電子檔案掃描規(guī)范

電子檔案掃描規(guī)范是一項(xiàng)有關(guān)如何掃描文件的標(biāo)準(zhǔn)，它的目的是確保掃描出的文件質(zhì)量達(dá)到最佳水平，以便能夠在后期處理中可靠地使用掃描出的文件。

1. 分辨率：掃描的分辨率應(yīng)根據(jù)掃描的文件類型進(jìn)行調(diào)整，一般來(lái)說(shuō)，圖片需要較高的分辨率，文字文件則可以使用較低的分辨率。

2. 文件格式：掃描出的文件應(yīng)以PDF格式保存，以便在后期處理中可以靈活使用。

3. 圖像質(zhì)量：掃描出的文件應(yīng)盡可能保持文件原有的圖像質(zhì)量，以便在后期處理中能夠清晰的顯示文字和圖像。

4. 文件名：掃描出的文件應(yīng)以有意義的文件名進(jìn)行命名，以便在后期處理中可以快速找到所需文件。

5. 文件大?。簰呙璩龅奈募?yīng)盡量減小文件大小，以減少存儲(chǔ)空間的消耗，同時(shí)也可以加快文件的傳輸速度。

電子檔案怎么制作

電子檔案怎么制作

一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是我為大家整理電子檔案怎么制作相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

電子檔案制作步驟如下：

1、檔案整理：掃描前對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌的整理工作。

2、著錄建庫(kù)：利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)軟件經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作后的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)；（一般通過(guò)政務(wù)網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶）

3、檔案掃描：根據(jù)檔案原件的不同特點(diǎn)，使用相應(yīng)的掃描儀和掃描方式對(duì)檔案逬行掃描。

4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無(wú)缺漏頁(yè)，影像方向是否正確等，并視需要對(duì)所掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。

5、圖像存儲(chǔ)：存儲(chǔ)時(shí)按全宗、目錄、案卷分級(jí)建立文件夾存儲(chǔ)，其中的一份文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式。

6、數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對(duì)建成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像的質(zhì)量分別進(jìn)行質(zhì)量檢查和技術(shù)把關(guān)。

7、數(shù)據(jù)掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案圖像信息之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收：對(duì)掃描的`圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息掛接的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽樣檢查并對(duì)合格數(shù)據(jù)提交甲方驗(yàn)收。

9、數(shù)據(jù)備份：將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描的圖像信息及時(shí)地刻錄光盤或依據(jù)甲方要求的介質(zhì)和份數(shù)進(jìn)行備份。

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能

檔案管理系統(tǒng)主要功能：檔案流水化采集功能實(shí)現(xiàn)多人多客戶端對(duì)多本檔案同時(shí)進(jìn)行掃描采集功能，并按操作角色進(jìn)行分工及權(quán)限管理。以下我為大家整理了電子檔案系統(tǒng)的功能，希望對(duì)大家有所幫助！

1、檔案類型管理：

可自由定義檔案的管理類型及其架構(gòu)，符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

2、檔案屬性管理：

屬性分為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據(jù)分類進(jìn)行繼承，并且可以調(diào)整自由匹配列表顯示屬性，實(shí)現(xiàn)客戶對(duì)于不同類型檔案（如實(shí)物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。

3、檔案信息的采集：

提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁(yè)新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號(hào)、順序號(hào)等對(duì)應(yīng)信息批量對(duì)應(yīng)上傳的功能。

4、歸檔編輯功能：

文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個(gè)界面上，即可實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全過(guò)程。

不同的用戶可根據(jù)被授予的權(quán)限，在不同的文件管理分類中分散進(jìn)行整理工作，亦可利用歸檔編輯功能實(shí)施集中整理，甚至根據(jù)管理需要，采用混合模式對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

5、權(quán)限管理：

針對(duì)不同管理對(duì)象（如不同的電子案卷）可采取不同的權(quán)限控制，提供使用權(quán)限以及接觸密級(jí)權(quán)限的二維權(quán)限管理。

