檔案掃描項目完了怎么辦

檔案掃描項目完成后，應(yīng)該進行結(jié)果分析，根據(jù)分析結(jié)果，制定出合理的行動計劃，并執(zhí)行。

檔案掃描員的具體工作是什么

主要工作流程

一、?檔案工作《商業(yè)城、物業(yè)檔案管理辦法》

合同部分：

1.?責任人：人事行政部是合同的主管部門，檔案員為合同歸檔管理的負責人。

2.?合同管理：責任部門簽訂的合同移交給人事行政部?，合同要做隨時歸檔、整理編號及按照《檔案管理辦法》由行政部領(lǐng)導審批借閱。

3.?目標及注意事項：合同要及時歸檔、文件完整，分類準確，查閱快捷、方便。合同文件嚴禁任何人復(fù)印。

小商戶檔案部分：

1.?責任人：營運一、二部為小商戶檔案的主管責任部門，人事行政部對小商戶檔案進行統(tǒng)一管理，檔案員為小商戶檔案的管理責任人。

2.?小商戶管理：每周周一人事行政部到營運一、二部歸檔小商戶檔案，并整理到每戶一份的小商戶檔案內(nèi)。員工可隨時查閱小商戶檔案，如需復(fù)印時需經(jīng)過人事行政部領(lǐng)導審批方可復(fù)印。

3.?目標及注意事項：文件完整，目錄清晰，退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。

竣工檔案及圖紙部分：

1.?責任人：地產(chǎn)工程部為檔案的形成移交部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

2.?檔案的管理：項目完工后由地產(chǎn)工程部移交商業(yè)城的項目竣工檔案及竣工圖紙（現(xiàn)正在移交中），移交完的檔案整理、編號、形成電子目錄，按照《檔案管理辦法》借閱。

3.?目標及注意事項：查找方便，對借閱的檔案及時跟蹤，保持原有檔案的完整性。

寫字間、公寓業(yè)主資料部分：

1.?責任人：物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

2.?資料管理：業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部，人事行政部負責歸檔、

管理。

3.?目標：便于查找及對外保密工作。

電子文檔部分：

1.?責任人：商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

2.?電子文檔的管理：人事行政部每半年對各部門電腦內(nèi)的文件進行備份一次，離職員工、崗位調(diào)動員工內(nèi)的資料由職位變動時備份。由人事行政部統(tǒng)一管理，電子文檔的復(fù)制由領(lǐng)導簽字批準后，以人事行政部實施。

3.?目標及注意事項：及時歸檔，使用時由人事行政部監(jiān)督復(fù)制。

其它文件：

1.?責任人：商業(yè)城、物業(yè)各部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

2.?文件管理：各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號。

3.?目標及注意事項：分類管理方便查找。

二、?保險工作：《保險申報、理賠工作流程》

1.?責任人：人事行政部責任商業(yè)城、物業(yè)的保險報險、理賠工作，營運部責任小商戶的保險理賠工作。發(fā)現(xiàn)險情的第一人為報險第一人。

2.?保險的管理工作：發(fā)現(xiàn)險情的第一人，將險情嚴重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報保責任人。責任人接到報險后聯(lián)系責任部門、安管部到現(xiàn)場查看，由責任人統(tǒng)一向保險工作報險等待保險出險，由責任人協(xié)調(diào)責任部門及保險直至保險賠付。

3.?目標及注意事項：保險工作努力將所受到的損失降到最小。注意：險情發(fā)生時應(yīng)及時通知責任人報險，保持現(xiàn)場，留存保險證據(jù)。

三、?總值巡場記錄的跟蹤

1.?責任人：人事行政部為總值班巡場的協(xié)調(diào)、跟蹤部門。

2.?巡場的管理：人事負責對商業(yè)城、物業(yè)總值人員排班，每晚5：00由總值班組織，人事政部協(xié)調(diào)巡場，告知責任部門，并對巡場的內(nèi)容進行跟蹤落實。

3.?目標及注意事項：把問題及時反饋各部門，跟蹤落實完成情況。對有規(guī)律，經(jīng)常發(fā)生的問題匯總。

四、?部分證件的年檢工作

1.?責任人：對人事行政部的部門證件的年檢工作（物業(yè)資質(zhì)證書、排污費、污水處理費、物業(yè)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等）

