檔案掃描整理規(guī)范

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁(yè)碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁(yè)碼時(shí)可采用“共*頁(yè)，第x頁(yè)的編號(hào)方式。

2、編寫完頁(yè)碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個(gè)壓縮包，在電腦里建立一個(gè)專門的文件夾，進(jìn)行備份。

3、用Excel表格建立資料臺(tái)賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號(hào)，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

桂林市檔案館掃描存檔要求

要求為應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。
登記掃描檔案的頁(yè)數(shù)、色彩模式、分辨率等，如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的檔案應(yīng)注明。在登記的同時(shí)應(yīng)注意核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理登記單填寫掃描件的頁(yè)數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯(cuò)掃時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃，并在登記表上注明原因和處理方法。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則：

在整理檔案分類的時(shí)候，我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實(shí)際情況來選擇整理分類。

文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)要求是

項(xiàng)目文件的整理原則，建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理，勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理，施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量要求，需要長(zhǎng)期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡，工程項(xiàng)目文件資料必須使用原件歸檔，并應(yīng)加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處，工程竣工報(bào)告、驗(yàn)收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔，不應(yīng)是復(fù)印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復(fù)寫紙的必須復(fù)印，與原件一同歸檔，設(shè)計(jì)變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔，線條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿足計(jì)算機(jī)掃描要求，圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線裁切整齊。