檔案管理制度監(jiān)理單位

檔案管理制度監(jiān)理單位

檔案管理制度監(jiān)理單位是指負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理制度實施情況的機構(gòu)或部門，它可以是檔案管理機構(gòu)本身，也可以是機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)或者其他社會組織的領(lǐng)導(dǎo)部門或管理機構(gòu)。監(jiān)督單位應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理制度的實施情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，保證檔案管理制度的有效實施。

如何制定檔案管理制度

文書檔案立卷歸檔制度
聲像檔案管理辦法
一、文書檔案立卷歸檔制度
(一)總則
第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
第五條 凡本繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。
2.本召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。
第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：
1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
(三)歸檔范圍
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條 本的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
第十三條 本的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 信訪工作材料。
第十五條 本與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本的歷史沿革、大事記及反映本重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
(四)平時歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。
(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。
二、聲像檔案管理辦法
(一)總則
第一條 為加強本的聲像檔案，特制定本辦法。
第二條 本的聲像檔案是指本各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。
第三條 聲像檔案是本全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
2.各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本有關(guān)的重大活動的聲像資料；
3.本有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本有關(guān)的重要聲像資料。
6.其它具有保存價值的聲像資料。
第五條 收集時間
1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。
2.檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。
第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；
3.聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集
1.檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；
2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。
第八條 聲像檔案費用的報銷
本各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。 (三)聲像檔案的整理〖HT〗
第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。
第十一條 分類、編號
1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。
第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫
1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫文字說明的要求：
(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全；
(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：
(3)文字簡潔、語言通順；
(4)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
第十四條 編制格式
1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2.卷內(nèi)目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。
3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。
第十八條 保管條件
底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；
照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。
(五)聲像檔案的開發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。復(fù)制的希望你滿意。

工程資料管理制度

工程資料管理制度：

1、工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2、為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。

3、工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進領(lǐng)用手續(xù)。

4、設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。

各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

5、購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。

工程資料管理辦法：

工程資料管理辦法是為適應(yīng)集團新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序，按照國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團的實際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

工程資料管理制度_百度百科

檔案管理制度

檔案管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,結(jié)合本實際情況和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。
一、 歸檔范圍
主要為工程和設(shè)備檔案資料:
1. 工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2. 設(shè)備檔案是鑒定評價（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見；運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、 檔案保密制度
1. 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守的各項保密制度。
2. 凡涉及不宜公開的機密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本人員需要查閱者，須經(jīng)本主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3. 凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露秘密。
4．對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責(zé)
1. 熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識。
2. 負(fù)責(zé)本建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務(wù)。
3. 按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進館的檔案。
4. 積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
5. 辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
四、檔案管理制度
1. 非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。
2. 檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便
3. 做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4. 對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5. 凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件，儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機使用。
6. 檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。
五、檔案安全制度
1. 嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2. 每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1. 本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。
2. 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。
3. 檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。
4. 查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。
5. 查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。
七、檔案的收集
1. 檔案管理人員收到內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。
2. 工程檔案資料按項目收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。
3. 設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4. 應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。
5. 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。
6. 項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
7. 本購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。

