檔案信息化建設(shè)可行性

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

為什么要搞檔案信息化

為什么做檔案信息化

檔案信息化的目標有局部和全局之分。局部目標是通過規(guī)范檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務(wù)，改善檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)本單位檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)、設(shè)備管理、技術(shù)更新提供一流的檔案服務(wù)，通過改善服務(wù)形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標是在本單位檔案信息化的基礎(chǔ)上，通過檔案工作的改革開放和科技進步，促進社會的改革開放、經(jīng)濟發(fā)展、知識管理、先進文化傳播、政府職能轉(zhuǎn)變，以及法制化和民主化進程。例如，檔案文件向社會公開，強化了政府的公民意識和公眾的民主權(quán)利；檔案網(wǎng)站上開辟富有特色的檔案史料展覽，打造新型的檔案文化，豐富公民的文化生活。實際上，檔案信息化是為了更好地將社會的過去、現(xiàn)在、將來用高質(zhì)量的檔案信息連接起來；更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時光延伸、瞬間永恒、記憶說話、歲月留痕、知識傳播、文化傳承；更好地解決社會信息化中遇到的資源整合、內(nèi)容管理、安全控制等重大課題，為社會的和諧發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。因此檔案信息化與社會的科學(xué)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，追求的最高目標和最佳境界應(yīng)當是推進社會的全面進步。
全面認識檔案信息化的目標，有利于我們在檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織和實施中進行正確的目標定位，按照總體規(guī)劃，分步實施的原則，處理好局部目標和全局目標，近期目標和長遠目標，經(jīng)濟目標和社會目標之間的關(guān)系，真正實現(xiàn)檔案信息化效益和效能的最大化。

婦幼保健檔案管理

婦幼保健檔案管理【1】

摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展變得越來越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質(zhì)量。

所以，醫(yī)院應(yīng)該緊緊圍繞新時期婦幼衛(wèi)生工作的特點和要求，提升保健院的檔案管理意識，加強檔案管理制度的建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)，在工作中投入高度的責任感和耐心，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展，為婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作發(fā)展打好基礎(chǔ)。

本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對其中存在的問題提出了自己的一些看法。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案;管理

婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開發(fā)事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是保健院長期積累的經(jīng)驗財富。

對婦幼保健院的各項工作落實、疾病預(yù)防以及部署策略工作都有著巨大的作用。

但是受到傳統(tǒng)思想的影響，很多保健院對檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導(dǎo)致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對不足，與醫(yī)院的發(fā)展和管理目標也不相適應(yīng)，這已經(jīng)嚴重的影響到了醫(yī)院對信息資源的利用，這種現(xiàn)狀必須得到改變。

1 婦幼保健檔案管理的重要性

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。

隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。

合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構(gòu)健康發(fā)展的重要條件。

婦幼保健工作是一項綜合科學(xué)實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。

隨著科學(xué)的進步和醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應(yīng)的改變。

健全業(yè)務(wù)檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。

做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫(yī)院的信息和資料進行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學(xué)的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導(dǎo)。

2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問題

2.1 管理制度不健全

部分縣級保健院對于自身的發(fā)展目標和工作目的認識不足，由于缺乏健全的管理制度， 導(dǎo)致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預(yù)期效果，在醫(yī)院中權(quán)責不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見不鮮。

比如說在檔案管理規(guī)定中，應(yīng)該由部門將自己的檔案進行整理，這樣檔案員收集得到的資料應(yīng)該都是歸檔、整理好的資料，但實際情況并不是這樣的，部門一般沒有人會特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關(guān)的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來一一處理。

由于檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門的基本情況，還原各部門的工作原貌，就會為以后的查閱工作增添很多麻煩。

2.2 管理人員能力欠佳

管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識差，工作責任感不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級保健院，由于缺乏專業(yè)性的工作人員，經(jīng)常臨時招聘一些兼職來處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對管理系統(tǒng)的認識，或者說根本沒有檔案意識，更無法掌握專業(yè)的技巧，檔案管理的一塌糊涂。

在一定程度上導(dǎo)致了婦幼保健院在立卷過程中存在資料欠缺、登記與實際不相符等問題的發(fā)生。

或者是一些管理人員雖然有足夠的專業(yè)技術(shù)，但是只專注于自身的工作，對于其他的資料則不管不問，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發(fā)展和完善的重要因素。

3 如何加強婦幼保健院的檔案管理工作

3.1 加強對檔案管理的重視

檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。

但是很多保健院都認為檔案管理沒什么技術(shù)含量，是誰都可以做好的，首先這種觀點就是錯誤的。

婦幼保健院的檔案管理工作具有較強的技術(shù)性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復(fù)雜。

負責管理的員工必須要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，用統(tǒng)一的標準和要求來對檔案進行管理。

部門也要制定相關(guān)的管理制度來規(guī)范整個管理工作，在結(jié)合本地信息的前提下，認真將保健院的檔案進行收集、整理、存儲、編目等等，確保資料的真實性和條理性，以便于日后的查閱。

檔案管理的水平可以顯示一個單位的發(fā)展水平，同時也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強對檔案管理工作的重視。

3.2 制定有效的檔案管理制度

制定有效的檔案管理制度，可以提升部門工作人員的工作效率，也可以為部門人員的工作提供一定的理論依據(jù)，明確部門和個人的工作目標，權(quán)責統(tǒng)一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數(shù)據(jù)缺失、資料遺漏等現(xiàn)象。

制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動，又可以節(jié)約成本，還可以提高外界對于保健院數(shù)據(jù)的可信度，為以后的查閱和檢測打下良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，真可謂是一舉多得的好辦法。