6、編號(hào)管理：

檔案注冊(cè)可自動(dòng)生成歸檔編號(hào)、統(tǒng)計(jì)文件數(shù)及頁(yè)數(shù)，完成檔案歸檔

7、檔案借閱申請(qǐng)：

當(dāng)只有條目閱讀權(quán)，但需要查看信息的內(nèi)容時(shí)，可向該條信息的管理員申請(qǐng)借閱電子文檔。

8、檔案利用統(tǒng)計(jì)：

有權(quán)限的用戶可隨時(shí)對(duì)文檔的利用情況、利用明細(xì)以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計(jì)。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統(tǒng)計(jì)文檔的使用熱度。

9、檔案檢索：

持按關(guān)鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

10、過(guò)期檔案管理：

根據(jù)國(guó)家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過(guò)保管期限的檔案實(shí)體可以銷毀。對(duì)于電子檔案，超過(guò)保管期限時(shí)，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲(chǔ)空間許可，注銷或轉(zhuǎn)移保存更為可取。

電子檔案存儲(chǔ)管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)電子文件的存儲(chǔ)管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件存儲(chǔ)與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章，結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三條 本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術(shù)語(yǔ)解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過(guò)編碼和解碼來(lái)輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件存儲(chǔ)管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲(chǔ)的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲(chǔ)

第五條 電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對(duì)于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：

（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于其它類型的文檔，如果無(wú)法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。

4、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)光學(xué)分辨率不低于200dpi，對(duì)于照片檔案來(lái)說(shuō)分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對(duì)于16mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于200 dpi，對(duì)于35mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲(chǔ)要求參見圖像文件的存儲(chǔ)要求。

2、存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、多媒體文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（七）數(shù)據(jù)庫(kù)文件

1、數(shù)據(jù)庫(kù)文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、超文本文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（九）計(jì)算機(jī)程序

1、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、計(jì)算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺(tái)說(shuō)明應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類型的存儲(chǔ)辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明并一同存儲(chǔ)。

第六條 對(duì)電子檔案的說(shuō)明性文檔一律用TXT文檔編寫。

第七條 在符合軟、硬件平臺(tái)條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的`口令、密匙、權(quán)限管理說(shuō)明等應(yīng)同電子檔案一并存儲(chǔ)。

第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲(chǔ)。

第十一條 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中設(shè)計(jì)的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲(chǔ)。

第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲(chǔ)載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長(zhǎng)期保存載體。

第十四條 對(duì)于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1、存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對(duì)濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。

第十六條 電子文件存儲(chǔ)時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的隱患，對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存儲(chǔ)。

第十七條 存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。

第十八條 電子檔案的有效性保證：

（一） 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲(chǔ)載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲(chǔ)載體出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲(chǔ)載體進(jìn)行復(fù)制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行升級(jí)轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。

3、復(fù)制后舊版存儲(chǔ)載體應(yīng)至少保留四年。

（二）刻錄光盤時(shí)采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

（三）對(duì)磁性載體每2年、光盤每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。

（四）存儲(chǔ)在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。

（五）檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。

怎樣建立電子檔案

問題一：如何建立電子檔案？詳細(xì)點(diǎn)的 是把紙質(zhì)文件掃描進(jìn)電腦，然后弄成方便查詢的電子文檔或者檔案？
紙質(zhì)檔案變成電子檔案首先得掃描，用一個(gè)小軟件給檔案自動(dòng)編號(hào)。然后簡(jiǎn)單的做一下圖像處理。各或單位對(duì)歸檔，查詢應(yīng)該有自己不同方法，所以沒有統(tǒng)一的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，得定制軟件。有了這個(gè)軟件，必須還得要手工錄入和圖像的掛接，這樣既能查詢到關(guān)鍵的信息，還能根據(jù)信息看到掃描的圖像

問題二：如何整理建立電子檔案并歸類 可以買個(gè)檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對(duì)企事業(yè)單位的一些標(biāo)準(zhǔn)。

