智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領(lǐng)航者,讓信息價值超越期待
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檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、 數(shù)據(jù)錄入 、 檔案掃描 、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用,一般都有專門的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。
工作環(huán)境相對還是挺好的,不過掃描有輻射,而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥,天天摸檔案,尤其是陳年檔案,可能會有粉塵,不適合容易過敏的人。
簡單來說,三維掃描儀主要是獲取物體的三維點云數(shù)據(jù),特別適用于復(fù)雜曲面、柔性物體或易磨損的模具、樣品、工件的測量和檢測。
應(yīng)用方向包括:
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物體三維形狀信息的獲取,如三維測量、三維測繪、三維掃描、三維數(shù)模檔案、多媒體內(nèi)容創(chuàng)建;
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產(chǎn)品的設(shè)計與研發(fā),如CAD
設(shè)計、數(shù)字化加工、逆向工程、逆向設(shè)計;
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三維檢測,如CAV
和CAE分析
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目前,醫(yī)療、文物保護(hù)以及石雕、木雕等雕刻行業(yè),也被廣泛使用
三維激光掃描技術(shù)又稱作高清晰測量,也被稱為“實景復(fù)制技術(shù)”,它是利用激光測距的原理,通過記錄被測物體表面大量密集點的三維坐標(biāo)信息和反射率信息,將各種大實體或?qū)嵕暗娜S數(shù)據(jù)完整地采集到計算機(jī)中。①
它提供了一種快速準(zhǔn)確的方法將實物數(shù)字化,且 具有速度快、精度高的優(yōu)點 。它能實現(xiàn)非接觸測量,因此在建筑領(lǐng)域應(yīng)用更加安全和快捷。
通過三維掃描技術(shù)得到的高密度、有精確三維坐標(biāo)的三維激光數(shù)據(jù)稱之為 點云 。在建筑行業(yè)可利用點云做三維建模,高精度三維點云數(shù)據(jù)通過算法擬合生成曲面,精度高,同時建模速度快。
1、實測實量
三維掃描技術(shù)是將實景復(fù)制的,平距、斜距、垂距、凈空、直徑、角度、方位角、坡度和坐標(biāo)等數(shù)據(jù),都可以在點云處理軟件中點幾下鼠標(biāo)輕松量測出。
在某個對平整度要求比較高的工程,使用平整分析工具,可以測算出現(xiàn)狀與需求面(平面或曲面)之間的偏差,并輸出報表及指定分辨率下的CAD圖紙。
可以將處理完成的三維空間與同事、客戶分享,不僅可以分享三維空間文件,還可以分享為圖像、視頻、網(wǎng)頁等形式,便于查看和協(xié)同工作。
三維激光掃描可以獲取地表面點云,并賦予絕對坐標(biāo),然后計算設(shè)計曲面與原始曲面之間的土方量,即為“土方開挖預(yù)估量”。工程可覆蓋土方、滑坡體積、儲存空間、容積等方面,可以準(zhǔn)確清晰的輔助施工。
三維掃描可以獲取高精度實景數(shù)據(jù),可以與現(xiàn)有虛擬的BIM模型做沖突對比,為下部工程進(jìn)場做驗證分析。
大型設(shè)備進(jìn)場路線、運輸優(yōu)化。工廠作業(yè)、運行范圍的碰撞檢測。
掃描數(shù)據(jù)自帶帶影像及坐標(biāo),無需二維圖紙。能夠提交所需的范圍、精度、分辨率和影像。快速捕獲建筑地標(biāo)并為注釋添加圖像,以這種方式深入記錄場地。
不同于實測實量,可以將BIM模型與現(xiàn)狀進(jìn)行對比,使三維模型的優(yōu)化更加直觀,便于BIM模型深化。
圖中紅色部分偏差較大
檔案掃描員:就是將紙質(zhì)檔案用掃描儀進(jìn)行掃描,形成數(shù)字化檔案后成為電子檔案。便于查找利用,減少紙質(zhì)檔案的檢索查找不便和毀損危險等。
錄入員工作要求:在計算機(jī)上錄入各種數(shù)據(jù),無需技術(shù)含量,但要求細(xì)致。保證錄入的內(nèi)容完整正確。簡單的說就是將各種格式的信息輸入到電腦里。對個人能力要求的較低。再比如把某紙制版錄入成電子版等。
主要工作流程
一、?檔案工作《商業(yè)城、物業(yè)檔案管理辦法》
合同部分:
1.?責(zé)任人:人事行政部是合同的主管部門,檔案員為合同歸檔管理的負(fù)責(zé)人。
2.?合同管理:責(zé)任部門簽訂的合同移交給人事行政部?,合同要做隨時歸檔、整理編號及按照《檔案管理辦法》由行政部領(lǐng)導(dǎo)審批借閱。
3.?目標(biāo)及注意事項:合同要及時歸檔、文件完整,分類準(zhǔn)確,查閱快捷、方便。合同文件嚴(yán)禁任何人復(fù)印。
小商戶檔案部分:
1.?責(zé)任人:營運一、二部為小商戶檔案的主管責(zé)任部門,人事行政部對小商戶檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,檔案員為小商戶檔案的管理責(zé)任人。
2.?小商戶管理:每周周一人事行政部到營運一、二部歸檔小商戶檔案,并整理到每戶一份的小商戶檔案內(nèi)。員工可隨時查閱小商戶檔案,如需復(fù)印時需經(jīng)過人事行政部領(lǐng)導(dǎo)審批方可復(fù)印。
3.?目標(biāo)及注意事項:文件完整,目錄清晰,退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。
竣工檔案及圖紙部分:
1.?責(zé)任人:地產(chǎn)工程部為檔案的形成移交部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。
