檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

第一條 為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。
中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。
第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。
機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。

信息化建設(shè)辦公經(jīng)費(fèi)概述怎么寫

信息化建設(shè)是指利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件等現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和管理模式進(jìn)行改革和優(yōu)化，以提高工作效率、降低成本、提升服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)競(jìng)爭力。辦公經(jīng)費(fèi)是指用于辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)和管理的費(fèi)用，包括水電費(fèi)、租金、設(shè)備維護(hù)等。下面是信息化建設(shè)辦公經(jīng)費(fèi)概述的寫作思路：
1.信息化建設(shè)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)的影響。通過信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)共享等目標(biāo)，從而降低管理成本、提高效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，信息化建設(shè)還需要投入一定的資金用于設(shè)備購置、軟件開發(fā)、人員培訓(xùn)等方面，對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)也會(huì)產(chǎn)生影響。

2.信息化建設(shè)在辦公經(jīng)費(fèi)中的比重。在編制辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，應(yīng)考慮到信息化建設(shè)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)的影響，對(duì)信息化建設(shè)所需的費(fèi)用進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌才藕头謹(jǐn)偂＿@樣可以更好地平衡辦公經(jīng)費(fèi)和信息化建設(shè)的投入，確保兩者之間的協(xié)調(diào)和平衡。
3.辦公經(jīng)費(fèi)的合理使用。辦公經(jīng)費(fèi)的合理使用是企業(yè)的基本管理原則，信息化建設(shè)也不例外。在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理配置資金，避免因過度投入導(dǎo)致辦公經(jīng)費(fèi)不足，或因資金不足導(dǎo)致信息化建設(shè)受阻。
4.費(fèi)用的監(jiān)督和控制。為了避免信息化建設(shè)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)的過度消耗，應(yīng)該建立相應(yīng)的監(jiān)督和控制機(jī)制。例如，建立信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并制定相關(guān)的經(jīng)費(fèi)管理制度，加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督和審核，防止浪費(fèi)和濫用。

綜上所述，信息化建設(shè)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)有著重要的影響，需要對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理的規(guī)劃和分配。在實(shí)際操作中，需要注意費(fèi)用的合理使用和監(jiān)督控制，確保信息化建設(shè)和辦公經(jīng)費(fèi)之間的平衡和協(xié)調(diào)。

檔案拆封了怎么辦?

檔案拆封了可以選擇下面其中一種方法進(jìn)行檔案密封蓋章：1、找原畢業(yè)的學(xué)校找檔案部門的老師審核，確認(rèn)檔案未經(jīng)涂改變更后，重新封簽加蓋騎縫章，方為有效；2、找具有檔案管理權(quán)限的機(jī)構(gòu)，重新給你打上封條蓋上章；3、拖關(guān)系找人才市場(chǎng)的工作人員幫忙審核密封；4、找第三方機(jī)構(gòu)幫忙審核密封。 檔案袋被私自拆開，檔案屬于無效檔案，無效的檔案沒有任何一個(gè)單位的檔案保管部門愿意接收。檔案是非常重要的，檔案里面的資料具備法律效應(yīng)和社會(huì)效益的。檔案密封后應(yīng)該將檔案托管到具有檔案管理權(quán)限的機(jī)構(gòu)。在檔案轉(zhuǎn)遞的過程中，避免將檔案轉(zhuǎn)遞到個(gè)人手中，要求轉(zhuǎn)遞單位通過機(jī)要的方式進(jìn)行公對(duì)公的檔案調(diào)轉(zhuǎn)。檔案袋里面一般是成績單，畢業(yè)生登記表，入團(tuán)志愿書，入黨材料，獎(jiǎng)懲材料。這些檔案材料對(duì)于參加公務(wù)員考試、考研、職場(chǎng)評(píng)審、落戶還有退休時(shí)需要核實(shí)個(gè)人信息確保真實(shí)性。
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》 第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。 第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。
檔案管理工作流程是什么
檔案管理工作流程如下：1、立卷歸檔，檔案室將文件材料收集整理分類，錄入機(jī)讀目錄，將完畢，整理裝訂檔案，制作檢索工具，檔案入庫，分類上架；2、借閱，本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請(qǐng)，辦公室主任審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案，借閱人填寫借閱檔案登記薄，借閱人填寫檔案利用效果登記表，檔案室填寫歸還日期；3、外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單，辦公室主任審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，檔案室負(fù)責(zé)查找，查閱人填寫借閱檔案登記薄，查閱人填寫檔案利用效果登記表，檔案室填寫歸還日期；4、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作；5、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請(qǐng)，辦公室主任審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記，辦公室主任簽字批準(zhǔn)，主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)，一把手簽字批準(zhǔn)，檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷，檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)，檔案室歸檔。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法

