檔案掃描規(guī)范用語

紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005

1　范圍
本標準規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。
本標準適用于用掃描儀對各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理。

2　規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB／T 17235.1 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼
GB／T 17235.2 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼
GB／T 18894?2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范
ITU(CCITT)G3 二值圖像壓縮算法
ITU(CCITT)G4 二值圖像壓縮算法
DA／T18?1999 檔案著錄規(guī)則
檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國家檔案局檔發(fā)[2001]6號

3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標準。
3.1
數(shù)字化 Digitization
用計算機技術(shù)將模擬圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像的處理過程。
3.2
紙質(zhì)檔案數(shù)字 化Digitization of Paper?Based Records
對普通(黑色字跡清晰)的油印、鉛印、膠印等印刷件或復(fù)印件紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化及應(yīng)用的過程。
3．3
數(shù)字圖像 Digital Image
表示景物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣一連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。
3．4
黑白二值圖像 Binary Image
只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。
3．5
連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像 Continuous?tone Still Image
以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字
圖像。
3．6
失真度 Distortion Measure
對檔案原件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，在同等測試環(huán)境下，數(shù)字圖像與檔案原
件色彩、幾何、壓縮算法等差值。
3．7
可懂度 intelligibility
表示數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。
3．8
清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表現(xiàn)。
3. 9
　　 分辨率　Resolution
指單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)。
3.10
TIFF Tagged Tmage File Format
標記圖像文件格式。一種基于標記的無損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應(yīng)用程序之間和計算機平臺之間交換文件。因為它存儲圖像細微層次的信息非常多，圖像的質(zhì)量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復(fù)制儲存。
3.11
　　 JPEG Joint photographic Experts Group
聯(lián)合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計算機平臺和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受?？紤]儲存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復(fù)制儲存。

4 數(shù)字化基本流程
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲、檢索利用等工序。
4．1 案卷整理
對需要掃描的案卷進行適當整理，做出標識。
4．2 目錄建庫
為數(shù)字化的檔案檢索而建立必要的目錄數(shù)據(jù)庫。
4．3 批量掃描
按照檔案數(shù)字化具體任務(wù)的整體安排按計劃分批次進行掃描。
4．4 數(shù)據(jù)處理
4．4．1 對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。
4．4．2 對裸數(shù)據(jù)進行驗收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加說明性文件，以及數(shù)據(jù)的掛接、檢驗、上載、質(zhì)量檢查和備份。
4．5 信息存儲
根據(jù)不同的掃描圖像選擇適當數(shù)據(jù)格式、編碼方式和存儲介質(zhì)對信息進行保存。
4．6 檢索利用
按用戶需求提供檢索利用。

5 案卷整理
在批量掃描之前，按下述步驟對案卷進行整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
5．1 分件
5．1．1 把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。
5．1．2 在掃描件中將大圖、照片插入指示頁，便于掃描工序批量掃描，實際圖像放在圖像處理時進行重掃，替換指示頁。
5．1．3 填寫《數(shù)據(jù)加工過程處理單》(見附錄A)，對需要特殊處理的頁，標識清楚。
5．2 分頁
對批量掃描前的檔案進行頁號、件號的標注。如在標注中與原檔案中的件數(shù)、頁號不一致，應(yīng)以此為準。
5．3 拆卷
去除檔案中原來的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進行。
5．4 裝卷
按檔案保管要求恢復(fù)原裝訂。

6 建目錄庫
6．1 目錄著錄
根據(jù)DA／T18確定檔案著錄項，并進行著錄。
6．2 數(shù)據(jù)格式選擇
所選定的數(shù)據(jù)格式通用，應(yīng)能直接或間接與DBF文件格式或通過XML文
檔進行數(shù)據(jù)交換。
6．3 目錄輸入
將著錄好的目錄輸入計算機內(nèi)，建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫。

