　　3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記；

　　4、工程變更獨(dú)立登記（總監(jiān)登記）；

　　5、多個(gè)單位工程的項(xiàng)目、多個(gè)分段的市政工程，項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)實(shí)際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

　　（六）、資料收集

　　資料收集范圍：政府部門(mén)、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項(xiàng)目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

　?。ㄆ撸?、資料編號(hào)

　　1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號(hào)為：A承建商類(lèi)、B監(jiān)理類(lèi)、C監(jiān)理內(nèi)部使用類(lèi)、D勘察設(shè)計(jì)類(lèi)、E業(yè)主類(lèi)；

　　2、各工程項(xiàng)目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號(hào)如下：

　?。?）、發(fā)文編號(hào)：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項(xiàng)目名稱(chēng)漢語(yǔ)拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號(hào)或區(qū)段號(hào)；

　　Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類(lèi)號(hào)。如“B4”表示“開(kāi)工令”,“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號(hào)。如1，2，3，……N。

　?。?）、收文編號(hào)：按城建檔案規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起，然后按照收文順序編寫(xiě)流水號(hào)；

　　3、若項(xiàng)目有多個(gè)單位工程或區(qū)段，將資料按驗(yàn)收棟號(hào)或區(qū)段分開(kāi)后再編號(hào)。

　?。ò耍?、資料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類(lèi)分別歸檔；

　　2、每大類(lèi)采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類(lèi)編號(hào)分開(kāi)；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　?。ň牛⑾蛞平毁Y料

　　分類(lèi)→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見(jiàn)附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類(lèi)，分別裝訂成冊(cè)；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現(xiàn)場(chǎng)資料員向上交資料時(shí)，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　　（十）、監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時(shí)移交

　?。ㄊ唬?、向檔案館移交資料

　?。ㄊ①Y料借閱

　?。ㄊ?、資料信息化管理

　　通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤(pán)，月底與資料一起上交。

　?。ㄊ模?、資料保管

　　1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。

　?。ㄊ澹?、失效資料處理

　　工程竣工后項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。

　?。ㄊ⒖偙O(jiān)、資料員的責(zé)任

　　總監(jiān)對(duì)監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。

　　工程監(jiān)理企業(yè)管理制度

　　給您提供一份參考，希望對(duì)您有所幫助！

　　xxx建設(shè)監(jiān)理

　　管理制度

　　發(fā)放編號(hào)：

　　受控狀態(tài)：

　　生效日期：XXXX-XX-XX編制：批準(zhǔn)：

　　目錄

　　1《文明辦公公約》----------------------------------------------------------------3

　　2《人員聘用辦法》----------------------------------------------------------------4

　　3《基礎(chǔ)設(shè)施采購(gòu)與管理辦法》------------------------------------------------------6

　　4《檔案資料管理辦法》----------------------------------------------------------------8

　　5《項(xiàng)目監(jiān)理資料管理制度》----------------------------------------------------------13

　　6《顧客溝通及服務(wù)制度》-----------------------------------------------------------16

　　文明辦公公約

　?。℉L-M034-01）

　　為提高整體企業(yè)形象，逐步創(chuàng)建“自律、自強(qiáng)、團(tuán)結(jié)、奮斗”的精神風(fēng)貌，特制定文明辦公公約。

　　1遵守勞動(dòng)紀(jì)律，上班不遲到不早退，外出必須向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。

　　2上班衣著整潔，佩戴崗位胸牌，上工地時(shí)必須戴安全帽。

　　3通話器、手機(jī)隨身帶，不得借給他人使用。

　　4文明辦公，禮貌待客，辦公區(qū)內(nèi)不得大聲喧嘩啦，辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，吸煙時(shí)可到洽談室或離開(kāi)辦公區(qū)。

