檔案掃描的安全管理規(guī)范

法律分析：一、檔案庫房安全管理制度

1、貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲“八防”工作，確保檔案的安全。

2、每年春秋季更換兩次防蛀、防霉藥、進(jìn)行來年感次除塵工作，進(jìn)行一次檔案卷的檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有蟲蛀、霉變、老化等現(xiàn)象，及時(shí)作出詳細(xì)記錄，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

3、庫房內(nèi)應(yīng)裝好遮光窗簾，嚴(yán)禁用明火。每年檢查一次電源、電器設(shè)備，確保庫房內(nèi)電路暢通，使用安全。

4、嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁帶入易燃易爆物品，嚴(yán)禁存放瓜果、食物和其它雜物。

5、配備適合檔案用的消防器材（滅火器），由專人管理，并按要求定期檢查更換，如因失職造成火災(zāi)是檔案遭受損失者，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

6、控制好庫房內(nèi)的溫濕度（溫度攝氏14-24度，溫度45-60度。）。并做好連續(xù)的溫濕度記錄，如出現(xiàn)誤差，及時(shí)開啟抽濕機(jī)和空調(diào)機(jī)，調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度。

7、檔案室及其檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管，不得亂放或遺失，進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)鎖門窗。非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房和擅自查閱檔案資料，查閱檔案只能在閱檔室進(jìn)行，杜絕檔案失竊現(xiàn)象。

8、檔案人員工作調(diào)動(dòng)或因公外出，必須與接替人員共同填寫交接登記表，辦好交接手續(xù)后方可離校。

二、檔案管-理-員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳，執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策、規(guī)定和本校《檔案管理實(shí)施辦法》及工作制度，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)技術(shù)，不斷提高自己和政治業(yè)務(wù)水平。

2、認(rèn)真做好文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作做到分類科學(xué)、組卷合理，期限確切、書寫和裝訂規(guī)范。

3、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、室、組和文件材料的形成、積累、整理工作，并按要求及時(shí)做好檔案材料的交和進(jìn)館檔案的進(jìn)館工作。

4、按“七防”要求，集中統(tǒng)一管理好本校各類檔案。

5、認(rèn)真做好檔案信息的開發(fā)利用工作，記好臺帳、搞好編研，對校內(nèi)外查閱檔案的同志做到接待熱情，服務(wù)周到，并及時(shí)記好“查借閱檔案登記薄”定期編寫檔案利用效果實(shí)例。

6、根據(jù)上級規(guī)定，做好檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和處理工作。

7、嚴(yán)格遵守檔案保密紀(jì)律、不失密、不泄密。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

如何規(guī)范檔案日常管理

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗(yàn)收會、初步竣工驗(yàn)收會、竣工驗(yàn)收會等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復(fù)制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

　　2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

　　4、對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。

　　3、定時(shí)測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。

　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時(shí)間

　?。?）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

　　（3）財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　?。?）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　　（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

　?。?）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　　（2）會計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　　（1）填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）；
　　（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　　（3）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；
　　（4）會議記錄、應(yīng)填寫每次會議的時(shí)間和主要內(nèi)容；
　　（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；

　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

　　4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會計(jì)檔案管理制度

　　為加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。

　　1、每年形成的會計(jì)檔案，包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。在會計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計(jì)檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實(shí)物檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)對實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。

　　3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

　　6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實(shí)物檔案壽命。

　　7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

　　3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?br>
　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時(shí)間一般不超過3天，延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

　　3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

　　6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

為了加強(qiáng)檔案數(shù)字化的外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體和信息的安全，本“規(guī)范”是根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)起草的。
各個(gè)級別和類型的檔案館的檔案部分（以下簡稱“檔案部分”），辦公室和其他檔案部分（以下簡稱“檔案部分”）將檔案數(shù)字化外包，并對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理具有獨(dú)立法人資格的服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字服務(wù)機(jī)構(gòu)”）進(jìn)行檔案管理數(shù)字外包服務(wù)應(yīng)遵守本“規(guī)范”進(jìn)行安全管理操作。
當(dāng)部分檔案文件自行開發(fā)以將檔案文件數(shù)字化時(shí)，可以參考此“規(guī)范”來實(shí)施安全管理。

求一份詳細(xì)的 技術(shù)檔案管理制度 和 安全管理制度

　　轉(zhuǎn)載以下資料供參考

　　技術(shù)檔案管理制度
　　總則：

　　1．1 為建立、健全技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。

　　1．2 本技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

　　1．3 技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全技術(shù)檔案工作的順利開展。

　　1．4 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

　　2 技術(shù)文件資料的歸檔：

　　2．1 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時(shí)向綜合檔案室移交歸檔。

　　2．2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-02)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