2.?檔案的管理:項目完工后由地產(chǎn)工程部移交商業(yè)城的項目竣工檔案及竣工圖紙(現(xiàn)正在移交中),移交完的檔案整理、編號、形成電子目錄,按照《檔案管理辦法》借閱。
3.?目標(biāo)及注意事項:查找方便,對借閱的檔案及時跟蹤,保持原有檔案的完整性。
寫字間、公寓業(yè)主資料部分:
1.?責(zé)任人:物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。
2.?資料管理:業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部,人事行政部負(fù)責(zé)歸檔、
管理。
3.?目標(biāo):便于查找及對外保密工作。
電子文檔部分:
1.?責(zé)任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。
2.?電子文檔的管理:人事行政部每半年對各部門電腦內(nèi)的文件進(jìn)行備份一次,離職員工、崗位調(diào)動員工內(nèi)的資料由職位變動時備份。由人事行政部統(tǒng)一管理,電子文檔的復(fù)制由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,以人事行政部實施。
3.?目標(biāo)及注意事項:及時歸檔,使用時由人事行政部監(jiān)督復(fù)制。
其它文件:
1.?責(zé)任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。
2.?文件管理:各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號。
3.?目標(biāo)及注意事項:分類管理方便查找。
二、?保險工作:《保險申報、理賠工作流程》
1.?責(zé)任人:人事行政部責(zé)任商業(yè)城、物業(yè)的保險報險、理賠工作,營運部責(zé)任小商戶的保險理賠工作。發(fā)現(xiàn)險情的第一人為報險第一人。
2.?保險的管理工作:發(fā)現(xiàn)險情的第一人,將險情嚴(yán)重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報保責(zé)任人。責(zé)任人接到報險后聯(lián)系責(zé)任部門、安管部到現(xiàn)場查看,由責(zé)任人統(tǒng)一向保險工作報險等待保險出險,由責(zé)任人協(xié)調(diào)責(zé)任部門及保險直至保險賠付。
3.?目標(biāo)及注意事項:保險工作努力將所受到的損失降到最小。注意:險情發(fā)生時應(yīng)及時通知責(zé)任人報險,保持現(xiàn)場,留存保險證據(jù)。
三、?總值巡場記錄的跟蹤
1.?責(zé)任人:人事行政部為總值班巡場的協(xié)調(diào)、跟蹤部門。
2.?巡場的管理:人事負(fù)責(zé)對商業(yè)城、物業(yè)總值人員排班,每晚5:00由總值班組織,人事政部協(xié)調(diào)巡場,告知責(zé)任部門,并對巡場的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤落實。
3.?目標(biāo)及注意事項:把問題及時反饋各部門,跟蹤落實完成情況。對有規(guī)律,經(jīng)常發(fā)生的問題匯總。
四、?部分證件的年檢工作
1.?責(zé)任人:對人事行政部的部門證件的年檢工作(物業(yè)資質(zhì)證書、排污費、污水處理費、物業(yè)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等)
2.?按照政府部門的有關(guān)規(guī)定及時參加年檢工作。
3.?目標(biāo):及時年檢,保持證件的有效性。
五、?考核管理工作:
1.?對商業(yè)城、物業(yè)各部門進(jìn)行檔案的考核工作。
2.?對商業(yè)城、物業(yè)各部門進(jìn)行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。
六、?寫字間、公寓的交樓工作:
1.?責(zé)任人:物業(yè)管業(yè)部為交樓工作的主管部門,人事行政部為物業(yè)合同簽訂、資料收取的責(zé)任部門。
2.?主要流程:由售樓員帶業(yè)主去財務(wù)辦理完手續(xù)后,到人事行政部辦理銷售單、采暖認(rèn)證單、維修基金收票,簽訂物業(yè)服務(wù)管理合同。增寫業(yè)主資料卡。
3.?目標(biāo)及注意事項:非正常出庫要有財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字,所有證件必須齊全,方能出庫。
七、?外出登記臺帳的管理:
1.?責(zé)任人:人事行政部為外出臺帳的責(zé)任部門。
管理:辦公人員外出需登記外出臺帳,內(nèi)容要清楚,項目要完整,人事行政部
檔案掃描
檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項服務(wù)形式,隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應(yīng)了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。
檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù),可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實現(xiàn)信息高速檢索。
檔案掃描流程
相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié):
文檔掃描
批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。
圖像處理
對圖像進(jìn)行去歪斜,黑點、黑邊等操作。
提取有效信息
對圖像中有用的信息進(jìn)行提?。ɡ肙CR技術(shù)),有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值(如一份保險單中,受益人的姓名,身份證號都是關(guān)鍵字),這些關(guān)鍵字在查詢時輸入,極方便的查詢出這份保險單。
管理和利用
通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。
參考資料:百度百科 檔案掃描