2.?按照政府部門的有關(guān)規(guī)定及時參加年檢工作。

3.?目標：及時年檢，保持證件的有效性。

五、?考核管理工作：

1.?對商業(yè)城、物業(yè)各部門進行檔案的考核工作。

2.?對商業(yè)城、物業(yè)各部門進行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。

六、?寫字間、公寓的交樓工作：

1.?責任人：物業(yè)管業(yè)部為交樓工作的主管部門，人事行政部為物業(yè)合同簽訂、資料收取的責任部門。

2.?主要流程：由售樓員帶業(yè)主去財務(wù)辦理完手續(xù)后，到人事行政部辦理銷售單、采暖認證單、維修基金收票，簽訂物業(yè)服務(wù)管理合同。增寫業(yè)主資料卡。

3.?目標及注意事項：非正常出庫要有財務(wù)負責人簽字，所有證件必須齊全，方能出庫。

七、?外出登記臺帳的管理：

1.?責任人：人事行政部為外出臺帳的責任部門。

管理：辦公人員外出需登記外出臺帳，內(nèi)容要清楚，項目要完整，人事行政部

檔案掃描

檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

文檔掃描

批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

圖像處理

對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

提取有效信息

對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關(guān)鍵字），這些關(guān)鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

管理和利用

通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

參考資料：百度百科 檔案掃描

檔案管理有哪些流程

檔案管理有哪些流程
1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。
2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進行技術(shù)修復(fù)，并做好標注；對破損嚴重無法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標注。
3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理：
掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識別：
若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層 PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

如何對掃描檔案進行編輯

如何對掃描檔案進行編輯
二個辦法： 1、掃描檔案以圖片格式，在PS或其他類似的圖片處理軟體中修改，用橡皮擦，擦去要修改的文字或圖片部分，然后重新輸入文字或添入新圖片。 2、掃描的檔案中，文字部分用OCR識別出來，儲存為txt，圖片另單獨存放，最后統(tǒng)一到WORD中排版儲存，這樣就可隨心所欲修改任意部分了。
掃描檔案上如何編輯文字
掃描文撫前選擇存檔方式為檔案，不能為圖片，然后選擇可編輯。如此掃描后就可以編輯了。

另一方法就是開啟WORD，插入檔案----來自掃描器。OK
如何將掃描的檔案轉(zhuǎn)換成可以編輯的WORD文件
要將檔案掃描之后得到的圖片格式轉(zhuǎn)換成文字格式，需要用OCR軟體來實現(xiàn)——識別轉(zhuǎn)換成txt文字，然后用word開啟編輯（或者復(fù)制貼上到word里）。 OCR （Optical Character Recognition光學字元識別）技術(shù)，是指電子裝置（例如掃描器或數(shù)碼相機）檢查紙上列印的字元，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字元識別方法將形狀翻譯成計算機文字的過程；即，對文字資料進行掃描，然后對影象檔案進行分析處理，獲取文字及版面資訊的過程。 推薦我在用的清華紫光OCR——我用的是9.0版，可以開啟24位彩色的jpg影象進行OCR。 清華紫光OCR(TH-OCR)v9.0簡體中文破解版 下載頁面 jz5u/Soft/softdown.asp?softid=12987

記得采納啊
怎么把掃描的紙質(zhì)檔案變成可以編輯的文件
可以這樣來試試，先把紙質(zhì)檔案掃描后就會變成圖片格式了，在掃描檔案的時候選擇把圖片字尾改在pdf格式然后再掃描；等掃描完成后再把pdf轉(zhuǎn)換成word的工具，只要這樣一轉(zhuǎn)換就可以變成可編輯的文件了。
如何把掃描器掃入的文字變成能用WORD編輯的文字檔案？
1.將內(nèi)容掃描成PDF【盡量高清掃描】，用PDF閱讀軟體開啟PDF，列印。

2.將內(nèi)容列印到Microsoft Offic搐 Document Image Writer，這個東東是Microsoft Office 2003自帶的【預(yù)設(shè)下不安裝，需找到Office2003安裝檔案，新增元件】，結(jié)果是將PDF文件儲存為副檔名為.MDI的檔案。