　　2．3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。

　　2．4 凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后，向檔案室移交歸檔。

　　2．5 凡外來、外購回的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

　　3 綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：

　　3．1 綜合檔案室的任務(wù)：

　　3．1．1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

　　3．1．2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

　　3．1．3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

　　3．2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：

　　3．2．1 認(rèn)真貫徹技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。

　　3．2．2 科學(xué)地管理全技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

　　3．2．3 遵守保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

　　3．2．4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

　　3．2．5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

　　4 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：

　　4．1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。

　　4．2 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。

　　5 技術(shù)檔案的保管和借閱：

　　5．1 對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

　　5．2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

　　5．3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

　　5．4 技術(shù)檔案的保密制度：

　　5．4．1 全職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

　　5．4．2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

　　5．4．3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。

　　5．5 技術(shù)檔案的借閱：

　　5．5．1 凡本技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

　　5．5．2 技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。

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　　5．5．3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

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　　5．5．4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。

　　6 技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：

　　6．1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

　　6．2 需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

　　6．3 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。

　　6．4 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。

　　6．5 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

　　6．6 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

　　6．7 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-01），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-06），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

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　　6．8 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交財(cái)務(wù)部。

　　7 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：

　　7．1 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

　　7．2 技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所， 以保證文件的使用得到有效控制。

　　7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

　　安全生產(chǎn)管理制度
　　一、總則　　第一條 為加強(qiáng)生產(chǎn)工作的勞動(dòng)保護(hù)、改善勞動(dòng)條件，保護(hù)勞動(dòng)者在生產(chǎn)過程中的安全和健康，促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展，根據(jù)有關(guān)勞動(dòng)保護(hù)的法令、法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合的實(shí)際情況制訂本規(guī)定。
　　第二條 的安全生產(chǎn)工作必須貫徹“安全第一，預(yù)防為主，綜合治理”的方針，貫徹執(zhí)行總經(jīng)理(法定代表人)負(fù)責(zé)制，各級領(lǐng)導(dǎo)要堅(jiān)持“管生產(chǎn)必須管安全”的原則，生產(chǎn)要服從安全的需要，實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)和文明生產(chǎn)。
　　第三條 對在安全生產(chǎn)方面有突出貢獻(xiàn)的團(tuán)體和個(gè)人要給予獎(jiǎng)勵(lì)，對違反安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程造成事故的責(zé)任者，要給予嚴(yán)肅處理，觸及刑律的，交由司法機(jī)關(guān)論處。
　　二、機(jī)構(gòu)與職責(zé)　　第四條 設(shè)質(zhì)量安全部為本安全生產(chǎn)的管理機(jī)構(gòu)，任命分管安全生產(chǎn)經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)管，質(zhì)量安全部人員由取得相關(guān)資格證書的專職（或施工現(xiàn)場）安全生產(chǎn)管理人員組成。其主要職責(zé)是：全面負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)管理工作，研究制訂安全生產(chǎn)技術(shù)措施、安全生產(chǎn)宣傳教育、安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全生產(chǎn)隱患治理、安全生產(chǎn)事故管理、安全生產(chǎn)應(yīng)急管理和勞動(dòng)保護(hù)計(jì)劃，實(shí)施安全生產(chǎn)檢查和監(jiān)督，調(diào)查處理事故等工作。