如何進行建設(shè)項目的檔案管理？

（一）依法治檔，增強項目檔案意識，加強對基本建設(shè)項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
基本建設(shè)項目檔案從動態(tài)和靜態(tài)兩方面記錄、反映了工程建設(shè)過程和建設(shè)成果，是項目建設(shè)的真實記錄，是項目建設(shè)、管理、生產(chǎn)（運行）、維護的重要依據(jù)和條件。同時基本建設(shè)項目檔案是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證，建立健全項目檔案也是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容。
各基本建設(shè)項目單位及相關(guān)單位都應(yīng)當(dāng)以對國有資產(chǎn)負(fù)責(zé)的精神，充分認(rèn)識基本建設(shè)項目檔案工作的重要性，加強對基本建設(shè)項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實將檔案工作納入基本建設(shè)管理程序，納入項目質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。基本建設(shè)項目檔案是國家的寶貴財富，任何人不得據(jù)為己有。各基本建設(shè)項目都應(yīng)當(dāng)依法建立健全項目檔案工作，建設(shè)項目單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位應(yīng)該建立檔案工作集中管理機制，建立完善項目檔案規(guī)章制度，明確規(guī)定技術(shù)人員、管理人員對項目文件材料形成、積累、整理及提交檔案的職責(zé)。
（二）檔案工作要與項目建設(shè)同步進行
堅持檔案工作與工程建設(shè)“三同步”是我國基本建設(shè)項目檔案工作的一條重要經(jīng)驗，也是基本建設(shè)項目檔案工作是否能達到預(yù)期效果的關(guān)鍵。一是項目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時建立檔案工作，加強對前期階段產(chǎn)生的文件材料的管理，在建設(shè)合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設(shè)項目的實施過程中，要同時檢查落實檔案工作的情況。三是在工程竣工驗收時，要同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按要求認(rèn)真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。要按國家要求組織竣工檔案資料的專項驗收。
（三）建立健全管理制度
基本建設(shè)項目檔案管理制度是保證項目檔案工作質(zhì)量的前提。各基本建設(shè)項目都應(yīng)根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)文件、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本項目的實際建立健全檔案管理制度。必須建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責(zé)任人。建設(shè)項目單位還應(yīng)編制檔案分類大綱，以指導(dǎo)竣工檔案的編制、整理工作。
（四）要嚴(yán)格按國家規(guī)定編制好竣工圖
竣工圖是整套竣工檔案的核心，它真實地反映了工程竣工時實際狀況，是項目生產(chǎn)（運行）、維護和改擴建的重要依據(jù)。各基本建設(shè)項目必須認(rèn)真按照國家有關(guān)規(guī)定進行竣工圖的編制工作，確?？⒐D質(zhì)量?？⒐D必須準(zhǔn)確反映項目竣工時的實際情況，做到圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽署完備。
（五）把好竣工檔案專項驗收關(guān)
齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案是項目生產(chǎn)（運行）、維護、改擴建的重要依據(jù)，也是項目竣工驗收的必備條件。每項基本建設(shè)項目都應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，進行項目檔案竣工驗收工作。對于沒有按照國家規(guī)定編制竣工圖或檔案資料存在重大缺陷的項目，不能給予驗收。
各基本建設(shè)項目單位都要以對國家高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感，確保每一項基本建設(shè)項目（工程）都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的竣工檔案資料，以便最大限度的發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展中的巨大作用。
各項目主管單位、各縣（市）區(qū)檔案局要切實負(fù)起責(zé)任，依法履行好對基本建設(shè)項目特別是對重點建設(shè)項目檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督職能。市檔案局將在適當(dāng)時候?qū)θ兄攸c建設(shè)項目檔案管理工作進行一次檢查或抽查。

求監(jiān)理資料管理制度及落實的措施？

《監(jiān)理資料管理制度》要點：
（一）、城建檔案管理規(guī)定
1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；
2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊全稱并加蓋公章；
（二）、收文程序
來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔
1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；
2、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上。
（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時處理
第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；
專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位
第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；
專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位
第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；
專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→蓋章→返回發(fā)文單位
第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；
專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔
第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。
專業(yè)簽閱→歸檔
（四）、發(fā)文程序 擬稿→審稿→簽發(fā)
1、會議紀(jì)要由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；
2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；
3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；
4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；
5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。
（五）、收、發(fā)文登記
1、收文和發(fā)文分開登記；
2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；
3、經(jīng)濟簽證獨立登記；
4、工程變更獨立登記（總監(jiān)登記）；
5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程，項目總監(jiān)根據(jù)實際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。
（六）、資料收集
資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。
（七）、資料編號
1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號為：A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設(shè)計類、E 業(yè)主類；
2、各工程項目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下：
（1）、發(fā)文編號：采用 MMi-Ni-XX 形式；
MM: 表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區(qū)段號；
Ni: 表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2 ”表示“工程進度跟蹤表”；
XX: 表示流水號。如1，2，3，……N。
（2）、收文編號：按城建檔案規(guī)定的分類，屬于同類編號的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號；
3、若項目有多個單位工程或區(qū)段，將資料按驗收棟號或區(qū)段分開后再編號。
（八）、資料歸檔
1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；
2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開；
3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。
（九）、向移交資料
分類→裝訂→上交
1、每月上交歸檔資料（見附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊；
2、每月28日前須將本月資料整理好上交；
3、現(xiàn)場資料員向上交資料時，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。
（十）、監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時移交
（十一）、向檔案館移交資料
（十二）、資料借閱
（十三）、資料信息化管理
通過計算機完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交。
（十四）、資料保管
1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；
2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。
（十五）、失效資料處理
工程竣工后項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。
（十六）、總監(jiān)、資料員的責(zé)任
總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。