3.接著就會直接打Microsoft Office Document Image Writer，然后使用將文字傳送到Word命令完成轉(zhuǎn)換。
如何將掃描到計算機上的文件做出修改
把檔案掃描到電腦上，要用掃描器。

掃描器是文字和圖片輸入的主要裝置，相當于電腦的眼睛，能夠通過光電器件把光訊號轉(zhuǎn)換為電訊號，把電訊號通過模數(shù)轉(zhuǎn)換器轉(zhuǎn)化為數(shù)字訊號傳輸?shù)诫娔X中，把大量的文字、圖片資訊輸入到電腦中。

掃描器的關(guān)鍵器件是電荷耦合器，采用三棱鏡分色光學系統(tǒng)，以三棱鏡來分離自然光為紅、綠、藍三原色來掃描圖形。

用平板式掃描器把檔案掃描到電腦上的時候，要把文字和圖片固定在一個玻璃視窗中，掃描頭在文字或圖片下移動，接受來自文字或圖片的反射光，這些反射線由一個鏡面系統(tǒng)進行反射，通過凸透鏡把光聚焦到光敏二極體上面，把光變成電流，最后再轉(zhuǎn)換成數(shù)字資訊儲存在電腦中，它能一次掃描，讀入一整頁的文字或圖片。

掃描器的效能指標包括：光學解析度、色彩位數(shù)、掃描速度和幅面大小。光學解析度也叫水平解析度，單位為畫素/英寸或點/英寸。色彩位數(shù)是掃描器對圖片色彩的分辨能力。

用掃描器把檔案掃描到電腦上的步驟如下：

開啟掃描器蓋板，放入要掃描的圖片，然后從電腦端開啟我的電腦，驅(qū)動安裝好之后，這里會有一個掃描器的碟符。

雙擊這個掃描器碟符，會開啟一個選擇程式的對話方塊。這里我們選擇Photoshop。

然后出現(xiàn)掃描器驅(qū)動程式的畫面，在預(yù)覽框中能看到掃描的圖片。拉動虛線框選定需要的范圍，操作完成，可以單擊“接受”。

稍等就能看到檔案處理過程，處理速度和電腦的硬體配置有關(guān)。

掃描圖片完成后，就可以進行儲存了。依次點選“檔案”→ “儲存為”，儲存圖片。您可以根據(jù)Photoshop強大的儲存功能將圖片儲存為各種格式，如 BMP、JPEG、TIF等。
如何把掃描后的檔案進行修改。
掃描檔可以用OCR文字識別軟體進行轉(zhuǎn)換，就可以變成word檔編輯了互相關(guān)詳情可以到我百度

空間看一下這種文字識別軟體的介紹，還有下載地址。
掃描完的檔案用什么軟體修改文字
用OCR文字識別軟體對圖片檔案進行識別。

在迅雷里搜一下OCR文字識別
如何將一份檔案掃描到電腦后再修改？
1、掃描以后的檔案都是圖片型別的檔案，再修改的使用需要用到PS軟體、ACDSee9軟體，因為圖片格式的修改必須用到照片修飾功能。所以需要下載安裝這兩種軟體以后就可以了。

2、如果想把word格式的掃描檔案進行修改的話，可能需要用到畫圖功能。開啟畫圖功能以后，需要 開啟掃描后的照片檔案，然后用畫圖程式進行刪除，修補。

3、如果想大批量修改掃描到文件檔案，需要下礌漢王PDF程式，當掃描以后及時進行文件識別，就可以把掃描后的照片變成word文件格式。
印表機掃描檔案到word后，如何進行修改？
尚書ocr可以編輯修改

紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后原件可以銷毀嗎

能 (A)紙質(zhì)文件的數(shù)字化處理紙質(zhì)文件的數(shù)字化處理方法主要有兩種:直接掃描法和縮微法。1.直接掃描方法所謂直接掃描法，就是用掃描儀對原始紙質(zhì)文件進行光學掃描，將圖像信息傳輸?shù)焦怆娹D(zhuǎn)換器中變成模擬電信號，再將模擬電信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字電信號，再通過計算機接口傳輸?shù)接嬎銠C存儲器中。直接掃描可以分為兩種方式:(1)對紙質(zhì)文件進行掃描后，使用字符識別(OCR)軟件進行識別，最終生成文本文件。這種數(shù)字文件的優(yōu)點是:占用空間小，便于計算機全文檢索，文件使用時易于提取和編輯。其缺點是:不能保留原文件的排版格式，以及簽名、印章等原始信息；有時候OCR字符識別的準確率低，檢查修改困難，數(shù)字化效率很低，實際上已經(jīng)破壞了原始文件的真實性。(2)掃描紙質(zhì)文件，形成數(shù)字圖像文件。這種圖像文件的優(yōu)點是:能保持文件內(nèi)容和排版的原貌，數(shù)字化速度快。缺點是:無法進行全文檢索，無法編輯文本內(nèi)容，占用存儲空間大。以上兩種方法的優(yōu)缺點正好互補?，F(xiàn)在有一種方法可以把兩種方法的優(yōu)點結(jié)合到一個文件里，就是做一個雙層PDF。制作方法是:將原來的紙質(zhì)文件掃描成數(shù)字圖像文件再轉(zhuǎn)換成文本文件，然后將兩個內(nèi)容相同的文件放在同一個PDF文件中，圖像文件放在文本文件的上層，文本文件隱藏在圖像文件的下層。在查詢這個文件時，我們不僅可以看到上層的原始圖像文件，還可以全文搜索隱藏的文本文件。2.縮微方法所謂縮微膠片轉(zhuǎn)換方法，就是對已經(jīng)縮微的文件，使用專用的掃描設(shè)備(即縮微膠片掃描儀)，將縮微膠片上的模擬圖像轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像的方法。與直接掃描法相比，顯微掃描法更經(jīng)濟、簡單、高效。但是，這種方法必須建立在紙質(zhì)文件的微細加工基礎(chǔ)上。值得注意的是，掃描微縮膠片后，原微縮膠片應(yīng)與紙質(zhì)檔案一起保存，不得擅自銷毀。這樣，文件就形成了“三集”的存儲狀態(tài)。盡管縮微膠片不如數(shù)字文件易于保存、復(fù)制、查詢和傳播，但作為模擬信息，縮微膠片文件具有數(shù)字文件所不具備的優(yōu)點，如人類可讀、穩(wěn)定性好、體積小等，是紙質(zhì)文件所不具備的，應(yīng)成為檔案信息資源的重要補充形式。(B)紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作流程紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一個復(fù)雜的過程，其基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、編目建庫、數(shù)據(jù)掛鉤、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理。文件整理紙質(zhì)檔案掃描前，根據(jù)檔案管理情況，按照以下步驟對檔案進行適當整理，并根據(jù)需要進行標記，以保證檔案的數(shù)字化質(zhì)量。(1)文件出庫一般來說，對大量紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，首先要將待數(shù)字化的檔案從檔案倉庫搬到臨時周轉(zhuǎn)倉庫；然后，數(shù)字處理人員從周轉(zhuǎn)倉庫接收文件進行數(shù)字化。無論前者或后者，數(shù)字化處理人員都必須按預(yù)定計劃提出申請，經(jīng)審批后，向雙方移交檔案，登記并完成交接手續(xù)。(2)目錄數(shù)據(jù)準備根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)的要求，規(guī)范檔案的內(nèi)容，包括確定檔案的著錄項目、字段長度和內(nèi)容要求。然后，建立一個用于數(shù)字文件檢索的目錄數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以利用原有紙質(zhì)檔案的編目基礎(chǔ)。如果原始紙質(zhì)文件目錄存在錯誤或不規(guī)范，如標題、文件名、負責人、起止頁碼和頁數(shù)等。，應(yīng)該修改。紙質(zhì)檔案未建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫的，應(yīng)按檔案著錄規(guī)則重新錄入。(3)解除捆綁文件可以在去除綁定前逐一貼上條形碼，以便在后續(xù)流程中通過識別條形碼對掃描的文件進行準確高效的控制。