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檔案信息化:是指將傳統(tǒng)載體(紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等)轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的電子文件,也就是能計算機語言二維碼表示。比如,紙質(zhì)檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件;紙質(zhì)照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率,檔案保管條件、載體的限制,有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。
檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義,為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī),電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用,電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定,可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查:
(一)檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況;
(二)檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況;
(三)檔案工作人員管理情況;
(四)檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;
(五)檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況;
(六)對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進行檢測,確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則:規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次:一是檔案目錄信息的數(shù)字化,二是檔案全文信息的數(shù)字化。主要困難:技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟;數(shù)字化的對象問題;合作問題。