檔案信息化建設(shè)錢毅

2008年主持國家社科基金項目《電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)》2008年作為主持人之一參與國家檔案局科研課題《基于OAIS模型的縣級數(shù)字檔案館的建設(shè)與核心技術(shù)的應(yīng)用研究》，并獲科技進步三等獎。2007年主持北京檔案局科技項目《信息化環(huán)境中檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)研究》。2006-2007 主持中國人民大學(xué)科研項目《我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及模式分析》作為主要人員之一參與自然科學(xué)基金項目《我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究》（2007-2010） 項目編號：70673110參與教育部重點科技項目 “電子政務(wù)基礎(chǔ)性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定” 項目編號：03043 2003~2005作為核心人員參與國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)項目《電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求》

檔案學(xué)有哪些數(shù)據(jù)庫

【編者按】：檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。精品學(xué)習(xí)網(wǎng)檔案學(xué)欄目為您提供檔案學(xué)范文參考，以及檔案學(xué)寫作指導(dǎo)和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用
[摘要]本文分析了數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足,討論了利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案進行管理的實現(xiàn)和應(yīng)用,提出了有建設(shè)性的對策和建議,提出了自己的思考。
[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)庫 檔案管理 應(yīng)用
信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢,是推動經(jīng)濟社會發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國各單位業(yè)務(wù)的急速發(fā)展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術(shù)在近十年來的迅猛發(fā)展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行開發(fā)、管理和提供利用等服務(wù),主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》規(guī)定了我國近期檔案工作發(fā)展目標(biāo),《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略(2006年—2020年)》的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式,使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動化的新領(lǐng)域。雖然,利用計算機輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強度、提高管理工作的效率,并能減少管理工作的失誤,但是由于計算機技術(shù),尤其是數(shù)據(jù)庫的發(fā)展是一個逐步開發(fā)、完善的過程,同時使用該技術(shù)的工作人員也有逐步學(xué)習(xí)、應(yīng)用的階段,因此計算機輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。
一、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足
隨著各單位業(yè)務(wù)的不斷擴大,傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法,已經(jīng)不能適應(yīng)成倍膨脹的檔案數(shù)量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進行計算機管理是提高各單位檔案服務(wù)水平的必由之路。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進入網(wǎng)絡(luò),即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài),檔案信息與載體分離,在這個意義上說網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復(fù)制品,而非檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫計算機輔助管理檔案不同于以往對紙質(zhì)文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外,還需要對計算機及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用具備一定的認識。有相當(dāng)多的檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化,缺乏計算機技術(shù)知識,不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入基本信息,導(dǎo)致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由于一些檔案管理軟件在建立時僅考慮當(dāng)時的數(shù)據(jù)量和用戶需求,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個數(shù)據(jù)字段,數(shù)據(jù)庫容量較小,不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量成倍增加,數(shù)據(jù)庫運行的速度就相應(yīng)減慢,使工作效率被迫降低。
二、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用建議
要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設(shè)備的可靠性,火災(zāi)預(yù)防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監(jiān)取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應(yīng)關(guān)注以下幾點:
1.采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)方式
早期使用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)的檔案管理軟件,其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化,并且需要花費很大代價才能實現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法,商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式,以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實現(xiàn)信息共享?？紤]到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要,檔案管理軟件可具備通過網(wǎng)頁進行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展的趨勢,以便今后對數(shù)據(jù)庫進行升級或更新?lián)Q代。對于管理條例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網(wǎng)頁進行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關(guān)注的問題。檔案一旦進入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對于計算機網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。作為計算機網(wǎng)絡(luò)的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展,也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術(shù)解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范,技術(shù)到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控,及時備份數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問題是對檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網(wǎng)絡(luò)的訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略,它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問,它也是維護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式,為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu),使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。