條形碼還可以為今后檔案借閱和利用的管理提供方便。然后，工作人員一卷一卷、一頁一頁地檢查檔案。對缺失內(nèi)容、遺漏內(nèi)容、顛倒頁碼、珍貴破損檔案進行登記，交檔案保管機構(gòu)妥善處理。對于不解除綁定會影響掃描工作的文件，應(yīng)解除綁定。拆除裝訂時，應(yīng)注意保護文件不受損壞。拆除裝訂后，應(yīng)將原文件按順序排列，并用夾子夾住，以防散落。對于歷史悠久，紙質(zhì)條件差，不方便拆封的，可以使用零頁邊距掃描儀進行掃描。(4)區(qū)分掃描件和非掃描件。根據(jù)要求，將同一案卷中的掃描件和非掃描件分開，剔除無關(guān)和重復(fù)件。(5)頁面修剪紙張的質(zhì)量與掃描儀的選擇和掃描效果有關(guān)。因此，對于破損嚴重、褶皺不平、字跡模糊的檔案，必須分別登記處理。比如折疊的文件可以熨燙；對于被污染的紙張，可以在通風的環(huán)境下用軟刷輕輕刷掉漂浮的灰塵、污垢或霉菌；必須修復(fù)損壞和不完整的文檔。(六)備案登記將整理后的原始文件移交給掃描人員，制作并填寫紙質(zhì)文件數(shù)字化處理交接登記表，詳細記錄整理后每個文件的起始頁碼和頁碼。(七)裝訂、修復(fù)和歸還掃描工作完成后，已拆除的檔案應(yīng)按檔案保管要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時，要注意保持文件的排列順序不變，做到安全、準確、不遺漏。更換嚴重損壞的輥和箱。裝訂人員會在裝訂好的文件上加蓋專用印章和專用數(shù)碼印章。文件的數(shù)字處理和重新裝訂完成后，應(yīng)進行清點。清點無誤后，交回檔案管理部門，辦理檔案歸還手續(xù)。2.文件掃描(1)掃描設(shè)備的選擇根據(jù)文件格式的大小(A4、A3、A0等。)，選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀。大幅面文件可以用寬幅掃描儀掃描，縮微后用膠片數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備掃描，小幅面掃描后用圖像拼接。紙張狀況不好、太薄、太軟或太厚的文件，以及多色頁面的文件，都可以用普通平板掃描儀掃描。紙張條件好的A4、A3文件可以用高速掃描儀掃描，提高工作效率。不適合拆包的文件可以用零頁邊距掃描儀掃描。(2)掃描顏色模式的選擇通常，有兩種掃描顏色模式:一種是掃描形成黑白二值圖像。這種圖像只有黑白兩級，沒有過渡灰度。其特點是黑白分明，字跡清晰，文件容量小。它適用于掃描筆跡清晰、線條清晰的文本或圖形文件。二是掃描形成連續(xù)色調(diào)的靜態(tài)圖像。這類圖像分為灰度圖像和彩色圖像?；叶葓D像由從最暗的黑色到最亮的白色的不同灰度組成。灰度表示一幅圖像從亮部到暗部的層次，也叫色階。灰度越高，層次越豐富，文件容量越大?；疑Ｊ竭m合掃描黑白照片和圖像文件，色階的選擇要適中，只要不影響畫質(zhì)即可。顏色模式中的顏色數(shù)量表示顏色的范圍。顏色越多，圖像越生動真實，文件容量越大。同樣，色號的選擇也要適度，不是越多越好。彩色模式適用于掃描文件或頁面上帶有紅色抬頭和印章的彩色照片文件。需要永久保存或長期保存，或移交國家檔案館的檔案，一般應(yīng)采用彩色模式掃描。(3)掃描分辨率掃描分辨率參數(shù)的選擇原則上是基于掃描圖像的清晰度和完整性，不會影響圖像的利用效果。黑白二進制、灰度、彩色模式掃描文件時，分辨率一般建議大于等于200dpi。特殊情況下，如文字小、文字密、清晰度差等。，分辨率可以適當提高。對于需要OCR漢字識別的文件，掃描分辨率建議選擇300dpi。(4)光學字符識別處理目前OCR技術(shù)已經(jīng)相當成熟，一般掃描儀都有自己的OCR軟件，使用起來也非常方便。但是OCR的識別準確率往往不盡如人意，影響檢索效果。手動修改稿件中的錯別字很麻煩。因此，提高OCR識別率是檔案數(shù)字化中的一個重要問題。其實只要注意以下幾點，就可以明顯提高OCR識別率:一是選擇合適的掃描分辨率。過低的掃描分辨率往往會導致OCR識別率下降，過高的分辨率則會使圖像文件過大，降低識別速度。在實際操作中，操作者可以通過查看OCR識別后生成的文本中紅色錯別字的數(shù)量(如小于3%)來判斷可接受性，決定是否以此分辨率掃描，進行OCR識別。二是盡量黑白二進制模式掃描。用掃描儀掃描文檔時，OCR通常接受灰色或黑白二進制模式，不接受彩色模式。如果稿件的印刷質(zhì)量好，可以采用灰色模式，否則應(yīng)采用黑白二進制模式。掃描時，您可以手動調(diào)整黑白閾值的大小。如果黑白二值圖像上的文字輪廓不完整，適當增加閾值。如果文本的輪廓太粗，說明信息冗余較多，可以適當降低閾值。這樣調(diào)整后形成的黑白二值掃描圖像可以達到更好的OCR識別效果。第三，在進行OCR識別時注意字符的傾斜校正。OCR識別允許文檔輕微傾斜，但過度傾斜會影響識別率。校正方法是在掃描軟件上點擊傾斜校正按鈕，識別軟件會在OCR識別前自動校正圖像。四是稿件識別前的預(yù)處理。去除稿件中的雜物和圖片，因為雜物會干擾文字識別，圖片無法識別，會影響OCR的文字分割。