　　5工作期間不得上網(wǎng)打游戲，不得利用辦公室電話聊天、查股票信息等與工作無(wú)關(guān)的電話。

　　6集體辦公室執(zhí)行衛(wèi)生值周制度。

　　7個(gè)人辦公桌隨時(shí)保持整潔，室內(nèi)不準(zhǔn)亂放雜物。

　　8自覺(jué)保持辦公樓內(nèi)清潔衛(wèi)生、不準(zhǔn)隨地吐痰、亂扔紙屑。

　　9辦公用品歸類(lèi)放置，方便存取。

　　10職員互相幫助、互相支持，既分工明確，又聯(lián)勞協(xié)作。

　　11加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高工作水平。

　　人員聘用辦法

　　（HL-M035-01）

　　1承攬的監(jiān)理項(xiàng)目均設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理站，項(xiàng)目監(jiān)理站是的基本生產(chǎn)單位，應(yīng)根據(jù)監(jiān)理項(xiàng)目的具體情況設(shè)項(xiàng)目總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表、專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員和其它輔助人員。

　　2項(xiàng)目總監(jiān)采取競(jìng)爭(zhēng)上崗的方法，擇優(yōu)選擇，由總經(jīng)理任命。

　　3專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員根據(jù)雙向選擇、擇優(yōu)組合的原則，由項(xiàng)目總監(jiān)與技術(shù)監(jiān)理部協(xié)商后推薦，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4監(jiān)理人員的聘用條件

　　4.1任職資格

　　4.1.1總監(jiān)理工程師必須具有中級(jí)以上技術(shù)職稱(chēng)注冊(cè)監(jiān)理工程師擔(dān)任，鐵路工程監(jiān)理項(xiàng)目的總監(jiān)還必須具有鐵路工程總監(jiān)的任職資格。

　　其中：一級(jí)總監(jiān)可擔(dān)任一等及一等以下工程項(xiàng)目的總監(jiān)；

　　二級(jí)總監(jiān)可擔(dān)任二等及二等以下工程項(xiàng)目的總監(jiān)；

　　三級(jí)總監(jiān)可擔(dān)任三等工程項(xiàng)目的總監(jiān)。

　　4.1.2專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師必須具有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)中級(jí)以上技術(shù)職稱(chēng)且具有監(jiān)理工程師資格證書(shū)的條件。

　　4.1.3監(jiān)理員

　　監(jiān)理員必須具有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)初級(jí)以上技術(shù)職稱(chēng)且具有監(jiān)理工程師資格證書(shū)的條件。

　　4.2任職的能力要求

　　4.2.1專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師及監(jiān)理員應(yīng)符合《項(xiàng)目監(jiān)理站管理辦法》中有關(guān)要求。

　　4.2.2項(xiàng)目總監(jiān)除符合《項(xiàng)目監(jiān)理站管理辦法》中有關(guān)規(guī)定外還應(yīng)符合下列要求。

　　A項(xiàng)目總監(jiān)必須加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理站的管理，調(diào)動(dòng)監(jiān)理人員的積極性，勤奮、謹(jǐn)慎地工作，保證監(jiān)理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，全面履行委托監(jiān)理合同，防止出現(xiàn)監(jiān)理人員違規(guī)、違規(guī)事件。

　　B項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)按《項(xiàng)目監(jiān)理站管理辦法》的有關(guān)要求，加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理站的成本控制和財(cái)務(wù)管理，嚴(yán)格控制項(xiàng)目監(jiān)理站的成本支出。

　　C項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)根據(jù)《項(xiàng)目監(jiān)理站管理辦法》的要求及時(shí)對(duì)監(jiān)理人員的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，并及時(shí)上報(bào)有關(guān)資料。

　　D項(xiàng)目總監(jiān)要具有一定的包容和協(xié)調(diào)能力，善于聽(tīng)取不同意見(jiàn)吸納正確意見(jiàn)，積極做好監(jiān)理站及承包單位各專(zhuān)業(yè)的協(xié)調(diào)工作，保證監(jiān)理的項(xiàng)目正常有序地進(jìn)行。

　　5考核

　　5.1項(xiàng)目總監(jiān)對(duì)本項(xiàng)目監(jiān)理站的專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師及監(jiān)理員按《項(xiàng)目監(jiān)理站管理辦法》中有關(guān)規(guī)定，每月進(jìn)行一次考核評(píng)價(jià)并填寫(xiě)考核評(píng)價(jià)表，上報(bào)。

