為什么檔案工作者不數(shù)字化所有的文件記錄呢？作為檔案工作者，我們很樂于回答這些疑問。因為這類問題既向我們展現(xiàn)了人們對檔案記錄的渴求，同時，也表明人們已經(jīng)意識到并不是所有的文件記錄都被數(shù)字化了。

　　實際上，檔案工作者和圖書館管理員是互聯(lián)網(wǎng)上已有的大量原始文獻(xiàn)的幕后加工者。從珍貴典籍到官方文件，從日記到音頻記錄，這些數(shù)字化后的原始文獻(xiàn)在向公眾訴說：過去將會告知我們現(xiàn)在和未來的故事。與此同時，非營利性組織和商業(yè)性組織均將文件資料的數(shù)字化作為工作主要任務(wù)，這種舉措提高了社會大眾獲取歷史文獻(xiàn)資源的期望值。

　　我們希望和公眾分享有關(guān)珍貴文獻(xiàn)資料數(shù)字化工作的幕后情況，提高社會公眾對檔案數(shù)字化共享的了解和認(rèn)識。首先，要了解檔案工作者為什么要開展文件數(shù)字化工作。

　　如果當(dāng)該份文件即將面臨無法使用的危險時，比如，一份紙質(zhì)地圖變成碎片，一份信件褪色到模糊不清，又或者一盤磁帶變脆或無法播放。在這種情況下，數(shù)字化工作將生成這些文件記錄的電子圖像，并保存從文件記錄中所收集到的信息。但這并不是說將克隆出原始文件，而是會產(chǎn)生一個數(shù)字化的原件代替品，僅從某個角度上說，可將其視為原始文件。

　　檔案工作者常說，大規(guī)模的數(shù)字化工作各種成本高昂。人們也會對此感到質(zhì)疑，畢竟，給你高中時期的年鑒拍張照片并分享到微博上，或者對一些舊的明信片進(jìn)行掃描并上傳至博客是很容易的。

　　在從事文件檔案數(shù)字化工作時我們主要關(guān)注兩類檔案文件記錄：紙質(zhì)文件和照片。面對的挑戰(zhàn)主要為：涉及材料本身的復(fù)雜性以及數(shù)字化過程本身。所有這些表明，機(jī)構(gòu)內(nèi)部大規(guī)模數(shù)字化工作不同于普通家庭的簡單掃描操作。另外，諸如老式音頻記錄、電影膠片等模擬媒體的數(shù)字化工作所面臨的挑戰(zhàn)更加緊迫（無法找到播放設(shè)備等原因）。

　　檔案館保存有大量檔案資源。即使是一個中等規(guī)模的檔案機(jī)構(gòu)，在衡量其檔案庫存時也是以公里為單位。檔案架上的每個盒子可以容納700到1800張紙不等，甚至可容納更多照片、底片和幻燈片。即使是一個很小的檔案全宗的數(shù)字化工作也是一項不輕松的任務(wù)。

　　大部分檔案案卷并不易被快速的掃描。掃描一疊紙的最快方式是使用自動進(jìn)紙器，但是自動進(jìn)紙器只能處理大小尺寸一樣的紙張。這種快速處理方式可能有卡紙的風(fēng)險。

　　對于獨一無二的檔案文件而言，手工掃描是最負(fù)責(zé)任的選擇。針對每一件要掃描的檔案，從去除訂書針到定位需數(shù)字化的內(nèi)容，再到圖像處理、錄入元數(shù)據(jù)，有很多步驟。有時掃描每個檔案盒上的記錄可能都需要花上幾天時間。

　　這個存有相互關(guān)聯(lián)的政府文件記錄的獨立卷宗中包含了各種大小、形狀和格式的文件記錄。這種多樣性使文件的數(shù)字化變得更具挑戰(zhàn)性。

　　針對不同尺寸和規(guī)格的檔案案卷，不斷調(diào)整掃描參數(shù)會增加更多數(shù)字化工作的時間。如果需要數(shù)字化的檔案幅面十分大，可能還需要將單獨掃描的部分拼接在一起。

