檔案信息化建設(shè)管理辦法

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強(qiáng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進(jìn)行檢查：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況；
（二）檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進(jìn)行檢測，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。

檔案管理辦法細(xì)則

　　文書檔案管理細(xì)則一　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法?！　〉诙l　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件?！　〉谌龡l　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理?！　〉谒臈l　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)?！　〉谖鍡l　各級水行政主管部門的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作?！　〉诹鶙l　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔　　
(一)在每次執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動(dòng)中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;　　
(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;　　
(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;　　1.水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書，結(jié)案報(bào)告等;　　2.行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達(dá)回證等;　　3.行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;　　4.統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表;　　5.法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實(shí)施細(xì)則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;　　6.其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動(dòng)中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等?！　?br>(四)檔案管理人員在接收文書檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整?！　〉谄邨l　執(zhí)法文書檔案的整理與保管　　
(一)按照類別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;　　
(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;　　
(三)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)前應(yīng)辦好移交手續(xù)?！　〉诎藯l　執(zhí)法文書檔案的利用　　
(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;　　
(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限?！　〉诰艞l　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。　　　

　
　
法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第一條為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。
　

珠海市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法

第一章　總 則第一條　為了加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案）管理，規(guī)范城建檔案的收集、保管和利用，發(fā)揮城建檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國建筑法》《中華人民共和國檔案法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的收集、整理、報(bào)送、保管、利用和管理活動(dòng)。第三條　本辦法所稱城建檔案，是指在本市行政區(qū)域內(nèi)在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等各種不同形式和載體的歷史記錄。第四條　本市城建檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、集中管理、信息共享和便于利用的原則。第五條　市、區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將城建檔案事業(yè)列入本級國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，統(tǒng)籌安排發(fā)展城建檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。

　　經(jīng)濟(jì)功能區(qū)管理機(jī)構(gòu)履行區(qū)人民政府職責(zé)。第六條　市住房城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門（以下簡稱市住建部門）是全市城建檔案行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本辦法，履行下列職責(zé)：

　　（一）制定城建檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和相關(guān)制度；

　?。ǘ┮婪ú樘幊墙n案工作中的違法行為；

　　（三）負(fù)責(zé)全市城建檔案信息化工作的統(tǒng)籌、規(guī)劃和協(xié)調(diào)；

　?。ㄋ模┓?、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。第七條　市城市建設(shè)檔案館是市住建部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)，受市住建部門委托，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案日常管理工作，履行下列職責(zé)：

　?。ㄒ唬┙M織實(shí)施城建檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、城建檔案管理相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件；

　?。ǘ┲贫ú⒔M織實(shí)施城建檔案技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收歸檔指南；

　?。ㄈ┴?fù)責(zé)接收和保管列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的城建檔案；

　?。ㄋ模┴?fù)責(zé)城建檔案工作的指導(dǎo)和服務(wù)，進(jìn)行房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程、水務(wù)工程（不包括水利工程）、能源工程等工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，參與國家和省重大建設(shè)項(xiàng)目工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收；

　?。ㄎ澹┴?fù)責(zé)征集和保護(hù)城建檔案；

　?。┴?fù)責(zé)城建檔案的編纂研究、信息公開、查詢利用和咨詢服務(wù)；

　?。ㄆ撸┓伞⒎ㄒ?guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。

　　斗門區(qū)、金灣區(qū)城建檔案管理機(jī)構(gòu)，在市城市建設(shè)檔案館的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)房屋建筑工程檔案和除市政、交通、水務(wù)、能源工程檔案之外的城建檔案日常管理工作。第八條　交通、水務(wù)等行業(yè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對交通、水務(wù)、能源建設(shè)工程檔案的管理工作，把建設(shè)工程檔案管理工作納入工程管理環(huán)節(jié)。

　　檔案、發(fā)展改革、財(cái)政、自然資源、城市管理綜合執(zhí)法等相關(guān)行政主管部門應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，配合做好城建檔案相關(guān)工作。第九條　市住建部門應(yīng)當(dāng)建立全市統(tǒng)一的城建檔案綜合信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息共享和綜合利用。

　　本市城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)實(shí)行城建檔案信息化管理，并將城建檔案信息納入全市城建檔案綜合信息管理系統(tǒng)。第二章　城建檔案報(bào)送和接收第十條　城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)接收下列檔案資料，檔案資料包括紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料：

　?。ㄒ唬└黝惤ㄔO(shè)工程檔案：

　　1.工業(yè)、民用建筑工程檔案；

　　2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案；

　　3.公用基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案；

　　4.交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案；

　　5.園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程檔案；

　　6.市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案；

　　7.城市防洪、抗震、人防工程檔案；

　　8.地下管線工程及現(xiàn)狀檔案；

　　9.法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他工程檔案。

　?。ǘ┳》砍青l(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案；

　?。ㄈ┏鞘锌辈鞙y繪和城鄉(xiāng)規(guī)劃編制成果；

　?。ㄋ模┏鞘幸?guī)劃發(fā)展、城市建設(shè)研究等成果；

　?。ㄎ澹┙ㄔO(shè)用地和各類建設(shè)工程的普查、補(bǔ)測和補(bǔ)繪資料；

　?。┯嘘P(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的政策法規(guī)和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料；

　?。ㄆ撸┢渌哂斜４鎯r(jià)值的城建檔案。第十一條　市城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)或者歸檔指南，明確城建檔案歸檔范圍、編制質(zhì)量、移交時(shí)限等要求。

　　建設(shè)、交通、水務(wù)等行政主管部門在核發(fā)建設(shè)工程施工許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)告知建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)工程檔案的歸檔要求、移交時(shí)限等。

檔案管理辦法細(xì)則

法律分析：為了加強(qiáng)和規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合實(shí)際，特制定本辦法。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第一條 為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。