7 批量掃描
7．1 掃描方式
紙質(zhì)檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調(diào)圖像兩種方式。
7．1．1 頁面為單色文字的紙質(zhì)檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。
7．1．2 字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。
7．2 分辨率選擇
7．2．1 單色頁面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。
7．2．2 彩色頁面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數(shù)值進行。
7．2．3 大幅面檔案文件，如工程圖紙、報紙等尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀(如A0)、大幅面數(shù)碼平臺、縮微照像后膠片數(shù)字轉(zhuǎn)換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應(yīng)選擇1OOdpi以上。
7．2．4 需要時可根據(jù)原件的清晰度適當調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準。
7．3 特殊頁面的掃描
7．3．1 粘貼頁與表格
對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決
7．3．2 一般文本流程圖
采用適當?shù)姆直媛蕭呙杓熬植可罨夹g(shù)，確保文本流程圖清晰。同時采用不同設(shè)備滿足文本流程圖的掃描工作。
7．3．3 插圖
采用高分辨率灰度或彩色掃描技術(shù)將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。
7．3. 4照片
對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時可避免圖像存儲空間過大。
7．4 文件命名方式
7．4．1 建立文件夾
掃描時文件夾的建立應(yīng)按檔案實體分級建立，其中的每一份文件也需要單獨建立文件夾。
7．4．2　文件夾命名方法，以檔案實體中的檔號命名，一般為3位數(shù)，不足3
位數(shù)的左邊補“0”。

8 數(shù)據(jù)處理
8．1　圖像處理
8．1．1　糾偏
　 對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度。(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字)。
8．1．2　去污
　 去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。檔案數(shù)字化圖像的去污，應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。
8．1．2．1　局部去污，如去除黑邊、污點。
8．1．2．2　整體去污，可一次性去除頁面上的污漬。
8．1．3　拼接
　 為保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，對幅面分離的數(shù)字圖像進行拼接。
8．1．4　校對
8．1．4．1　一次校對，檢查掃描完的圖像質(zhì)量情況，對不合格的圖像進行標記退回重新掃描。
8．1．4．2　糾錯處理，根據(jù)一次校對中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質(zhì)
量等問題，結(jié)合《數(shù)據(jù)加工過程處理單》(見附錄A)情況，對每份圖像進行相應(yīng)的處理。
8．1．4．3　二次校對，對一次校對及數(shù)據(jù)處理后的數(shù)字圖像再次進行檢查，并
標記圖像處理過程中不清晰的頁面。不合格的退回重新處理。
8．2　數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
8．2．1　文字錄入質(zhì)量
　 對錄入域清單上所標明的各著錄項的文字錄入進行正確率控制，保證錯誤率低于3‰。
8．2．2　圖像質(zhì)量
　 對紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質(zhì)量。
保證掃描后的數(shù)字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應(yīng)各種紙張和手寫、印刷字的情況。
8．3　數(shù)據(jù)掛接
　　 檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件的對應(yīng)準確程度的控制。
在生成裸數(shù)據(jù)光盤之前，根據(jù)資料整理信息、掃描前的標引信息及卷內(nèi)文件頁號信息核查圖像文件總數(shù)是否與實際文件數(shù)相等，如不相等則不能生成裸數(shù)據(jù)光盤，可打印出清單，回退給圖像處理人員補掃。
8．4　數(shù)據(jù)檢驗
8．4．1　將裸數(shù)據(jù)進行驗收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加說明性文件。
8．4．2　對數(shù)據(jù)進行檢驗，給出合格或不合格結(jié)論。
8．4．3　將數(shù)字加工后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為裸數(shù)據(jù)光盤格式，拷貝到活動硬盤上。
8．4．4　系統(tǒng)應(yīng)自動記錄檢驗進度。
8．5　數(shù)據(jù)上載
檔案數(shù)字化各工序的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)及時上載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總，其中數(shù)字圖像自動搜索對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)，加入對應(yīng)的電子地址數(shù)字圖像文件名，建立起一一對應(yīng)的關(guān)系。
8．6　數(shù)據(jù)備份
定期對服務(wù)器的各類數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

9　信息存儲
　　 以JPEG數(shù)字壓縮編碼或TIFF國際通用標準格式。采用國際標準的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁編號后分頁存儲。
數(shù)字圖像的存儲管理應(yīng)保持原紙質(zhì)檔案的保管模式對應(yīng)存儲。
9．1　壓縮存儲格式
　 檔案數(shù)字圖像格式采用TIFF和JPEG數(shù)字壓縮編碼。
9．1．1　黑白二值圖像
　　　　 黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT　G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr)為15：1。也可采用TIFF（CCIFF　G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率(Cr)為3 O：1。
9．1．2　連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像
　 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用JPEG數(shù)字壓縮編碼，平均壓縮率(cr)為15：1。
9．2　編碼方式
　　　 應(yīng)盡是采用實時操作性強的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質(zhì)量；無失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下
宜采用國際通用編解碼算法。
9．3　存儲方式與載體
　可選用在線和離線、不同載體進行存儲。

