檔案掃描方法和規(guī)范

相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來(lái)網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書(shū)、情報(bào)等各類(lèi)信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié)： 批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來(lái)進(jìn)行文檔掃描。 通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”，就屬于這類(lèi)型的管理軟件。通過(guò)對(duì)這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

掃描檔案到電腦里面的方法步驟

一個(gè)檔案，需要掃描到電腦中，那么要怎么才能掃描到電腦里面?怎么掃描檔案到電腦里面呢?接下來(lái)大家跟著我一起來(lái)了解一下掃描檔案到電腦里面的解決方法吧。希望對(duì)你有幫助！

1，啟動(dòng)掃描程式：雙擊桌面上的快捷方式或者點(diǎn)選開(kāi)始選單》程式》HP》HP LaserJet Professional M1130 MFP Series》掃描到

瑞特威掃描檔案具體步驟

做電子檔掃描件方法如下：

1、手機(jī)安裝掃描全能王軟件。

2、打開(kāi)軟件，點(diǎn)擊右下角拍照按鈕。

3、進(jìn)行拍照，注意照片的清晰度。

4、拍完后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有幾個(gè)圓點(diǎn)，這幾個(gè)點(diǎn)后面就會(huì)對(duì)圖片進(jìn)行切割，幫助擺正圖片角度。點(diǎn)的位置可以直接移動(dòng)點(diǎn)來(lái)調(diào)整。

5、方向調(diào)整下，點(diǎn)的位置調(diào)整下，滿意后點(diǎn)擊右下角的勾。

6、選擇圖片模式，一般選擇自動(dòng)比較接近掃描效果。

7、完成了，打開(kāi)圖片，點(diǎn)擊右上角第二個(gè)分享圖表，電子檔掃描件就完成了，你還可以直接分享給別人。

檔案數(shù)字化工作流程是怎樣的？

檔案數(shù)字化加工流程
前期檔案整理
　　檔案借出
　　從檔案室接件，填寫(xiě)檔案移交清冊(cè)，一式兩份。拿到檔案后，開(kāi)始核對(duì)檔案數(shù)量，數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。
　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　按照各類(lèi)檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
　　頁(yè)面修整
　　破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　?。?）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
　?。?）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
　　（3）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　　（4）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
　　（1）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
　　（2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。
　　（3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　?。?）對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。
　?。?）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　?。?）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。
　　圖像存儲(chǔ)
　　存儲(chǔ)格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　　圖像文件命名
　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

國(guó)家檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)

法律分析：檔案裝訂總體質(zhì)量要求1、 確保在掃描過(guò)程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。2、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。3、保證檔案掃描圖像與原件-致、整潔、清晰。(一) 掃描加工要求1、掃描前應(yīng)先對(duì)案卷進(jìn)行預(yù)處理，啟釘、拆分，保證紙張的平整、撫平邊角。2、 采用最為可靠的掃描設(shè)備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況，的發(fā)生。3、如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱，不適合反復(fù)拆裝訂的檔案，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》 第二條 本法所稱標(biāo)準(zhǔn)（含標(biāo)準(zhǔn)樣品），是指農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)以及社會(huì)事業(yè)等領(lǐng)域需要統(tǒng)一的技術(shù)要求。

標(biāo)準(zhǔn)包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)、推薦性標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)是推薦性標(biāo)準(zhǔn)。

強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)必須執(zhí)行。國(guó)家鼓勵(lì)采用推薦性標(biāo)準(zhǔn)。