　　第五條 本必須成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對本單位的職工進(jìn)行安全生產(chǎn)教育，制訂安全生產(chǎn)實(shí)施細(xì)則和操作規(guī)程。實(shí)施安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查，確保生產(chǎn)安全。安全生產(chǎn)小組組長由本單位的領(lǐng)導(dǎo)提任，并按規(guī)定配備專職安全生產(chǎn)管理人員。
　　第六條 本安全生產(chǎn)主要責(zé)任人的劃分：單位行政第一把手是本單位安全生產(chǎn)的第一責(zé)任人，分管生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)和專職安全生產(chǎn)管理員是本單位安全生產(chǎn)的主要責(zé)任人。
　　第七條 本專職安全生產(chǎn)管理人員職責(zé)：
　　1.協(xié)助分管安全生產(chǎn)經(jīng)理貫徹執(zhí)行勞動(dòng)保護(hù)法令、制度，綜合管理日常安全生產(chǎn)工作。
　　2.匯總和審查安全生產(chǎn)措施計(jì)劃，并督促有關(guān)部門切實(shí)按期執(zhí)行。
　　3.制定、修訂、健全的安全生產(chǎn)管理制度，并對這些制度的貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
　　4.組織開展安全生產(chǎn)大檢查。經(jīng)常深入現(xiàn)場指導(dǎo)生產(chǎn)中的勞動(dòng)保護(hù)工作。遇有特別緊急的不安全情況時(shí)，有權(quán)指令停止生產(chǎn)，并立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)研究處理。
　　5.總結(jié)和推廣安全生產(chǎn)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，搞好安全生產(chǎn)的宣傳教育和專業(yè)培訓(xùn)。
　　6.根據(jù)有關(guān)規(guī)定，發(fā)放符合國家標(biāo)準(zhǔn)的勞動(dòng)防護(hù)用品，并監(jiān)督正確佩戴和使用。
　　7.組織有關(guān)部門研究制定防止職業(yè)危害的措施，并監(jiān)督執(zhí)行。。
　　第八條 本生產(chǎn)單位專職安全生產(chǎn)管理員要協(xié)助本單位領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行勞動(dòng)保護(hù)法規(guī)和安全生產(chǎn)管理制度，處理本單位安全生產(chǎn)日常事務(wù)和安全生產(chǎn)檢查監(jiān)督工作。
　　第九條 安全生產(chǎn)專職管理干部職責(zé)：
　　1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行勞動(dòng)保護(hù)法令、制度，綜合管理日常安全生產(chǎn)工作。
　　2.匯總和審查安全生產(chǎn)措施計(jì)劃，并督促有關(guān)部門切實(shí)按期執(zhí)行。
　　3.制定、修訂安全生產(chǎn)管理制度，并對這些制度的貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
　　4.組織開展安全生產(chǎn)大檢查。經(jīng)常深入現(xiàn)場指導(dǎo)生產(chǎn)中的勞動(dòng)保護(hù)工作。遇有特別緊急的不安全情況時(shí)，有權(quán)指令停止生產(chǎn)，并立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)研究處理。
　　5.總結(jié)和推廣安全生產(chǎn)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，協(xié)助有關(guān)部門搞好安全生產(chǎn)的宣傳教育和專業(yè)培訓(xùn)。
　　6.參加審查新建、改建、擴(kuò)建、大修工程的設(shè)計(jì)文件和工程驗(yàn)收及試運(yùn)轉(zhuǎn)工作。
　　7.參加傷亡事故的調(diào)查和處理，負(fù)責(zé)傷亡事故的統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，協(xié)助有關(guān)部門提出防止事故的措施，并督促其按時(shí)實(shí)現(xiàn)。
　　8.根據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定本單位的勞動(dòng)防護(hù)用品，并監(jiān)督執(zhí)行。
　　9.組織有關(guān)部門研究制定防止職業(yè)危害的措施，并監(jiān)督執(zhí)行。
　　10.對上級的指示和基層的情況上傳下達(dá)，做好信息反饋工作。
　　第十條 各生產(chǎn)單位專(兼)職安全生產(chǎn)管理員要協(xié)助本領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行勞動(dòng)保護(hù)法規(guī)和安全生產(chǎn)管理制度，處理本單位安全生產(chǎn)日常事務(wù)和安全生產(chǎn)檢查監(jiān)督工作。
　　第十一條 各生產(chǎn)班組安全員要經(jīng)常檢查、督促班組人員遵守安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程。做好設(shè)備、工具等安全檢查、保養(yǎng)工作。及時(shí)向上級報(bào)告班組的安全生產(chǎn)情況。做好原始資料的登記和保管工作。
　　第十二條 職工在生產(chǎn)、工作中要認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行安全技術(shù)操作規(guī)程，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。愛護(hù)生產(chǎn)設(shè)備和安全防護(hù)裝置、設(shè)施及勞動(dòng)保護(hù)用品。發(fā)現(xiàn)不安全情況，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，迅速予以排除。
　　三、教育與培訓(xùn)　　第十三條 對新職工、實(shí)習(xí)人員，必須先進(jìn)行安全生產(chǎn)的三級教育(即生產(chǎn)單位)或班組、生產(chǎn)崗位)才能準(zhǔn)其進(jìn)入操作崗位。對改變工種的工人，必需重新進(jìn)行安全教育才能上崗。
　　第十四條 對從事電氣、焊接、車輛駕駛、易燃易爆等特殊工種人員，必須進(jìn)行專業(yè)安全技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)有關(guān)部門嚴(yán)格考核并取得合格操作證(執(zhí)照)后，才能準(zhǔn)其獨(dú)立操作。對特殊工種的在崗人員，必須進(jìn)行經(jīng)常性的安全教育。
　　四、設(shè)備、工程建設(shè)、勞動(dòng)場所　　第十五條 各種設(shè)備和儀器不得超負(fù)荷和帶病運(yùn)行，并要做到正確使用，經(jīng)常維護(hù)，定期檢修，不符合安全要求的陳舊設(shè)備，應(yīng)有計(jì)劃地更新和改造。
　　第十六條 電氣設(shè)備和線路應(yīng)符合國家有關(guān)安全規(guī)定。電氣設(shè)備應(yīng)有可熔保險(xiǎn)和漏電保護(hù)，絕緣必須良好，并有可靠的接地或接零保護(hù)措施；產(chǎn)生大量蒸氣、腐蝕性氣體或粉塵的工作場所，應(yīng)使用密閉型電氣設(shè)備；有易燃易爆危險(xiǎn)的工作場所，應(yīng)配備防爆型電氣設(shè)備；潮濕場所和移動(dòng)式的電氣設(shè)備，應(yīng)采用安全電壓。電氣設(shè)備必須符合相應(yīng)防護(hù)等級的安全技術(shù)要求。
　　第十七條 勞動(dòng)場所布局要合理，保持清潔、整齊。有毒有害的作業(yè)，必須有防護(hù)措施
　　第十八條 有高溫、低溫、潮濕、雷電、靜電等危險(xiǎn)的勞動(dòng)場所，必須采取相應(yīng)的有效防護(hù)措施。