10　檢索利用
10．1　檢索利用方式
檔案數(shù)字圖像檢索利用可采用單機、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種方式。
局域網(wǎng)中傳輸利用，應(yīng)保證數(shù)據(jù)在內(nèi)部局域網(wǎng)10Base?T帶寬下，平均1秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成?；ヂ?lián)網(wǎng)中傳輸利用，互聯(lián)網(wǎng)56Kbit／s帶寬下，平均5秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成。為此要求一般每頁檔案數(shù)字圖像的存儲容量為50K以內(nèi)。
10．2　檢索軟件配置
檢索軟件應(yīng)符合國家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項要求。檢索軟件應(yīng)具備目錄檢索與檔案數(shù)字圖像方便調(diào)閱的基本功能。

掃描檔號的格式

為規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，現(xiàn)將各門類檔案的檔號格式統(tǒng)一如下：
1、文書檔案：
傳統(tǒng)組卷方法：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)
簡化整理方法：全宗號(4)加年度(4)加保管期限（代號）(3)加分類號(4)加件號(4)
2、會計檔案：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)
3、設(shè)備檔案:全宗號(4)加年度(4) 加分類號(4)加案卷號(4)加件號(4)
4、基建檔案：全宗號(4)加目錄號(3)加案卷號(4) 加頁號(4)
5、聲像檔案：全宗號(4) 加期限（代號）(3)加分類號(4)加案卷號(4)加件號(4)
6、實物檔案：全宗號(4)加年度(4)加期限（代號）(4)加分類號(4)加件號(4)
7、電子檔案：全宗號(4)加年度(4)加期限（代號）(3)加分類號(4)加件號(4)
8、婚姻檔案（傳統(tǒng)）：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)
婚姻檔案（簡化）：全宗號(4)加年度(4)加保管期限（代號）(3)加分類號(4)加件號(4) 說明：
1、凡編“目錄號”的檔案，檔號格式均應(yīng)參照：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)
2、凡編“分類號”的檔案，檔號格式均應(yīng)參照：全宗號(4)加年度(4)加保管期限（代號）(3)加分類號(4)加[案卷號（4）]加件號(4)[頁號（4）]
3、“[]”內(nèi)字段為對應(yīng)可選項，即：若選用“案卷號”，則將“件號”改為“頁號”。

檔案掃描的檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)： 批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。 通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

國家檔案裝訂標準

法律分析：檔案裝訂總體質(zhì)量要求1、 確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。2、符合國家標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。3、保證檔案掃描圖像與原件-致、整潔、清晰。(一) 掃描加工要求1、掃描前應(yīng)先對案卷進行預(yù)處理，啟釘、拆分，保證紙張的平整、撫平邊角。2、 采用最為可靠的掃描設(shè)備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況，的發(fā)生。3、如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱，不適合反復(fù)拆裝訂的檔案，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進行掃描。

法律依據(jù)：《中華人民共和國標準化法》 第二條 本法所稱標準（含標準樣品），是指農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)以及社會事業(yè)等領(lǐng)域需要統(tǒng)一的技術(shù)要求。

標準包括國家標準、行業(yè)標準、地方標準和團體標準、企業(yè)標準。國家標準分為強制性標準、推薦性標準，行業(yè)標準、地方標準是推薦性標準。

強制性標準必須執(zhí)行。國家鼓勵采用推薦性標準。

檔案里面的術(shù)語：跨全宗 是啥意思？

全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的,能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料組成的專門案卷。
一、全宗號、目錄號和案卷號的編排：
1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
2、目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
3、案卷號：對每一個案卷所的編號。

二、當一個單位向檔案館移交過檔案后，檔案館根據(jù)相關(guān)規(guī)則給予移交單位唯一的一個代碼，此后該單位不論哪一種類別的檔案都是這一全宗號。沒有向檔案館移交過檔案的單位沒有全宗號。
其中編制館藏檔案的案卷號是檔案管理的一項重要基礎(chǔ)性工作，科學(xué)的編制案卷號，有利于檔案的管理和利用。國家檔案局1987年12月印發(fā)的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中將案卷號分為檔案館編和檔案室編兩種。

檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是什么

檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是檔案掃描整理工作。檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項基礎(chǔ)工作。認真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責(zé)對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記，并負責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。按照《檔案庫房管理制度》要求，做好八防工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報處理。積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。