　　5.2技術(shù)監(jiān)理部每半年對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理站進(jìn)行一次考核評(píng)價(jià)并填寫(xiě)考核評(píng)價(jià)表上報(bào)。項(xiàng)目總監(jiān)除符合《項(xiàng)目監(jiān)理站管理辦法》中有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)符合4.2條的要求。

　　基礎(chǔ)設(shè)施采購(gòu)與管理辦法

　?。℉L-M036-01）

　　1基礎(chǔ)設(shè)施分類(lèi)

　　A類(lèi)：現(xiàn)行的法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范、規(guī)定及其更改等技術(shù)文件；

　　B類(lèi)：檢驗(yàn)、測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備；

　　C類(lèi)：超過(guò)2000元的交通工具、計(jì)算硬件及軟件、辦公設(shè)施等；

　　D類(lèi)：項(xiàng)目監(jiān)理站租借的辦公及住所（委托人提供時(shí)不發(fā)生）。

　　2適用范圍

　　基礎(chǔ)設(shè)施的采購(gòu)與管理按有關(guān)項(xiàng)目監(jiān)理站的管理辦法執(zhí)行外，對(duì)A類(lèi)和B類(lèi)還要按本辦法執(zhí)行，對(duì)D類(lèi)由項(xiàng)目總監(jiān)按投標(biāo)書(shū)的承諾，能夠保證辦公場(chǎng)所獨(dú)立，生活自理。

　　3采購(gòu)過(guò)程

　　3.1根據(jù)辦公需求、投標(biāo)承諾、監(jiān)理合同、法規(guī)規(guī)章及等要求，由使用部門(mén)考慮經(jīng)濟(jì)適用、技術(shù)先進(jìn)等因素提出采購(gòu)要求，使用/提出部門(mén)填寫(xiě)《申購(gòu)單》，技術(shù)監(jiān)理部要復(fù)核采購(gòu)需求的符合性、時(shí)效性、實(shí)用性、副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理進(jìn)行決策審批。

　　3.2駐地由綜合辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。

　　4采購(gòu)信息

　　4.1對(duì)擬采購(gòu)的A類(lèi)實(shí)行動(dòng)態(tài)信息管理：綜合辦公室和技術(shù)監(jiān)理部應(yīng)建立長(zhǎng)期供方的各種信息渠道、收集來(lái)文的相關(guān)信息；項(xiàng)目監(jiān)理站應(yīng)搜集關(guān)于本站監(jiān)理工作的技術(shù)文件的需求及變動(dòng)，并向綜合辦公室提供信息，綜合辦公室應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理提供動(dòng)態(tài)信息。

　　4.2對(duì)擬采購(gòu)的B類(lèi)設(shè)施信息，必要時(shí)要求供方提供其質(zhì)量管理體系。

　　5采購(gòu)驗(yàn)證

　　采購(gòu)實(shí)施后將《申購(gòu)表》交綜合辦公室，由綜合辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)設(shè)施的驗(yàn)證。對(duì)A類(lèi)要驗(yàn)證其符合采購(gòu)要求，B類(lèi)要驗(yàn)證其合格檢定證書(shū)、產(chǎn)品合格證。

　　6 A類(lèi)技術(shù)文件管理

　　綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，執(zhí)行《文件和記錄控制程序》。

　　7 B類(lèi)測(cè)量設(shè)備管理

　　7.1綜合辦公室采購(gòu)的，綜合辦公室統(tǒng)一保管，建立《設(shè)備臺(tái)帳》，實(shí)行借用管理；項(xiàng)目監(jiān)理站按程序文件要求自行采購(gòu)的由項(xiàng)目監(jiān)理站報(bào)綜合辦公室，由綜合辦公室統(tǒng)一建帳，監(jiān)理站按借用。

　　7.2保管部門(mén)應(yīng)保證檢測(cè)設(shè)備借用/使用前在規(guī)定和檢定周期內(nèi)，并保存合格檢定證書(shū)。對(duì)測(cè)量成果不起關(guān)鍵作用的檢測(cè)工具（例如小卷尺等一些不必掌握精度的工具）勿需檢定。