3.關(guān)注計算機病毒的新變化
當(dāng)檔案信息系統(tǒng)擴展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時,計算機病毒成為不可回避的危害,而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時代的新特征,例如,病毒傳播主要通過網(wǎng)絡(luò)途徑擴散,病毒與計算機入侵關(guān)系密切,Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見的攻擊點,等等,檔案工作者應(yīng)當(dāng)時刻注意新的技術(shù)變化,制定針對性策略,并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。
4.加強法制建設(shè)
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復(fù)雜的綜合性較強的問題,各個環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計算機信息系統(tǒng)安全管理條例)),這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用,但隨著新問題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺。
參考文獻:
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檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題及解決思路

錢毅
　　摘要:檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和利用狀況還存在不少問題。作者首先解析了檔案數(shù)據(jù)庫的概念，指出應(yīng)當(dāng)從檔案業(yè)務(wù)需求的角度去考察數(shù)據(jù)庫的功能，并分析了檔案實踐的發(fā)展導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容變化的幾大因素。在檔案建設(shè)過程中存在的問題包括缺乏有效統(tǒng)籌規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫定位不準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等。要解決這些問題，作者提出應(yīng)當(dāng)加強檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)劃管理、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立健全質(zhì)量控制體系、培養(yǎng)人才隊伍等措施。
　　關(guān)鍵詞:檔案數(shù)據(jù)庫 概念 問題 思路
　　數(shù)據(jù)庫技術(shù)是20世紀(jì)60年代末發(fā)展起來的一門信息管理技術(shù)，是公認的信息資源開發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段。目前數(shù)據(jù)庫的建設(shè)規(guī)模、信息量大小和使用頻率已經(jīng)成為衡量一個國家信息化水平和綜合國力的重要尺度。在我國國家和地方各級的檔案信息化規(guī)劃中，檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問題。應(yīng)該說，擁有先進的數(shù)據(jù)組織技術(shù)和靈活可靠管理手段的數(shù)據(jù)庫技術(shù)理論上可以從容面對這些挑戰(zhàn)，為檔案信息化搭建一個堅實的平臺。事實上幾乎所有的檔案信息管理系統(tǒng)的中心都由檔案數(shù)據(jù)庫來擔(dān)當(dāng)，無論其形式是檔案輔助管理系統(tǒng)還是所謂的數(shù)字檔案館。但檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和利用狀況仍然不容樂觀，還存在著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)封閉、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態(tài)。筆者擬從對檔案數(shù)據(jù)庫的概念、檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用現(xiàn)狀及建設(shè)思路幾個方面來分析這些問題。
　　一、檔案數(shù)據(jù)庫概念解析
　　檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)在我國已經(jīng)有20余年的歷史，但其理論發(fā)展卻并不充分。筆者通過期刊網(wǎng)（）進行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含“檔案數(shù)據(jù)庫”的文章僅有28篇①，內(nèi)容多局限在實際工作總結(jié)的層次上，對檔案數(shù)據(jù)庫的概念描述和理論挖掘相對較少。
　　通過文獻調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)早在1987年孫淑揚就指出“檔案數(shù)據(jù)庫屬于文獻數(shù)據(jù)庫，是檔案自動化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過整理組織以機讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。②”洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認為“機讀檔案數(shù)據(jù)庫，簡稱檔案數(shù)據(jù)庫，是以一定的組織方式存儲在一起的機讀檔案數(shù)據(jù)的集合。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。③”楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)實務(wù)》一書認為“檔案數(shù)據(jù)庫，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為了滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數(shù)據(jù)形式。④”
　　筆者無意為檔案數(shù)據(jù)庫給出一個確切的定義，因為作為支撐點的“檔案”與“數(shù)據(jù)庫”在實際應(yīng)用中本身就是發(fā)散性很強的概念，而且還在不斷發(fā)展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案數(shù)據(jù)庫在不同階段的發(fā)展中出現(xiàn)了許多稱謂，如機讀目錄數(shù)據(jù)庫、索引數(shù)據(jù)庫，照片檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等等。因此研究檔案數(shù)據(jù)庫，需要綜合把握數(shù)據(jù)庫和檔案實踐的發(fā)展，獲得對檔案數(shù)據(jù)庫的相對完整的認識。
　　在研究數(shù)據(jù)庫時，除了掌握其先進的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，按照需求引導(dǎo)的原則關(guān)注數(shù)據(jù)庫中可以“為我所用”的部分，而不能片面追求數(shù)據(jù)庫功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數(shù)據(jù)類型，我們要求數(shù)據(jù)庫具有完備的數(shù)據(jù)類型能夠表達音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，需要重點關(guān)注數(shù)據(jù)庫的完整性管理機制；為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，需要靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的視圖功能、權(quán)限管理以及加密機制等。此外，數(shù)據(jù)庫提供的共享交換、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)倉庫等核心功能可以為檔案數(shù)據(jù)庫提升管理水平和管理層次都提供技術(shù)保障。
　　同時，我們還要關(guān)注檔案實踐活動的變化，關(guān)注這些變化可能對檔案數(shù)據(jù)庫帶來的影響。筆者認為影響檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的主要因素有如下三個方面。