檔案管理制度

國家檔案局發(fā)布檔案管理九項(xiàng)規(guī)范

近日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》等9項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，涉及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔、檔案館應(yīng)急管理等方面。這9項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提出了哪些工作規(guī)范，適用于哪些業(yè)務(wù)？

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。為了更好的服務(wù)國家檔案管理細(xì)則，研發(fā)符合國家的檔案管理系統(tǒng)，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理帶大家了解一下最新的國家檔案局發(fā)布的九項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)！

1.DA/T 77—2019《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作的組織、實(shí)施和管理要求，確定了開展OCR工作的總體原則、具體流程、性能要求和指標(biāo)評價(jià)等內(nèi)容，尤其是對歸檔章、文件處理單、公章等具有檔案特征的內(nèi)容提出了識別要求。標(biāo)準(zhǔn)適用于字跡清晰、文本規(guī)范的紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的光學(xué)字符識別（OCR）工作。

2.DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規(guī)范》

本標(biāo)準(zhǔn)為傳統(tǒng)載體錄音錄像、傳統(tǒng)載體錄音錄像數(shù)字復(fù)制件、數(shù)字錄音錄像3 種不同形式錄音錄像檔案提供統(tǒng)一的管理規(guī)范，解決錄音錄像收集范圍和收集質(zhì)量、著錄和整理問題。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著 錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求，適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企 事業(yè)單位和其他社會組織形成的錄音錄像檔案的管理。

3.DA/T 79—2019《證券業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》

為加強(qiáng)證券業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化，確保證券業(yè)務(wù)檔案的安全管理和有效利用，制定本標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了證券業(yè)務(wù)檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責(zé)，以及在辦理證券業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的且具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件的整理、歸檔，證券業(yè)務(wù)檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法，以及業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理，并編制了具有參考性的《證券業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，適用于證券證券業(yè)務(wù)檔案的管理與利用。

4.DA/T 80—2019《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔的總則，網(wǎng)頁的歸檔范圍和網(wǎng)頁檔案的保管期限，網(wǎng)頁歸檔的收集、整理、移交接收和網(wǎng)頁歸檔功能模塊建設(shè)的一般方法，適用于各級人民政府及其部門、派出機(jī)構(gòu)和承擔(dān)公共服務(wù)職能的事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)上開辦的政 府網(wǎng)站的網(wǎng)頁歸檔，其他單位的網(wǎng)頁歸檔工作可參照執(zhí)行。

5.DA/T 81—2019《檔案庫房空氣質(zhì)量檢測技術(shù)規(guī)范》

本標(biāo)準(zhǔn)旨在提高檔案庫房管理水平，完善庫房空氣質(zhì)量檢測制度，促進(jìn)檔案部門了解和評價(jià)檔案庫房空氣質(zhì)量狀況。本標(biāo)準(zhǔn)給出了檔案庫房空氣質(zhì)量檢測的方法，適用于我國各級各類檔案館的檔案庫房，包括在用檔案庫房以及新建檔案庫房。