　　7.3保管單位應(yīng)保證測(cè)量設(shè)備存放有適宜的環(huán)境。

　　7.4不能達(dá)到檢測(cè)精度時(shí)，保管部門(mén)應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，需報(bào)廢的檢測(cè)設(shè)備，經(jīng)批準(zhǔn)后，執(zhí)行財(cái)務(wù)有關(guān)制度。

　　7.5使用測(cè)量設(shè)備復(fù)核施工測(cè)量成果時(shí)，執(zhí)行《施工測(cè)量成果復(fù)核制度》。

　　檔案資料管理辦法

　?。℉L-M037-01）

　　為規(guī)范監(jiān)理站監(jiān)理管理，確保監(jiān)理數(shù)據(jù)管理有序，提高監(jiān)理質(zhì)量，對(duì)監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理資料按本辦法收集、整理。

　　1項(xiàng)目監(jiān)理站成立后，為了便于日常管理、檢索，監(jiān)理人員應(yīng)將監(jiān)理資料進(jìn)行分類(lèi)管理，分類(lèi)管理方法可根據(jù)需要自行規(guī)定或按如下規(guī)定執(zhí)行。

　　1.1合同類(lèi)

　　施工合同；委托監(jiān)理合同；分包單位資格報(bào)審表及分包相關(guān)資料；與工程建設(shè)有關(guān)的其它合同文件。

　　1.2監(jiān)理工作日志類(lèi)

　　監(jiān)理日志簿；監(jiān)理文件；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級(jí)證書(shū)（副本復(fù)印件）；監(jiān)理工程師上崗證等；總監(jiān)授權(quán)書(shū)；見(jiàn)證單位及見(jiàn)證人員授權(quán)書(shū)；關(guān)于更換監(jiān)理工程師的通知；監(jiān)理其它文件。

　　1.3監(jiān)理通知及月（季、年）報(bào)類(lèi)

　　監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工程師通知回復(fù)單；監(jiān)理工作聯(lián)系單。監(jiān)理月（季、年）報(bào)。

　　1.4進(jìn)度控制

　　施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表及施工組織設(shè)計(jì)（方案）。工程進(jìn)度計(jì)劃（含周、月計(jì)劃）；工程監(jiān)理延期申請(qǐng)表；工程最終延期申請(qǐng)表；工程暫令；工程開(kāi)工/復(fù)工報(bào)審。

　　1.5質(zhì)量控制

　　1.5.1質(zhì)量控制（驗(yàn)收資料）

　　A檢驗(yàn)批報(bào)驗(yàn)資料；

　　B分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)資料；

　　C分部工程報(bào)驗(yàn)資料；

　　D單位元工程有關(guān)資料。

　　1.5.2質(zhì)量控制（隱蔽工程驗(yàn)收資料）；

　　A隱蔽工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表及建筑物測(cè)理定位放線（復(fù)核）記錄。

　　B基槽（坑）開(kāi)挖驗(yàn)槽記錄。

　　C隱蔽工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表及檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、技術(shù)復(fù)核單。

　　D職工工資工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)及其它隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。

　　E旁站監(jiān)理記錄表。

　　1.5.3質(zhì)量控制（材料報(bào)驗(yàn)）；

　　A工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表質(zhì)量證明文件。

　　1.5.4質(zhì)量控制（見(jiàn)證取樣及試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告）；

　　A見(jiàn)證取樣單。

　　B施工單位試驗(yàn)資質(zhì)、試驗(yàn)設(shè)備計(jì)量檢定證明、試驗(yàn)人員資格證書(shū)。

　　C試驗(yàn)（檢驗(yàn)）報(bào)告。

　　D質(zhì)量缺陷與事故處理文件。

　　E當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)《建設(shè)、監(jiān)理、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工單位地基與基礎(chǔ)、主體驗(yàn)收意見(jiàn)表》。

　　F當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)對(duì)工程竣工驗(yàn)收的有關(guān)資料。