問題三：電子檔案是什么？怎么做?。? 電子文件檔案數(shù)據(jù)中心主要用于存儲(chǔ)黨政機(jī)關(guān)、相關(guān)企事業(yè)單位實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件信息。這些信息通過(guò)電子文件檔案數(shù)據(jù)中心可轉(zhuǎn)化成為檔案或資料。電子文件檔案數(shù)據(jù)中心將成為 *** 歷史信息的集中地，所有政務(wù)信息都將通過(guò)電子文件檔案數(shù)據(jù)中心得以妥善處理。建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)有如下目的意義：1、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理有保存價(jià)值的電子文件將逐步做到即時(shí)歸檔，即文件信息處理結(jié)束后自動(dòng)向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交。這樣將大大提高文件的時(shí)效性，并減少文件信息歸檔過(guò)程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時(shí)提供利用，同時(shí)不影響文件信息的整理。2、減少重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，各機(jī)關(guān)單位把辦公和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復(fù)勞動(dòng)，減少了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。3、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島。設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心把各單位的文件檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，所有歷史文件信息均通過(guò)數(shù)據(jù)中心對(duì)外服務(wù)，當(dāng)然信息共享并不意味著實(shí)體的集中管理，各個(gè)單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實(shí)體的作用。4、保障數(shù)據(jù)的安全性設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進(jìn)行日常的維護(hù)管理工作?？梢酝ㄟ^(guò)采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權(quán)限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份、數(shù)據(jù)備份機(jī)制等。通過(guò)這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個(gè)單位管理有更強(qiáng)的保障。5、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范所有 *** 關(guān)于電子文件信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范均由電子文件檔案數(shù)據(jù)中心制定，各單位必須依照制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立 *** 管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價(jià)值最大化。6、統(tǒng)一窗口，開放利用

問題四：如何把照片弄在電子檔案上面。 30分 照片用掃描儀掃描，或相機(jī)翻拍、手機(jī)拍照。
在辦公軟件中打開自己的電子檔案，插入圖片－>選剛才掃描好或牌照好的照片，
照片尺寸不合適的話，用美圖軟件或者丹青唬件管理系統(tǒng)、格式工廠等圖片處理軟件處理成規(guī)定尺寸，粘貼在電子文檔相應(yīng)的地方。

問題五：怎樣在電腦上建立人事檔案 我是專業(yè)做檔案用品的，我這有人事檔案管理系統(tǒng)，送你一套
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問題六：如何建立企業(yè)電子信息檔案管理系統(tǒng) 電子信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了企業(yè)管理的方方面面，成規(guī)模的所有企業(yè)都具有自己的信息化管理平臺(tái)，并隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，不斷升級(jí)、更新?lián)Q代。企業(yè)檔案管理作為其中的一個(gè)功能模塊，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應(yīng)對(duì)信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。
1、企業(yè)檔案管理信息化的軟環(huán)境
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計(jì)劃)最具代表性。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。
2、電子檔案管理的特點(diǎn)
信息化條件為檔案管理充分發(fā)揮作用提供了方便快捷的平臺(tái)，使用者在自己的電腦終端上，可以直接進(jìn)行檔案信息檢索，迅速地查閱相關(guān)檔案的借閱記錄、保密等級(jí)，并可以完成在線借閱、網(wǎng)上瀏覽。檔案管理工作者可以將檔案進(jìn)行更便捷的分類和數(shù)據(jù)管理，如國(guó)家電網(wǎng)將檔案模塊劃分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、音像檔案等若干個(gè)模塊，每個(gè)檔案模塊按不同的檢索順序進(jìn)行排列，并根據(jù)管理需要?jiǎng)澐植煌墓芾頇?quán)限，使檔案信息按閱覽權(quán)限公開，提高檔案資源的利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。通過(guò)信息化檔案管理，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，符合國(guó)家當(dāng)前的“三節(jié)約”政策。
3、電子檔案管理需要注意的幾個(gè)問題
人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受到和關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是紙張載體所沒有的。
4、解決困繞當(dāng)前檔案管理信息化問題的途徑
目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用問題的途徑主要有如下幾種方法：一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定的管理方式，即盡可能選擇比較通用的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過(guò)法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境......>>

問題七：請(qǐng)問怎么創(chuàng)建免費(fèi)學(xué)生電子檔案？ 150分 開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)不就可以了 免費(fèi)的有嗎