6.DA/T 82—2019《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》

標(biāo)準(zhǔn)旨在規(guī)范和統(tǒng)一采用文檔型數(shù)據(jù)庫存儲檔案數(shù)據(jù)的方法，解決非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的存儲和管理問題，并為今后檔案數(shù)據(jù)的利用打下基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了使用文檔型數(shù)據(jù)庫存儲檔案數(shù)據(jù)的總體要求，提出了使用文檔型數(shù)據(jù)庫存儲和管理檔案數(shù)據(jù)的基本功能和實(shí)施方法，適用于各級各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位對檔案數(shù)據(jù)的存儲。

7.DA/T 83—2019《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO 磁帶應(yīng)用規(guī)范》

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶的技術(shù)要求、選擇、條形碼標(biāo)簽、使用、保管、運(yùn)輸以及磁帶的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等要求，適用于各級檔案部門及有關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO 磁帶的應(yīng)用和管理。

8.DA/T 84—2019《檔案館應(yīng)急管理規(guī)范》

本標(biāo)準(zhǔn)制定的主要目的是加強(qiáng)檔案安全保管及風(fēng)險(xiǎn)管理，增強(qiáng)對檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)見性，在日常工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而做好檔案保管和保護(hù)工作。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案館應(yīng)急管理原則、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)任務(wù)、運(yùn)行機(jī)制、管理保障及監(jiān)督管理等內(nèi)容，適用于全國各級各類檔案館應(yīng)對突發(fā)事件的管理工作。

9.DA/T 85—2019《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔的一般方法，包括歸檔工作流程和歸檔信息包的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)和存儲格式等，適用于政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺上辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)（包括行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)）過程中形成的電子文件的歸檔。

目前，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)全面升級，已將檔案管理9項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)納入系統(tǒng)升級范疇，全面符合最新的國家檔案管理要求。

檔案安全管理論文

檔案的安全管理工作是檔案工作的重要組成部分，使檔案的管理工作更加嚴(yán)格和規(guī)范。 下面是由我整理的檔案安全管理論文，謝謝你的閱讀。

淺議檔案安全管理工作

摘要：檔案的安全管理工作是檔案工作的重要組成部分，是檔案工作的核心內(nèi)容。本文特別對突發(fā)事件時(shí)的檔案安全管理工作做了一些闡述，歸納起來要做到兩點(diǎn)，一是在思想上要提高檔案者的安全防范意識和自我保護(hù)意識;二是在行動(dòng)上要建立和完善重要檔案的保護(hù)機(jī)制，從而保護(hù)好重要檔案乃至絕大多數(shù)檔案信息的安全，使檔案的管理工作更加嚴(yán)格和規(guī)范。

Abstract:The file security management is an important component of archival work, is the archival work core issue. This particular file when the safety of emergency management has made some elaborate, sum up to do two things, first, in thinking of those files to improve security awareness and self-protection; second is to build in action and improve the protection of critical files, important files to protect the security of information and even the vast majority of files, so file management is more strict and standardized.

關(guān)鍵詞：檔案 安全管理 突發(fā)事件 災(zāi)害 應(yīng)急機(jī)制 防范措施

Keywords:archives safety management emergencies disasters emergency response mechanisms preventive measures

作者簡介：劉璐璐(1983.10-),女,山東德州人,中州大學(xué)國有資產(chǎn)管理處助理館員。

檔案工作是一項(xiàng)長期而具體的管理性工作，它在一定程度上體現(xiàn)出一個(gè)單位或部門在一個(gè)階段或一個(gè)歷史時(shí)期的完整性。當(dāng)前，在我國乃至整個(gè)世界范圍內(nèi)，公共安全面臨著十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。災(zāi)害事故在給人類社會造成巨大災(zāi)難的同時(shí)，也敲響了公共安全的警鐘，因此檔案的安全管理工作更顯得重要，制定相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制和防范措施，最大限度減少因自然災(zāi)害和突發(fā)事件等原因造成的檔案原件的損失，保障檔案的安全，以促進(jìn)檔案工作健康發(fā)展。