　　1.6投資控制

　　工程款支付申請(qǐng)表及相關(guān)資料；工程計(jì)量單和工程款支付證書(shū)；索賠文件資料；竣工結(jié)算審核意見(jiàn)。

　　1.7會(huì)議記錄類(lèi)

　　會(huì)議記錄：收發(fā)文登記；往來(lái)函件。

　　1.8設(shè)計(jì)文件

　　勘察設(shè)計(jì)文件；工程變更設(shè)計(jì)（均粘貼在設(shè)計(jì)說(shuō)明頁(yè)中）；圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要。

　　1.9圖紙類(lèi)

　　施工圖紙；變更設(shè)計(jì)圖紙等。

　　2對(duì)于監(jiān)理過(guò)程中由委托人或其它部門(mén)提供的文件、圖紙等資料要進(jìn)行收發(fā)登記、驗(yàn)證、標(biāo)識(shí)。

　　2.1收發(fā)登記

　　收發(fā)文件、圖紙時(shí)要登記，可在分類(lèi)資料盒內(nèi)放置目錄表（可自行設(shè)計(jì)）進(jìn)行登記。

　　2.2驗(yàn)證

　　收到文件資料、圖紙時(shí)，需進(jìn)行有效性驗(yàn)證。如委托人提供的文件、圖紙等產(chǎn)品檢驗(yàn)證，不適用、無(wú)效或遺失時(shí)，應(yīng)將存在問(wèn)題、總監(jiān)意見(jiàn)及處理結(jié)果等內(nèi)容填寫(xiě)《委托人提供產(chǎn)品不適用或遺失報(bào)告》。

　　2.3標(biāo)識(shí)

　　在對(duì)產(chǎn)品有效性驗(yàn)證后，應(yīng)對(duì)其標(biāo)識(shí)，蓋“受控”印章，并注明標(biāo)識(shí)、標(biāo)識(shí)日期。

　　分類(lèi)管理資料盒也標(biāo)識(shí)，可在資料盒上標(biāo)明盒內(nèi)資料分類(lèi)。

　　如有變更，應(yīng)在需要改部加蓋“作廢”印章。變更文件資料經(jīng)驗(yàn)證為有效后，作標(biāo)識(shí)并連同原件保存。施工圖紙的變更，加蓋“工程變更標(biāo)識(shí)章”。

　　3監(jiān)理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件在使用后要及時(shí)歸還原位。

　　委托人提供產(chǎn)品不適用或遺失報(bào)告

　　編目：頁(yè)碼：/

　　委托人提供產(chǎn)品

　　產(chǎn)品編號(hào)收到時(shí)間年月日

　　存在問(wèn)題：記錄人：年月日

　　項(xiàng)目總監(jiān)意見(jiàn)：總監(jiān)：年月日

　　處理結(jié)果記錄人：年月日

　　項(xiàng)目監(jiān)理資料管理制度

　?。℉L-M038-01）

　　1目的

　　規(guī)范項(xiàng)目監(jiān)理站編制工程監(jiān)理文件（監(jiān)理過(guò)程中形成的文件）及歸檔監(jiān)理竣工資料（按有關(guān)規(guī)定規(guī)范歸檔有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄）內(nèi)容、方法和要求，做到有序可控，追溯有據(jù)。本辦法統(tǒng)稱(chēng)監(jiān)理文件和監(jiān)理竣工資料為監(jiān)理資料。

　　2適用范圍

　　委托方對(duì)監(jiān)理資料整理和歸檔有書(shū)面特殊要求的，按委托方要求辦法，除此之外：

　　2.1委托方對(duì)監(jiān)理資料的整理和歸檔無(wú)指定要求，但有需移交監(jiān)理資料要求的。

　　2.2委托方對(duì)監(jiān)理資料的整理和歸檔無(wú)移交要求的。

　　3職責(zé)

　　3.1總工程師負(fù)責(zé)監(jiān)理竣工資料的移交和銷(xiāo)毀的審批。

　　3.2技術(shù)監(jiān)理部負(fù)責(zé)本辦法的編制、修改和歸口管理。負(fù)責(zé)監(jiān)理竣工資料的檢查、審核。

　　3.3綜合辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)理竣工資料的接收、管理和銷(xiāo)毀。