　　有時，檔案館會選擇用拍攝照片代替掃描，這樣就需要一個專業(yè)的照相設(shè)備，包括外部閃光燈、不同鏡頭等。另外，那些已經(jīng)損壞、褶皺、粗糙或反光的檔案也需要熟練的處理。

　　掃描并不會生成一份檔案的精確副本，而只是復(fù)原該份檔案的某些內(nèi)容。數(shù)字化過程還會產(chǎn)生元數(shù)據(jù)。為使計算機(jī)系統(tǒng)能夠理解和檢索文件集，對其進(jìn)行描述性工作是必要的。沒有此項工作，數(shù)字化工作產(chǎn)生的文件不過是成千上萬份未分類的無用文件。

　　因為數(shù)字化工作牽扯大量時間和資源的投入，我們必須確保所做的選擇是正確的，這也意味著我們要將數(shù)字化處理的過程納入質(zhì)量控制檢查之中。

　　數(shù)字化工作的成果受到掃描分辨率、攝影技巧、錄入準(zhǔn)確性等一系列因素影響。作為檔案工作者，我們有責(zé)任確保人們獲得可靠、真實的文件記錄。

　　人們誤以為，信息一旦以數(shù)字形式被捕獲，將會自動地被長期保存下來。而事實上并非如此。因此，這意味著檔案工作者還要對數(shù)字化產(chǎn)生的文件進(jìn)行定期維護(hù)。

　　數(shù)字文件被認(rèn)為具有非實體性、不受腐蝕的特點。然而，數(shù)字文件也具有實體狀態(tài)，同時與自身所模擬的對象一樣，將經(jīng)歷劣化和失真的過程。數(shù)字化數(shù)據(jù)的實質(zhì)是數(shù)以百萬計的磁荷或電荷。亞原子水平的微小偏移足以引發(fā)一連串的錯誤。即使是不在驅(qū)動器上使用的數(shù)據(jù)也會隨著時間的推移而隨機(jī)劣化。

　　除了數(shù)據(jù)劣化的問題，檔案工作者還必須思考當(dāng)前文件格式在未來的可讀取性問題。如果在軟硬件設(shè)施過時的情況下，沒人能順利打開文件，那么進(jìn)行大規(guī)模的數(shù)字化工作將變得沒有意義。

　　因此，檔案工作者站在數(shù)字持久性的前端。他們正在研制通用的文件格式標(biāo)準(zhǔn)，并對數(shù)字化數(shù)據(jù)定期更新、遷移、備份。順便說一句，實際上硬盤或閃存驅(qū)動器的平均使用壽命無法與存儲在最佳環(huán)境下的紙張壽命相提并論。

　　數(shù)字化工作的開展依賴于大量技術(shù)設(shè)備和人力的投入。一些大型檔案館保留了由專業(yè)人員組成的數(shù)字化團(tuán)隊。較小機(jī)構(gòu)的文件數(shù)字化工作往往是在合作伙伴的資助下分散進(jìn)行的。

　　檔案工作者在將一組檔案完成數(shù)字化后，如實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上共享，需要參照一個規(guī)范的流程。

　　首先，檔案工作者必須確保擁有第一時間自由分享這些檔案文件的權(quán)限。如一些檔案文件的捐贈者并不希望某些內(nèi)容在特定時間內(nèi)被公眾獲取；健在公民的敏感性信息可能會隱藏于個人檔案中；檔案文件中涉及一些知識產(chǎn)權(quán)也可能被禁止廣泛分享。

　　毫無疑問的是，在開展數(shù)字化工作之前，我們通常會對檔案案卷進(jìn)行評估，以確定其是否為合格的檔案數(shù)字化和共享的候選者。這個評估的過程本身也需要時間，這導(dǎo)致數(shù)字化工作在時間和資源上的投資變得更大了。

　　希望通過上述介紹，大家能了解到檔案工作者正有條不紊地開展數(shù)字化項目的實際情況，以及為什么我們永遠(yuǎn)不能將所有檔案文件都數(shù)字化。數(shù)字化工作本身就是一個不斷發(fā)展的過程，實現(xiàn)檔案的訪問與獲取，傳播檔案知識和信息才是數(shù)字化的最重要的目的。