針對稿件中的欄目，建議手動設(shè)置欄目區(qū)域，即用多個方框選擇要識別的文字，然后進行OCR識別。五是采取適當?shù)淖R別方法。簡體和繁體稿件混雜，中英文稿件識別率往往較低。如果簡體和繁體中英文分塊分布，可以用圖像處理軟件將不同的文本塊編輯成文本塊相似的文件，然后分別用OCR識別不同的字符。(5)掃描注冊認真填寫紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換流程交接登記表，登記掃描頁數(shù)，核對每份文件實際掃描頁數(shù)與歸檔時填寫的文件頁數(shù)是否一致。如不一致，應(yīng)注明具體原因和處理方法。3.圖像處理掃描完成后，獲得的圖像必須按要求進行技術(shù)處理，以糾正掃描文件與原始文件之間的偏差，使掃描文件更清晰、更規(guī)范。圖像處理一般包括以下內(nèi)容:(1)影像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查檢查圖像的偏斜、清晰度和失真。如果發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求，應(yīng)對圖像進行重新處理。當掃描的圖像文件不完整或因操作不當無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描；如有漏掃描文件，及時補掃描，正確插入圖像；當發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與原始文件不一致時，應(yīng)及時調(diào)整。認真填寫相關(guān)表格，記錄質(zhì)量檢查結(jié)果和處理意見。(2)整改應(yīng)該校正偏轉(zhuǎn)圖像，以便在視覺上感覺不到偏轉(zhuǎn)。方向不正確的圖片要旋轉(zhuǎn)還原，符合閱讀習慣。(3)去污影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框和黑邊，應(yīng)該去除。在處理過程中，應(yīng)注意不要破壞文件的原始信息。(4)圖像拼接掃描不同區(qū)域的大幅面文件形成的多幅圖像應(yīng)拼接合并成一幅完整的圖像，以保證文件數(shù)字圖像的完整性。(5)修剪彩色模式下掃描的圖像應(yīng)進行修剪，去除多余的白邊，以有效減少圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。以上的整改、去污、修整等處理都可以根據(jù)肉眼手動完成。也可以使用專門設(shè)計的軟件，預(yù)先進行一定的設(shè)置，然后由計算機自動處理。計算機處理當然效率高，但不如手工處理靈活。比如，一旦污漬的大小被設(shè)計得太小，電腦會自動把一些標點符號作為污漬去掉。因此，掃描圖像的處理也需要采用手動和自動相結(jié)合的處理方式。4.圖像存儲(1)存儲格式以黑白二進制模式掃描的圖像文件通常以TIFF(G4)格式存儲。以灰色模式和彩色模式掃描的圖像文件通常以JPEG格式存儲。存儲時壓縮比的選擇應(yīng)以保證掃描圖像易讀性的前提下最小化存儲容量為基礎(chǔ)。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可以存儲為CEB，PDF或其他格式的文件。(2)圖像文件的命名數(shù)字檔案資源應(yīng)以檔案號或唯一標識符命名。用檔案號命名數(shù)字檔案資源的，按卷排序的，應(yīng)按《檔案號編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)編制檔案號，建議增加檔案類別碼作為類別號的子項；若按件排序，案卷號可采用“全宗號-案卷類別碼年份-保管期限-機構(gòu)(問題)碼-件號-分件號”的結(jié)構(gòu)。5.目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)(1)數(shù)據(jù)格式選擇目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)選擇通用數(shù)據(jù)格式，所選數(shù)據(jù)格式應(yīng)能通過XML文檔直接或間接交換數(shù)據(jù)。這個數(shù)據(jù)庫的建立可以通過專門的檔案管理系統(tǒng)或者掃描處理管理軟件錄入，也可以通過EXCEL專門設(shè)計的檔案目錄表錄入，然后將數(shù)據(jù)導入檔案管理系統(tǒng)。(2)檔案描述根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)的要求，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案目錄數(shù)據(jù)。(3)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢查為保證數(shù)據(jù)的準確性，可采用“單機錄入-人工校對”或“雙機錄入-計算機自動校對”的方法。