第一章　總則第一條　為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作法治化、規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實(shí)際，制定本辦法。第二條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府、人大、群團(tuán)組織（以下簡稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)）及企業(yè)事業(yè)單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，在推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要作用。第四條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)把檔案工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃和考核體系，納入領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制，納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門和履行公共服務(wù)職能等機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍，切實(shí)解決設(shè)施設(shè)備、人員和經(jīng)費(fèi)等實(shí)際問題。第五條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在上級(jí)檔案主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)下，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用。第六條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算。第七條　縣級(jí)以上地方檔案主管部門根據(jù)本地區(qū)實(shí)際，協(xié)調(diào)有關(guān)部門對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作給予政策、資金、項(xiàng)目等方面的支持。第二章　機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)第八條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，處理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作重要事項(xiàng)。第九條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或崗位（以下簡稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門），主管本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，其職責(zé)包括：
　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；
　?。ǘ┙⒔∪珯n案工作規(guī)章制度；
　?。ㄈ?duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；
　?。ㄋ模┘泄芾肀距l(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案；
　　（五）開發(fā)檔案資源并提供利用；
　?。┘訌?qiáng)檔案信息化建設(shè)；
　?。ㄆ撸┌凑找?guī)定向縣級(jí)綜合檔案館移交檔案；
　　（八）開展檔案宣傳、培訓(xùn)，做好檔案統(tǒng)計(jì)等工作；
　　（九）對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)事業(yè)單位及村級(jí)組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；
　?。ㄊ┱莆毡拘姓^(qū)域檔案工作情況，維護(hù)檔案安全。第十條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員應(yīng)當(dāng)政治可靠、忠于職守，具備做好檔案工作所需要的知識(shí)與技能，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
　　檔案人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。第十一條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案完整、安全，便于利用。第十二條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案室建設(shè)，有條件的可設(shè)立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館。第三章　設(shè)施設(shè)備第十三條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)設(shè)置適宜檔案安全保護(hù)和利用的檔案庫房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公用房。
　　檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體類型分別或分區(qū)設(shè)置，庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足檔案法定存放年限需要。第十四條　檔案庫房應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離自然災(zāi)害易發(fā)地段和易燃易爆等場(chǎng)所，不得毗鄰可能危及檔案安全的用房，不宜設(shè)置在地下。第十五條　檔案庫房應(yīng)當(dāng)按照防火、防盜、防水（潮）、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等要求，配備保障檔案安全所需的設(shè)施設(shè)備。第十六條　檔案柜架、檔案盒等裝具應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定。使用密集架的庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)要求。第十七條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案庫房管理，定期檢查檔案設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。第四章　文件材料歸檔第十八條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)及企業(yè)事業(yè)單位形成的文件材料應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存要求的記錄載體和記錄方式。
　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)形成的文件材料由各部門整理完畢后向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門歸檔，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)事業(yè)單位形成的文件材料由各單位整理歸檔。第十九條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本辦法編制本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，報(bào)縣級(jí)檔案主管部門審核同意后執(zhí)行。機(jī)構(gòu)或職能發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂并重新報(bào)審。第二十條　歸檔的文件材料按照有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分類型，分別整理：
　?。ㄒ唬┪臅惏凑铡稓w檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705）進(jìn)行整理；
　?。ǘ┛萍碱惏凑铡犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）進(jìn)行整理；
　?。ㄈ?huì)計(jì)類按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國家檔案局令第79號(hào)）、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T 39）進(jìn)行整理；
　?。ㄋ模┞曄耦惏凑铡墩掌瑱n案管理規(guī)范》（GB/T 11821）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78）進(jìn)行整理；
　　（五）實(shí)物類按照實(shí)物類別或保管期限，以件為單位進(jìn)行整理。
　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)在專項(xiàng)工作中形成的文件材料，按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行整理。
　　電子文件按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362）、《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）進(jìn)行整理。

推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì))

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進(jìn)展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，大力推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)的工作實(shí)際，就推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對(duì)地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等，使檔案管理方法更具科學(xué)性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個(gè)單位的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來相當(dāng)麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進(jìn)行查找，這個(gè)過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且不可避免地對(duì)檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)間只能由一個(gè)人借閱，無法滿足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上即時(shí)查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，還能同時(shí)滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來，做到職能從管理向服務(wù)及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時(shí)提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時(shí)、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動(dòng)，促進(jìn)開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價(jià)值和使用價(jià)值。不論是國家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料，促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)截至2014年6月底，庫存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔，總計(jì)123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀(jì)60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時(shí)間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過程的真實(shí)反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對(duì)紙質(zhì)資料的查詢，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個(gè)中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個(gè)“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對(duì)地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)地質(zhì)檔案認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專業(yè)的基本知識(shí)，了解地質(zhì)勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位館藏資料的類別特點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識(shí)，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識(shí)，牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計(jì)算機(jī)輸入資料名稱、工作時(shí)間、礦種類別等任意一項(xiàng)或兩項(xiàng)關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù)，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，查閱時(shí)只要輸入所需檔案的電子文檔號(hào)，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越普及，計(jì)算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過不正當(dāng)渠道泄露出去，就會(huì)對(duì)地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識(shí)，計(jì)算機(jī)要安裝加密軟件，實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動(dòng)加密，自動(dòng)加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤等工具另外儲(chǔ)存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計(jì)算機(jī)要全部為涉密計(jì)算機(jī)，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計(jì)算機(jī)USB接口要封存，嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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