檔案工作的安全管理不僅要落實(shí)于平時(shí)，特別是在重大災(zāi)難和突發(fā)情況來臨前，更要加強(qiáng)管理和保護(hù)，爭取使破壞性降至最低，保護(hù)絕大多數(shù)檔案以及重要檔案文件的安全。針對檔案安全問題，具體要做到兩點(diǎn)：

一、提高檔案安全防范和自我保護(hù)意識

制定檔案安全防范和保護(hù)制度，防患于未然，各立檔單位或部門要加強(qiáng)科普應(yīng)急宣傳等工作，將災(zāi)害預(yù)防作為一項(xiàng)長期的工作，并且將其視為檔案安全工作的核心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)之一。提高安全意識和自我防護(hù)意識，做好處置檔案突發(fā)事件的思想和行動(dòng)上的準(zhǔn)備，對已有檔案文件信息要加強(qiáng)安全和保密意識，完善工作體制，強(qiáng)化安全管理。比如，平時(shí)做好檔案安全的應(yīng)急演練工作，確實(shí)提高應(yīng)對災(zāi)難的緊急處置能力。要確保檔案信息利用安全，正確處理檔案開放與保密的關(guān)系。制定檔案開放辦法，嚴(yán)格控制開放檔案的內(nèi)容、檔案復(fù)印件和部分檔案記載的內(nèi)容在各種媒介以及公開場合的發(fā)布。

二、建立和完善重要檔案的保護(hù)機(jī)制

許多重要信息一旦被毀或者失去，就很難再獲得。對于一個(gè)機(jī)關(guān)，一個(gè)企、事業(yè)單位，重要檔案信息是其在危難關(guān)頭繼續(xù)維持運(yùn)作的關(guān)鍵。因此，對于重要檔案要采取相應(yīng)的措施妥善保護(hù)。

1、對紙質(zhì)文檔的保護(hù)

對于紙質(zhì)檔案文件來說，它受外部環(huán)境的影響很大，具體來講，溫濕度、灰塵、外來磁場、機(jī)械震動(dòng)、光線和有害氣體，都不利于紙質(zhì)文件的保存。一旦被毀，將不復(fù)存在，對它們要采取特殊的防災(zāi)措施。一般的方法是進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制包括在場存放和異地存放。在場存放是把拷貝過的文件放在辦公地點(diǎn)，對其采取特殊的防災(zāi)措施，如使用防火、防盜性能更強(qiáng)的裝具等。異地存放是把拷貝過的文件放在辦公地點(diǎn)以外的地方，因?yàn)闉?zāi)難一般不可能在不同的地方同時(shí)發(fā)生，這種方法能有效防止毀滅性打擊。

2、對電子文檔的保護(hù)

相對于紙質(zhì)檔案文件，電子檔案文件最常用的方法是對其進(jìn)行電子備份。若遇到突發(fā)事件，可以從數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中取回?cái)?shù)據(jù)，恢復(fù)系統(tǒng)。

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案文件逐漸由紙質(zhì)文件發(fā)展到電子文件。電子文件制成后要及時(shí)積累、及時(shí)收集及歸檔，可以防止信息損失和變動(dòng)。⑴歸檔時(shí)應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致;在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠;軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。⑵檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。⑶歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲介質(zhì)存儲，對所有歸檔的電子文件應(yīng)做保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。⑷對電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取維護(hù)措施，進(jìn)行修復(fù)或拷貝。⑸為每一份電子文件建立必要的記錄，記載文件的形成、管理和使用情況。對電子文件的信息記錄要具有實(shí)時(shí)性，要隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來。這種跟蹤記錄的信息具有原始性，可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。⑹在檔案信息存儲安全方面，增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，并采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控;保證在線管理系統(tǒng)的安全，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)立信息系統(tǒng)防火墻、密碼訪問控制，安裝保密隔離卡，建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度。同時(shí)，在管理上建立了電子文件歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)。存儲檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離;各種數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。⑺在利用安全上不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，也不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重的原則。嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，從技術(shù)要求和管理措施兩方面有效保證檔案數(shù)據(jù)庫和電子檔案的安全保管工作，確保檔案信息的安全。

三、結(jié)束語

總之，檔案的安全管理工作在合理規(guī)范的同時(shí)，各立檔單位要遵循“早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早處理”的原則，對監(jiān)測到的事件采取相應(yīng)措施加以控制，對可能發(fā)生的危險(xiǎn)情況及時(shí)處理，積極加以防范，以便在危險(xiǎn)發(fā)生后能快速反應(yīng)，使突發(fā)事件造成的損害降到最低程度，從而有效地保護(hù)檔案資源。

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