檔案掃描怎么編號

檔案文件編號怎么編

一般單位或企業(yè)的 檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級產(chǎn)品檔案庫藏系統(tǒng)。今天我分享的是檔案文件編號怎么編，希望能幫到大家。

首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續(xù)的人查詢了解使用。

不同編碼方案有所不同，自行制定就可以了。

時間分類編碼

檔案最重要的是體現(xiàn)出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區(qū)分。

事件編碼

按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。

檔案號編碼

按照檔案的數(shù)量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預估一下檔案總體數(shù)量，多做出來一位就可以了。

按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等

備考表就是檔案的整體目錄。

案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內(nèi)容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。

注意事項

注意做好編碼的方案留存。

推薦閱讀：

什么是文件歸檔

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

中國整理規(guī)則

范圍

本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。

定義

本標準采用下列定義。

2.1 歸檔文件

DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施

2.2 歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2.3 件

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

整理原則

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.

質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

整理方法

5.1 裝訂

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

5.2 分類

歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

5.2.1 按年度分類

將文件按其形成年度分類。

5.2.2 按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

5.3 排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。

5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4 件號：文件的排列順序號。

件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

5.4.5 機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

5.5 編目

歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

5.5.1.1 件號：填寫室編件號。

5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。

5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。

5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。

5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

5.6 裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。

5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。

5.6.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

保管期限規(guī)定

（2006年12月18日）

第一條

為便于各級黨政機關和人民團體（以下統(tǒng)稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

第二條

本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條

機關文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

第四條

機關文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第五條

凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第六條

機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；

（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

（五）本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

第九條

機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第十條

機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。

機關應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條

機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條

各機關應根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

第十三條

在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條

本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行；1987年頒發(fā)的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

附件：文書檔案保管期限表

1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料

1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）

1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報，快報（永久）

1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料（30年）

1.4 討論未通過的文件 （10年）

2 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料

2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領導人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）

2.2 討論未通過的文件（10年）

3 本機關黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）

4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料

4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）

4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

5 機關聯(lián)合召開會議的文件材料

5.1 本機關為主辦的

5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）

5.2 本機關為協(xié)辦的

5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的'復制件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）

6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料

6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計（永久）

6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道 （30年）

6.3 委員會、分會會議和學術(shù)會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）

7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件

7.1 重要的 （永久）

7.2 一般的（30年）

7.3 本地區(qū)、本機關工作匯報材 （30年）

8 本機關業(yè)務文件材料

8.1本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示

8.2.1 重要業(yè)務問題的（永久）

8.2.2 一般業(yè)務問題的（30年）

8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料

8.3.1 重要業(yè)務問題的（永久）

8.3.2 一般業(yè)務問題的（30年）

8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿（30年）

8.5.1 本機關為主辦的

8.5.1.1 重要業(yè)務問題的（永久）

8.5.1.2 一般業(yè)務問題的 （30年）

8.5.2 本機關為協(xié)辦的

8.5.2.1 重要業(yè)務問題的（30年）

8.5.2.2 一般業(yè)務問題的（10年）

8.6 本機關編輯、編寫的文件材料

8.6.1 大事記、組織沿革等（永久）

8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等（10年）

8.7 行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料

8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料 （永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）

8.7.5 行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>

8.7.5.1 重要的（永久）

8.7.5.2 一般的（30年）

8.8 計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）

8.8.2 年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

8.8.3 重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

8.8.4 一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料 （10年）

8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活 動形成的文件材料

8.9.1 發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

8.9.2 出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記 （30年）

9 本機關機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1 機構(gòu)設置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 （ 永久）

9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件 （ 30年）

9.3 人事任免文件（永久）

9.4 先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料

9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的（ 永久）

9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 （30年）

9.5、對本機關有關人員的處分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 （永久）

9.5.2 受到警告處分的（30年）

9.6 職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 （永久）

9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 （永久）

9.8 職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 （ 永久）

9.9 職工名冊 （永久）

9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料

9.10.1 工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果 （永久）

9.10.2 重要專項活動的報告、總結(jié)等 （永久）

9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料 （永久）

9.10.4 情況反映、工作簡報 （10年）

9.11 紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料

9.11.1 重要的（永久）

9.11.2 一般的 （30年）

9.12 保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄（10年）

9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1 有領導重要批示和處理結(jié)果的 （永久）

9.13.2 其他有處理結(jié)果的 （30年）

10 本機關事務管理文件材料

10.1 房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 （永久）

10.2 與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

10.2.1 重要的 （永久）

10.2.2 一般的（10年)

10.3 接待工作的計劃、方案

10.3.1 重要的 （30年）

10.3.2 一般的 （10年）

10.4 機關財務預算 （30年）

10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料 （30年）

10.6 國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的（永久）

10.6.2 一般的 （10年）

10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)（永久）

10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請（30年）

11 上級機關制發(fā)的文件材料

11.1 上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料

11.1.1 重要的 （永久）

11.1.2 一般的 （10年）

11.2 上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材 （10年）

11.3 上級機關制發(fā)的關于本機關機構(gòu)設置、領導人任免、人員編制等文件材料 （永久）

12 同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料 （10年）

13 下級機關報送的文件材料

13.1 重大問題的專題報告（30年）

13.2 年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料 （10年）

檔案編號怎么編

不同編碼方案有所不同，自行制定就可以，按時間分類編碼：檔案最重要的是體現(xiàn)出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區(qū)分。事件編碼，按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。檔案號編碼：按照檔案的數(shù)量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等備考表就是檔案的整體目錄。
《中華人民共和國檔案法》
第三十七條電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。
電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
第三十八條國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。
第三十九條電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
第四十條檔案館負責檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館。

檔案編號怎么編

檔案留存?zhèn)浞菥幪栆?guī)則是很多檔案工作者需要知道的，在此就介紹一下檔案編號怎么編

方法

怎么對人事檔案進行編號

怎么對人事檔案進行編號

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理怎么對人事檔案進行編號相關內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

如何對人事檔案進行編號

若有工號，檔案號就取工號，然后按部門擺放，人事花名冊就是檔案名冊，這是最優(yōu)方案。離退休單房，辭職的再另放。你有在職人員名冊，離退休人員名冊、辭職花名冊，按人事花名冊管理檔案，人員有變動時挪一下檔案，省時、效率高。所謂的科學的編碼，對有工號的千人以下的企業(yè)，都是浮云。

歸檔文件編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的`空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項。

1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

2、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。

3、保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

4、件號：文件的排列順序號。

5、件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

6、機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

員工檔案編號，參考方法如下：

年份+月份+當月內(nèi)排號+性別（男1，女2）

如：甲是2013年12月3日來的，且是12月第一個來的，男性，那編號就是13120011；

乙是2013年12月5日來的，且是12月第二個來的，女性，那編號就是13120022；

這樣，從編號里就可以看出他是哪年，幾月份來的，男性還是女性。

工號，檔案號，指紋號最好統(tǒng)一。

每位員工進入都應有一個號碼，通常叫工號，就像身份證，這個號碼都是唯一的，不管他在哪個部門，都不會改變。如果因為調(diào)部門就換個編號，人數(shù)以多，就會造成混亂。