檔案數字化掃描規(guī)范

1、文檔質量要求：文檔掃描件的質量要求為：掃描件的清晰度、精確度、色彩和比例等，均要求合格，且不得有任何污損痕跡。

2、文檔尺寸要求：文檔掃描件的尺寸要求：A4紙張寬度為210mm，高度為297mm，掃描件要求尺寸完整，不得有任何裁切痕跡。

3、文檔格式要求：文檔掃描件的格式要求為：TIFF格式、JPG格式、PDF格式，文本文檔需要轉換為PDF格式，支持搜索文本功能，每份文檔以單個文件形式存儲，不得拆分多個文件存儲。

4、文檔分辨率要求：文檔掃描件的分辨率要求：彩色文檔最小分辨率為200dpi，灰度文檔最小分辨率為300dpi，黑白文檔最小分辨率為600dpi。

5、文檔壓縮要求：文檔掃描件的壓縮要求：彩色文檔盡量采用無損壓縮方式，灰度文檔采用有損壓縮方式，黑白文檔采用最大壓縮比壓縮方式。

檔案數字化應遵循哪些基本原則

1、基本原則：

紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數字化對象的確定原則：

應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

3、符合國家法律法規(guī)的原則：

紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

4、價值性原則：

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質檔案數字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數據準備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整：

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標準紙質檔案數字化技術規(guī)范

檔案數字化的標準是什么

　　檔案數字標準化是實現互聯互通、資源共享、業(yè)務協同的基石，檔案數字化建設同樣需要堅持標準化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設的二十四字方針(統籌規(guī)劃、國家主導、統一標準、聯合建設、互聯互通、資源共享)，其中第三條就是統一標準，由此可見標準化對于檔案數字化建設的重要作用和意義。

　　檔案數字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化保存、庫房存儲。

　　采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質檔案形式。

　　一部分是現在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。

　　由計算機生成、各種存儲介質保管存儲、采用數據庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現傳統檔案的數字化，故要對其生產的掃描型電子文件進行統一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統一。

　　所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規(guī)范，按照統一的規(guī)范、標準，使傳統介質檔案數字化，電子文件歸檔，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。

　　信息化建設必須有標準化的支持，尤其要發(fā)揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協調一致和整體效能的實現。

紙質檔案數字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。
①目錄數據準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。
②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。
⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

紙質檔案數字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。