同時，檔案管理制度的設(shè)定要符合醫(yī)院的發(fā)展，具有一定的合理性和可行性，獎懲有度，調(diào)度合理，才能進一步強化信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負責管理檔案人員的素質(zhì)就非常重要，信息數(shù)據(jù)具有非常高的嚴謹性和復(fù)雜性，首先管理檔案人員要有一定的數(shù)據(jù)信息整理能力，然后還要富有責任心才能夠準確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。

醫(yī)院可以通過外派參觀、培訓(xùn)等方式來提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發(fā)揮婦幼保健人員的專業(yè)知識，并加強婦幼保健工作人員對自己工作的理解，認識到自己工作的重要性，充分調(diào)動婦幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認真細致的完成日常監(jiān)測數(shù)據(jù)和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

參考文獻

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[3]李長卿.縣級婦幼保健院的管理與發(fā)展.中國婦幼保健，2011(20)

婦幼保健所的檔案管理信息化【2】

摘要：為了適應(yīng)社會信息化的發(fā)展，婦幼保健所檔案信息化建設(shè)也成為了一種必然的趨勢，同時，這也是提高發(fā)展婦幼保健服務(wù)水平的必然要求。

如何加強檔案的管理工作，保證檔案的安全、準確、完整，提高檔案信息應(yīng)用的水平，成為了擺在婦幼保健所面前的新任務(wù)。

本文針對婦幼保健所檔案信息化建設(shè)的情況作了初步的分析和探討。

關(guān)鍵詞：婦幼保健所; 檔案管理;信息化建設(shè)

檔案信息化就是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行收集、管理以及信息化利用等。

對于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等等方面，因此是一項較為龐大的工程。

當前，衛(wèi)生防病形式愈加嚴峻，如何利用信息化手段實現(xiàn)婦幼保健各項管理工作的高效運行，并將檔案資源變?yōu)闋幦I(yè)務(wù)效益的一項優(yōu)勢，這是婦幼保健所面臨的新課題。

這都成為了擺在我們面前亟待解決的問題。

一、婦幼保健所檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1、缺乏統(tǒng)一管理。

目前，各個保健機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)還不均衡，并且缺少一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。

這就使得檔案資源共享受到了限制。

此外，由于對檔案的管理和軟硬件標準上都不能統(tǒng)一，雖然在單機狀態(tài)下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統(tǒng)，那么在安全性以及功能性上都會尋在很多的問題，不能滿足用戶的需要。

這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要因素之一。

2、檔案的安全性問題。

從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標準上來看，有很大的安全隱患。

這是因為，信息網(wǎng)絡(luò)是一個開放性的資源，深入到各個領(lǐng)域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。

究其原因，主要有以下幾點：

(1)技術(shù)問題。

現(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

(2)人為因素。

一些檔案管理人員的安全意識不夠，責任心不強，沒有對發(fā)布的信息作認真的審查;其次是缺乏計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識，操作不規(guī)范，沒有及時的對數(shù)據(jù)進行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回;另外，檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對檔案工作予以相當?shù)闹匾暋?/p>

3、檔案人員的素質(zhì)不高。

檔案信息管理的'信息化，不僅是對婦幼保健所的設(shè)施設(shè)備有硬性的要求，同時也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。

檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備熟練的傳統(tǒng)檔案管理常識，還要有相應(yīng)的計算機知識。

但是就目前來看，婦幼保健所的檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低，缺少基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等。

這也就限制了檔案信息化建設(shè)中對新技術(shù)的使用和推廣。

二、解決的對策

為了滿足社會的需求，方便信息管理，婦幼保健所檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)的進程應(yīng)該加快。

想要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先就要實現(xiàn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的計算機化。

1、完善設(shè)備設(shè)施。

首先要加大資金的投入，對于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全;其次，要使用適合婦幼保健所檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡單;最后，主要操作的規(guī)范性。

要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標準，這樣做可以直接實現(xiàn)資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

2、提高檔案的安全性。

為了方面應(yīng)用，提高保健所的服務(wù)水平，檔案資料必須要實現(xiàn)資源共享，但與此同時，面臨的檔案保密性問題也亟待解決。

針對這一問題，婦幼保健所應(yīng)該根據(jù)單位的實際情況，制定出一套嚴格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責任到人。

督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。

每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。

因此，我們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學(xué)習(xí)先進的知識和技術(shù)，如果條件允許，可以對現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)進行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。

4、領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用。

合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)是任何部門和機構(gòu)發(fā)展的基本條件。

對于婦幼保健所來說，想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工程，不僅要從基層抓起，還要從領(lǐng)導(dǎo)們做起，要提高行政決策的民主化和科學(xué)性。

主要體現(xiàn)在：行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策;與此同時還要加強對檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個方面都能齊頭并進，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標制定出一個科學(xué)的指導(dǎo)方針;此外，對系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術(shù)路線以及項目的執(zhí)行工作要進行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結(jié)

信息社會給婦幼保健所檔案的管理工作推向了網(wǎng)絡(luò)化、電子化，而面對著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實現(xiàn)真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。

從目前來看，婦幼保健機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進現(xiàn)代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。

但是檔案信息化及時發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求，隨著婦幼保健事業(yè)的深入開展以及工作量的不斷增加，檔案信息的資源開發(fā)和利用顯得尤為重要。

因此所有的難題都是我們必須要克服的。

參考文獻

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[3]小刀;檔案信息化和檔案利用[J];檔案管理;2009年05期

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術(shù)可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學(xué)知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標，對工作人員進行科學(xué)知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。