檔案信息化建設的標準

　　檔案數(shù)字標準化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務協(xié)同的基石，檔案數(shù)字化建設同樣需要堅持標準化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導、統(tǒng)一標準、聯(lián)合建設、互聯(lián)互通、資源共享)，其中第三條就是統(tǒng)一標準，由此可見標準化對于檔案數(shù)字化建設的重要作用和意義。

　　檔案數(shù)字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化保存、庫房存儲。

　　采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質檔案形式。

　　一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。

　　由計算機生成、各種存儲介質保管存儲、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進行統(tǒng)一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統(tǒng)一。

　　所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規(guī)范，按照統(tǒng)一的規(guī)范、標準，使傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化，電子文件歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。

　　信息化建設必須有標準化的支持，尤其要發(fā)揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協(xié)調一致和整體效能的實現(xiàn)。

最符合數(shù)字檔案室建設要求的國家標準

最符合數(shù)字檔案室建設要求的國家標準是檔案館建設標準。

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，基于網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。截至2021年11月，中國為12250余件中國古代畫作建立起精準的數(shù)字化檔案。2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準為國家級數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案室是單位信息化建設的基礎內(nèi)容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設。檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡設備和材料，建設獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。

數(shù)字檔案室的基本特征

1、檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。

2、檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

3、檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

檔案信息化建設的主要內(nèi)容包括哪些方面

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

如何推進檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化基礎建設的核心內(nèi)容主要是什么？

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。