檔案信息化建設方案

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數量等各種數據，對不同類型的數據進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

檔案信息化建設的主要內容包括哪些方面

如何進行檔案信息化管理

導語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現(xiàn)代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質，實現(xiàn)檔案管理科學化

現(xiàn)代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。

推動地質檔案信息化建設的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質隊)

摘要 地質檔案是記錄地質信息資源的載體，伴隨著信息技術及信息產業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質檔案管理模式已經難以滿足如今數字化和信息化對于地質檔案的全新需求。筆者分析了推動地質檔案信息化建設的必要性，針對當前地質檔案信息化管理存在問題進行了科學的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動地質檔案信息化建設需要領導重視，加大經費投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質和技能，加快數字化進展，確保地質檔案信息安全，以實現(xiàn)地質檔案管理信息化的社會效益和經濟效益最大化。

關鍵詞 地質檔案 信息化 建設

在信息技術及信息產業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動地質檔案信息化建設，迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質檔案信息，充分發(fā)揮地質檔案在礦產資源保障和地質技術服務中的作用，已是各地勘單位和廣大地質檔案工作者刻不容緩的重要任務。筆者結合廣西壯族自治區(qū)第六地質隊的工作實際，就推動地質檔案信息化建設進行若干思考。

1 地質檔案信息化建設的必要性

地質檔案信息化建設，主要是指將現(xiàn)代信息技術及其設備，如計算機、光盤刻錄機、照相機、掃描儀等運用到地質檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對地質資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計、檢索等，使檔案管理方法更具科學性，大大提高地質檔案管理工作效率，提升整個單位的技術水平，實現(xiàn)地質檔案信息資源的社會效益和經濟效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質檔案查找利用起來相當麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進行查找，這個過程中費時費力，并且不可避免地對檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時間只能由一個人借閱，無法滿足多人的需要。在實現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計算機對檔案或文件資料進行一次性的著錄或輸入貯存，即可實現(xiàn)在計算機上即時查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復勞動，還能同時滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質檔案資源上來，做到職能從管理向服務及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時效性

實現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉變成檔案的信息化服務、管理和采集，進而使檔案資源能實現(xiàn)科學配置，從而為地質工作提供更及時、更高效的服務。

1.3 支撐科研活動，促進開發(fā)利用

地質檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質工作集存了數量眾多的地質檔案，它是地質工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經濟建設和進一步開展地質工作、科學研究的依據和基礎，具有巨大的商業(yè)價值和使用價值。不論是國家重點工程建設、基礎設施建設，還是生態(tài)環(huán)境保護、礦產資源調查等，都離不開地質檔案作為重要依據。相比傳統(tǒng)的紙質載體檔案，通過掃描技術、光盤技術，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質技術人員提供更為翔實的科研材料，促進地質檔案的充分利用。

2 地質檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質隊截至2014年6月底，庫存地質檔案達到2764檔，總計123045件。相當一部分地質檔案，特別是20世紀60～70年代形成的地質檔案資料，大多為低質藍圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點”地質檔案資料，由于借閱次數多，也造成一定的破損。這些地質檔案都是地質工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結晶，既是野外勘查過程的真實反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎。要想保存利用好寶貴的地質資料只能加強信息化建設，進一步加快地質資料檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，實現(xiàn)地質資料檔案信息資源數字化，這將大大減少對紙質資料的查詢，降低了紙質檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質檔案管理人員素質不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責任心不強、安于現(xiàn)狀、懶于學習、計算機的操作能力不強、對地質檔案數字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對地質檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領導對地質檔案認識不足、重視不夠。在地質檔案管理人員配備、待遇和工作經費等方面差強人意，導致高素質人才不愿從事地質檔案管理工作。

3 加快地質檔案信息化建設的建議

3.1 保障地質檔案信息化建設的組織領導與經費投入

地質檔案是一種具有特殊價值的信息資源，對經濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級領導應予高度重視，加大人力、財力的投入，盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給予檔案信息化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設和發(fā)展。

3.2 提高地質檔案管理人員素質，優(yōu)化隊伍結構

地質檔案信息化建設要穩(wěn)步開展，就需要有高素質的檔案工作者。目前檔案信息化建設核心內容是計算機技術的應用，計算機超強的運算與數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案工作人員的綜合素質提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質、物探、化探等地學專業(yè)的基本知識，了解地質勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應該形成哪些地質資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關規(guī)定、標準，根據本單位館藏資料的類別特點，對已經收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目。地質資料管理人員還要能熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、多媒體技術等技能。只有掌握了地質檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識，才能充分利用現(xiàn)代信息技術手段提高服務水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認清形勢，轉變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，牢固樹立終身學習理念，提高自身素質；另一方面地勘單位應注意引進信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結構，建立適合地質檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復合型的專業(yè)隊伍，以適應地質檔案信息化建設的需要。

3.3 加快實現(xiàn)地質檔案信息化、數字化進展

地質檔案是廣大地質工作者長期從事艱苦野外地質工作和室內匯編整理出來的辛勞和智慧的結晶，為了便于保存、使用，紙介質地質資料數字化迫在眉睫。地質檔案工作者要加快實現(xiàn)地質檔案信息化管理，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，逐步建立起目錄檢索數據庫和全文數據庫，使檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用，這既是地質工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數據庫后，檔案管理人員根據借閱者的要求，只要在計算機輸入資料名稱、工作時間、礦種類別等任意一項或兩項關鍵詞，就可以馬上從數據庫中檢索出有關的地質檔案資料信息，方便、快捷、準確地為借閱者提供服務，極大地提高工作效率。全文數據庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質檔案錄入計算機，并建立相應的電子文檔號，查閱時只要輸入所需檔案的電子文檔號，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調用紙質檔案，延長紙質檔案的保存壽命。

3.4 加強地質檔案信息安全管理

地質檔案實行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著網絡應用越來越普及，計算機的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質檔案，一旦通過不正當渠道泄露出去，就會對地勘單位經濟利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴重后果，以及他們所要承擔的相應責任。檔案管理人員要學習檔案設備的維護知識，計算機要安裝加密軟件，實現(xiàn)文件的強制自動加密，自動加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質資料帶出。其次，要防止檔案數據丟失。儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。再次，地質檔案工作用計算機要全部為涉密計算機，要與互聯(lián)網完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計算機USB接口要封存，嚴把數據的入口、出口關。

地質檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，內容廣泛，涉及地質資料的整理、開發(fā)利用，相關人才的培養(yǎng)等。在地質檔案信息化建設過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強地質檔案工作隊伍的建設，優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設才能穩(wěn)步、高效地推進。

參考文獻

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