問題八：怎樣建立財(cái)務(wù)電子檔案管理 1、建立財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房；
2、參照國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及結(jié)合企業(yè)（部門）自身情況指定出有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度；
3、明確會(huì)計(jì)檔案包含內(nèi)容，編制財(cái)務(wù)檔案明細(xì)登記表；
4、專人專管、進(jìn)出（借、還）登記、按規(guī)定擺放或定期整理裝箱；
5、有條件的對(duì)能掃描的原件建立電子文檔庫(kù)（PDF格式），方便查閱、減少原件的借閱；
6、由IT部門協(xié)助對(duì)電子文檔庫(kù)設(shè)置共享權(quán)限級(jí)別。

問題九：?jiǎn)T工電子檔案的ExceL的樣本怎么做？ 根據(jù)需要做

問題十：如何建立電子檔案 紙質(zhì)的分類掃描,入庫(kù)建檔管理

為什么一些大公司紙質(zhì)合同簽訂以后還要掃描成電子件歸檔到電子檔案中？

因?yàn)榧垙埍４娌皇悄敲捶奖愕?，現(xiàn)在有所謂電子版文件，那么是方便好用了。
千年的紙會(huì)說(shuō)話，那說(shuō)的是宣紙吧，而且要墨水書寫，用鉛筆也成?？墒悄銜?huì)用墨水書寫么，鉛筆就更別說(shuō)了，有改的可能。所以留掃描件是個(gè)辦法。
其實(shí)掃描，也就是為了掃描那個(gè)章，那其實(shí)就是為自己分辨用，知道哪個(gè)版本是“簽”的，本來(lái)么對(duì)方也是有一份文件的。其實(shí)可以用數(shù)字證書，把簽字頁(yè)掃描與其他頁(yè)直接合成也一樣，然后加數(shù)字簽名為記。

公共衛(wèi)生怎樣才能把檔案建的規(guī)范

建議：

1、所有紙制檔案通過(guò)自動(dòng)掃描儀進(jìn)行掃描歸檔，形成電子檔案，可以按照日期進(jìn)行歸檔，目錄自行建立，然后書面的紙制檔案進(jìn)行歸檔，已備復(fù)查。

2、建立的所有檔案形成目錄，以便查找。

3、書面檔案盒要粘貼標(biāo)簽進(jìn)行查找。

4、分出專門的房間做檔案管理等。

昆明市電子文件管理與歸檔辦法

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，以及實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持“分級(jí)管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機(jī)構(gòu)，明確人員編制，將所需經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，并建立責(zé)任追究、目標(biāo)管理制度。第二章　機(jī)構(gòu)與職責(zé)第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，做好檔案信息化項(xiàng)目立項(xiàng)管理、組織協(xié)調(diào)、技術(shù)論證和項(xiàng)目建設(shè)評(píng)估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同相關(guān)部門，按照國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行監(jiān)督管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。第九條　保密行政主管部門對(duì)全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負(fù)責(zé)屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)收集電子文件，并即時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實(shí)、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)符合下列歸檔范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行收集：

　　（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的；

　　（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的；

　?。ㄈ┍緳C(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)送件；

　　（四）本單位工作活動(dòng)中形成的正式電子文件及電子文件的形成過(guò)程稿；

　　（五）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的。

　　電子文件在收集時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條　收集的電子文件類型包括：

　?。ㄒ唬┪谋疚募河梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　　（三）圖形文件：用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　　（四）影像文件：用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件；

　　（五）音頻文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫(kù)文件）：用計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　?。ò耍┢渌麘?yīng)當(dāng)收集歸檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)將符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔整理，整理以“件”為單位進(jìn)行。第十六條　電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

　　（一）歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，能夠長(zhǎng)期有效讀取；

　　（三）具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時(shí)歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉?、存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)在解密后進(jìn)行歸檔，壓縮電子文件應(yīng)在解壓縮后進(jìn)行歸檔；

　?。ㄎ澹w檔電子文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級(jí)別。

　　前款第（二）項(xiàng)所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，由市檔案行政主管部門會(huì)同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國(guó)家、省的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)后，向社會(huì)公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)市檔案行政主管部門備案。