　　3.4項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)組織監(jiān)理文件的編制和監(jiān)理竣工資料歸檔的管理。

　　3.5專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員參加監(jiān)理文件的編制、收集、管理和監(jiān)理竣工資料的整理。

　　4監(jiān)理文件的編制和管理

　　4.1監(jiān)理文件的內(nèi)容必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）的規(guī)定。

　　4.2監(jiān)理文件的份數(shù)確定

　　監(jiān)理文件資料應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定內(nèi)容整理三份，兩份交竣工資料交委托人（其中一份由建設(shè)單位交市城建檔案館，委托人無(wú)此要求時(shí)可取消），一份竣工資料交綜合辦公室。可參看《記錄清單》。

　　其它監(jiān)理文件無(wú)指定份數(shù)，不要求歸檔，隨工程完工可由項(xiàng)目監(jiān)理站自行處理。

　　4.3在工程監(jiān)理過(guò)程中，按預(yù)定的份數(shù)編制監(jiān)理文件，注意收集有關(guān)歸檔的施工文件，并按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》或技術(shù)監(jiān)理部的規(guī)定放置于平時(shí)立卷盒內(nèi)，便于檢索和查閱。監(jiān)理文件要妥善保管，防止散失和損壞。

　　5監(jiān)理竣工資料的歸檔的范圍

　　5.1歸檔范圍、排列順序和保存期限應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄A的規(guī)定，可參看《記錄清單》。未執(zhí)行本規(guī)范的工程，組卷時(shí)允許以類(lèi)似的監(jiān)理文件和施工文件歸檔。如隱蔽工程記錄、工程檢查證可代替工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。單項(xiàng)專(zhuān)業(yè)工程，對(duì)施工文件中符合本專(zhuān)業(yè)規(guī)定的工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，如鐵路建設(shè)項(xiàng)目中的各種檢查證歸檔。

　　5.2項(xiàng)目總監(jiān)認(rèn)為有必要?dú)w入檔案的其它資料，如：監(jiān)理站與承包人意見(jiàn)不一致但經(jīng)委托人同意放行的資料，對(duì)材料提出特殊要求的資料，新材料、新技術(shù)、新工藝、新結(jié)構(gòu)的有關(guān)檢驗(yàn)資料，有關(guān)電子文件和聲像檔案等，都可列入歸檔交至綜合辦公室的資料內(nèi)，合并稱(chēng)為“其它資料”，附在最后。

　　6監(jiān)理資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

　　6.1監(jiān)理資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水。不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、雙面復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。

　　6.2交綜合辦公室的監(jiān)理竣工資料按長(zhǎng)期和短期分別組卷，以利交接、保管和銷(xiāo)毀。

　　6.3交綜合辦公室的監(jiān)理資料應(yīng)為原件。資料使用復(fù)印件時(shí)，加蓋復(fù)印紅色印章。

　　6.4監(jiān)理資料文字材料應(yīng)為A4幅面，不足的應(yīng)進(jìn)行粘/補(bǔ)貼。

　　6.5封面、封底和卷內(nèi)目錄宜采用鐵道部或建設(shè)部統(tǒng)一印制的。監(jiān)理資料的整理標(biāo)準(zhǔn)要符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》。

　　7監(jiān)理竣工資料的交接、保管與銷(xiāo)毀

　　7.1填寫(xiě)《工程監(jiān)理文件/資料交接清單》，不同的交接雙方簽字、蓋章。移交委托方的交接單交綜合辦公室存盤(pán)，移交綜合辦公室的交接單交技術(shù)監(jiān)理部留存考核。

　　7.2綜合辦公室應(yīng)將監(jiān)理竣工資料按時(shí)間或類(lèi)別妥善放置，保證資料存放的適宜條件和有效合理的利用。電子文件以光盤(pán)形式保存。

　　7.3監(jiān)理檔案期限滿后，綜合辦公室組織兩個(gè)以上造冊(cè)、簽名、經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

