檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其他信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 信息化建設(shè) 地質(zhì)檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設(shè)對(duì)地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息，是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質(zhì)檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等四個(gè)方面的內(nèi)容。

1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

2)檔案信息資源建設(shè)。地質(zhì)檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)，是實(shí)施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。

3)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。地質(zhì)檔案信息資源共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為社會(huì)利用，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用，避免重復(fù)建設(shè)，提高效率的重要條件。

4)人才隊(duì)伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)更新，不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程作為鍛煉隊(duì)伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，不斷總結(jié)、不斷提高。

3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，要以地質(zhì)檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進(jìn)力度，加速完成各級(jí)綜合地質(zhì)檔案館文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實(shí)際需要進(jìn)行地質(zhì)檔案信息化建設(shè)。

首先是收集地質(zhì)檔案的過程。要擴(kuò)大地質(zhì)檔案收集對(duì)象，既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時(shí)還要向個(gè)人收集；要擴(kuò)大地質(zhì)檔案收集范圍，不僅收集文書地質(zhì)檔案，還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應(yīng)注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補(bǔ)館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。這是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務(wù)社會(huì)的多樣性、及時(shí)性和靈活性的功能，才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務(wù)渠道。

其次是管理地質(zhì)檔案的過程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實(shí)用價(jià)值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案，就無法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲(chǔ)的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。

通過信息技術(shù)管理地質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索，在一定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行地質(zhì)檔案全文瀏覽，以滿足社會(huì)各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過信息技術(shù)，介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息，達(dá)到地質(zhì)檔案資源共享。

第三是利用地質(zhì)檔案的過程。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，因此，對(duì)地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源，對(duì)地質(zhì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，對(duì)地質(zhì)檔案開展科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用地質(zhì)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，從而達(dá)到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型，建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展水平所決定，各級(jí)地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中一定要建立在現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上，要先試點(diǎn)、后推廣。切忌在沒有進(jìn)行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2)保障重點(diǎn)，分級(jí)建設(shè)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)首先集中力量對(duì)重要的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對(duì)外提供利用。只有這樣才能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用；在突出重點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)各類地質(zhì)檔案的信息化進(jìn)行分級(jí)建設(shè)。要有一個(gè)發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對(duì)文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機(jī)關(guān)對(duì)地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進(jìn)程。

3)切實(shí)重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作，這就要求各級(jí)地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國外深造，鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團(tuán)體優(yōu)勢(shì)，解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問題。

4)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，地質(zhì)檔案信息的安全問題。防治計(jì)算機(jī)病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時(shí)升級(jí)，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件，同時(shí)采用防火墻技術(shù)。

5)關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬變，消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。對(duì)于特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件；對(duì)歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行修復(fù)。

5 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化管理的措施

地質(zhì)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣地質(zhì)檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理，做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質(zhì)檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務(wù)。

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等）轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的電子文件，也就是能計(jì)算機(jī)語言二維碼表示。比如，紙質(zhì)檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件；紙質(zhì)照片可以通過掃描或數(shù)碼相機(jī)拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對(duì)學(xué)校檔案信息化的投入，同時(shí)提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設(shè)，能夠有效促進(jìn)高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進(jìn)性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。在實(shí)際工作中，我們要從觀念上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設(shè)

隨著國家對(duì)技術(shù)人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對(duì)高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢(shì)越來越好，相應(yīng)的報(bào)考高職院校的學(xué)生越來越多，學(xué)生的大規(guī)模增加以及院校自身建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，高職院?？梢猿浞掷眠@些先進(jìn)信息化資源，有效促進(jìn)高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進(jìn)性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應(yīng)用上做出一點(diǎn)見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進(jìn)步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識(shí)淡漠?，F(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識(shí)淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因?yàn)榉N種原因，在信息化管理的道路上行動(dòng)緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)看高職檔案的管理和作用，這種管理意識(shí)上的落后，對(duì)學(xué)生人才的管理，學(xué)校的各項(xiàng)事務(wù)性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進(jìn)腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個(gè)院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強(qiáng)的吸引力，同時(shí)由于在職位升遷，職稱評(píng)定中和院校的專業(yè)教師沒有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以在檔案管理人才的引進(jìn)上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進(jìn)來，留不住”的尷尬境地。現(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔(dān)任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準(zhǔn)確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個(gè)檔案信息工作的基礎(chǔ)，也是整個(gè)信息能否順利開展延伸服務(wù)的重點(diǎn)，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴(yán)謹(jǐn)，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時(shí)調(diào)不出真實(shí)信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對(duì)實(shí)際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實(shí)際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細(xì)節(jié)問題與高效實(shí)用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

推進(jìn)高職檔案管理的信息化進(jìn)程，能很好的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個(gè)角度入手：

1、觀念上的轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關(guān)人員的細(xì)想一時(shí)的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗(yàn)結(jié)合本院校的實(shí)際情況進(jìn)行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時(shí)上級(jí)主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標(biāo)來納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)。

2、加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對(duì)學(xué)校檔案信息化的投入，同時(shí)提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級(jí)部門爭(zhēng)取一定的專項(xiàng)資金，利用資金建立或者改造平臺(tái)。人員的待遇問題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評(píng)定分?jǐn)?shù)進(jìn)行調(diào)整，制定公平的人員管理機(jī)制，提高檔案管理人員的工作動(dòng)力。

3、增強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可以有效提高信息化準(zhǔn)確性不足的問題，輸入信息不準(zhǔn)確主要是對(duì)軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學(xué)校的管理人員進(jìn)行一對(duì)一的或者是講座形勢(shì)上的授課和交流，將軟件的特點(diǎn)和細(xì)節(jié)了解清楚。加強(qiáng)軟件開發(fā)與未來學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結(jié)束語

總之，縱觀國際工業(yè)強(qiáng)國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對(duì)信息的真實(shí)性存在質(zhì)疑等問題。這些問題需要管理部門提高認(rèn)識(shí)，深化檔案管理部門的服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案管理信息化制度化的建設(shè)來解決。

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