無論是人工校對還是計算機校對，都要檢查描述項目是否齊全，描述內(nèi)容是否規(guī)范準確，如發(fā)現(xiàn)不合格數(shù)據(jù)，應(yīng)進行修改或重新記錄。6.數(shù)據(jù)掛鉤(1)匯總掛鉤檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的編目數(shù)據(jù)庫和影像文件，經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器進行匯總。目錄數(shù)據(jù)庫和鏡像文件要避免慢且容易出錯的手動掛接，盡量批量使用電腦自動掛接。只要將掃描的數(shù)字文件按照紙質(zhì)文件的文件號進行命名，就可以通過編制掛鉤程序或借助相應(yīng)的軟件，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)字圖像的自動搜索和相應(yīng)電子地址信息的添加，從而實現(xiàn)批量、快速掛鉤。(2)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)基于紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)庫，從每個紙質(zhì)文件掃描的一個或多個圖像被存儲為圖像文件。將圖像文件存儲在相應(yīng)的文件夾中時，需要仔細檢查每個圖像文件的名稱是否與歸檔目錄數(shù)據(jù)庫中的文件號相同，圖像文件的頁數(shù)是否與歸檔目錄數(shù)據(jù)庫中的文件頁數(shù)相同，圖像文件的總數(shù)是否與歸檔目錄數(shù)據(jù)庫中的文件數(shù)相同。利用每個圖像文件的文件名與該文件在歸檔目錄數(shù)據(jù)庫中的文件號建立一一對應(yīng)的關(guān)系，為歸檔目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的自動批量連接提供了條件。(3)交接登記認真填寫紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，檢查每次文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與文件整理掃描時填寫的頁數(shù)是否一致。如不一致，應(yīng)注明具體原因和處理方法。7.數(shù)據(jù)接受檢查所有已經(jīng)采樣數(shù)字化的數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件和數(shù)據(jù)掛鉤的整體質(zhì)量。當目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件鏈接出現(xiàn)錯誤，或者目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件中有一個不完整、不清晰、有錯誤時，抽檢將標記為“不合格”。一個全宗文件，當數(shù)字轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢合格率達到95%以上(含95%)時，將被驗收為“通過”。合格率=通過抽樣檢查的文件數(shù)/通過抽樣檢查的文件總數(shù)×100%。認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表。驗收“通過”的結(jié)論必須經(jīng)過審核簽字才能生效。8.數(shù)據(jù)備份完整、合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時備份。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用線上線下相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意遠程存儲。還應(yīng)該檢查備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)的檢查內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)是否可以打開，數(shù)據(jù)信息是否完整，文件數(shù)量是否準確。數(shù)據(jù)備份后，應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標記，以便于查找和管理。填寫紙質(zhì)文件數(shù)字備份管理登記表。9.數(shù)字結(jié)果管理應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全性、完整性和長期可用性。提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果在線檢索利用時，應(yīng)當有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。