　　顧客溝通及服務(wù)制度

　?。℉L-M039-01）

　　1目的

　　通過(guò)對(duì)顧客的溝通、服務(wù)和滿意程度調(diào)查，了解是否正確理解并滿足顧客當(dāng)前和未來(lái)的需求和期望，并根據(jù)顧客反饋改進(jìn)質(zhì)量管理體系，不斷提高顧客的滿意程度及忠誠(chéng)度。

　　2范圍

　　適用于顧客實(shí)施的溝通和服務(wù)。

　　3職責(zé)

　　3.1綜合辦公室負(fù)責(zé)與顧客的溝通、服務(wù)和滿意程度調(diào)查，針對(duì)調(diào)查的結(jié)果及其它顧客反饋的信息進(jìn)行綜合分析，編制分析報(bào)告；

　　3.2管理者代表負(fù)責(zé)顧客滿意度調(diào)查表或調(diào)查方案的批準(zhǔn)；

　　3.3管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)根據(jù)滿意度調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。

　　4內(nèi)容

　　4.1顧客溝通

　　4.1.1綜合辦公室就合同執(zhí)行情況與顧客保持溝通，了解顧客的意見(jiàn)、需求及滿意程度，溝通采用電話、走訪、函件、會(huì)議等方式，需要時(shí)應(yīng)保持相關(guān)記錄。

　　4.1.2項(xiàng)目監(jiān)理部及造價(jià)咨詢(xún)部傳遞項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中顧客的需求，如因顧客的意見(jiàn)或要求需修改合同時(shí)，應(yīng)與顧客商討修改內(nèi)容，并將修改結(jié)果及時(shí)傳遞到相關(guān)部門(mén)。

　　4.1.3項(xiàng)目監(jiān)理部及造價(jià)咨詢(xún)部在服務(wù)提供過(guò)程中顧客投訴及發(fā)生嚴(yán)重不合格時(shí)，與顧客進(jìn)行溝通，并及時(shí)反饋到綜合辦公室，保存相應(yīng)記錄。

　　4.2服務(wù)回訪

　　4.2.1綜合辦公室編制竣工項(xiàng)目臺(tái)帳，并依據(jù)行業(yè)相關(guān)管理?xiàng)l例制訂回訪計(jì)劃?？⒐と陜?nèi)的監(jiān)理項(xiàng)目應(yīng)每年須組織一次回訪，以后可根據(jù)保修期限及工程實(shí)際情況再次組織工程回訪；造價(jià)咨詢(xún)項(xiàng)目應(yīng)在顧客完成項(xiàng)目后組織一次回訪。

　　4.2.2工程回訪結(jié)束后，綜合辦公室要保存回訪記錄，回訪采用走訪、函件、會(huì)議、傳真（電話）等方式。接到顧客投訴后，應(yīng)填寫(xiě)顧客投訴單，及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)投訴內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，及進(jìn)行處理。

　　4.3顧客滿意度評(píng)價(jià)

　　4.3.1監(jiān)理項(xiàng)目及造價(jià)咨詢(xún)項(xiàng)目完工后，應(yīng)調(diào)查顧客滿意度；綜合辦公室應(yīng)組織技術(shù)監(jiān)理部設(shè)計(jì)“監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)”、造價(jià)咨詢(xún)部設(shè)計(jì)“回訪記錄”。設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮項(xiàng)目的不同類(lèi)型及顧客的不同要求。

　　4.3.2通過(guò)對(duì)顧客的調(diào)查，綜合評(píng)價(jià)出顧客對(duì)的滿意程度。

　　4.4綜合辦公室每年年底，根據(jù)顧客回訪結(jié)果，以及從其它渠道獲取到的顧客滿意度信息（包括顧客的投訴、與顧客的日常溝通、媒體、消費(fèi)者協(xié)會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)等相關(guān)方反饋的信息等），整理出“顧客服務(wù)分析報(bào)告”，對(duì)需要采取糾正、預(yù)防或改進(jìn)措施的執(zhí)行《改進(jìn)措施控制程序》。