　　1．檔案實體管理。在近年的檔案管理活動中出現(xiàn)了許多新情況，比如2000年出臺的《歸檔文件整理規(guī)則》允許在文書檔案實體管理活動中取消“卷”的概念，這直接影響到檔案數(shù)據(jù)庫是否還需要“卷”這一級邏輯層次，從而影響相關(guān)表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。信息記錄技術(shù)的發(fā)展引進了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬盤、軟盤、磁帶、各類光盤、圖紙等共存一室并不鮮見，不同類型的載體需要有不同的數(shù)據(jù)表來進行管理，檔案信息化規(guī)劃中還要求將這些載體的信息通過各種方式數(shù)字化后進入計算機系統(tǒng)，這也極大地豐富了檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。此外，在檔案信息利用環(huán)節(jié)，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會促進檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)類型的拓展。
　　2．檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計活動。在多數(shù)情況下，檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并不只是純粹檔案數(shù)據(jù)的集合，還包括檔案管理活動中的其他信息，這些信息可以在數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中被納入管理。比如，在使用數(shù)據(jù)流圖等工具進行數(shù)據(jù)庫需求分析的時候，可以將許多業(yè)務(wù)流程方面的管理信息納入數(shù)據(jù)字典；數(shù)據(jù)庫的概念設(shè)計階段經(jīng)常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細分析檔案管理域中各實體及其之間的聯(lián)系，并據(jù)此建立檔案數(shù)據(jù)庫模式，通過這種設(shè)計方法得到的數(shù)據(jù)庫通常還包括一些管理實體，比如包括各類人員庫、標(biāo)準(zhǔn)庫、組織機構(gòu)表、保管期限表、人員權(quán)限表、庫房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當(dāng)一部分不屬于檔案本體數(shù)據(jù)所包含的范圍。
　　3．應(yīng)用環(huán)境。不同的機構(gòu)具有不同的應(yīng)用環(huán)境，像檔案館與一般業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用環(huán)境就有很大差別，它們對于檔案數(shù)據(jù)具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應(yīng)用環(huán)境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報紙、圖書等大量的非檔案成分進行集中管理；文檔一體化環(huán)境則將文件與檔案數(shù)據(jù)共存一庫，彼此依存，或者干脆就是合而為一；電子文件管理應(yīng)用環(huán)境則根據(jù)前端控制原則，要求電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不能采用事后建庫的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應(yīng)用環(huán)境下建立的檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容范圍存在較大的差異。
　　通過簡要分析檔案數(shù)據(jù)庫概念的內(nèi)涵及其變化，筆者認為對于檔案數(shù)據(jù)庫的理解不能一刀切，而應(yīng)該立足檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)單位的實際環(huán)境和系統(tǒng)需求，將包括檔案實體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進行組織的數(shù)據(jù)集合，并以此為據(jù)來考察目前我國檔案數(shù)據(jù)庫存在的一些問題。
　　二、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題
　　在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，軟硬件設(shè)施可以通過購買、引進而獲得，但一個行業(yè)或者部門的信息資源是買不來的，只能依靠自己建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息資源采集、處理、存儲和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規(guī)劃設(shè)計檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，是關(guān)系檔案信息化進程是否能夠順利進行的關(guān)鍵因素。應(yīng)該說，我們在這方面取得了很大的進步，數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)量、分布的范圍、發(fā)展的勢頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會淪為“信息孤島”的疑慮。但同時，許多檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的問題也浮上臺面，能否解決好這些問題是關(guān)系檔案數(shù)據(jù)庫未來發(fā)展的關(guān)鍵。
　　1．檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃
　　檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)的核心工作，但目前我國檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。在國家檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)層面上，除了明清、民國、革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設(shè)已經(jīng)啟動外，尚未有國家級檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃安排，各地檔案部門在實際建立檔案數(shù)據(jù)庫時基本上是各自為政，在檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系尚不完善的情況下，這種局面將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享困難。雖然我國就檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也提出過總體指導(dǎo)意見，比如《全國檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)問題，提出“加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)”、“進一步加強檔案目錄中心建設(shè)”、“積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)”等，但這些意見缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數(shù)字化檔案的信息納入檔案數(shù)據(jù)庫中進行管理，也需要在宏觀層面上進行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。
　　2．把握好數(shù)據(jù)庫定位
　　也就是要回答好“建設(shè)什么樣的檔案數(shù)據(jù)庫”的問題，回答這個問題需要充分了解檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)涵，明確建庫的需求和目的，確定數(shù)據(jù)庫定位，有的放矢。數(shù)據(jù)庫定位將直接影響到數(shù)據(jù)庫的建設(shè)成本、規(guī)模、效能等，是進行檔案數(shù)據(jù)庫以及信息系統(tǒng)建設(shè)的一個基本出發(fā)點。比如，是建立存儲檔案著錄信息為主的目錄數(shù)據(jù)庫，還是建立存儲檔案全文的全文數(shù)據(jù)庫；是根據(jù)館藏的特點建立具有特色的數(shù)據(jù)庫，還是基于館藏圖片、音像等資料建立綜合
　　性多媒體數(shù)據(jù)庫；是建立檔案信息管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)還是電子文檔管理系統(tǒng)；是獨立建庫還是若干機構(gòu)建立聯(lián)合目錄中心，或者是為未來的數(shù)字檔案館做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。這些問題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在定位方面做的工作還不充分，許多數(shù)據(jù)庫千篇一律，缺乏特色；或者數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)相似卻不能聯(lián)合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復(fù)。
　　3．?dāng)?shù)據(jù)庫設(shè)計盲目性大，存在不科學(xué)的成分
　　數(shù)據(jù)庫設(shè)計是一項非常嚴(yán)謹、科學(xué)性很強的一項工程，從可行性分析開始，逐次進行數(shù)據(jù)分析，繪制數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)字典，然后運用各種工具進行概念模型設(shè)計、外模式設(shè)計和物理設(shè)計，最后才能裝載數(shù)據(jù)庫。其中的各個步驟都必須認真對待，偏廢不得，前一階段的設(shè)計是下一階段工作的基礎(chǔ)，不適合跨越設(shè)計階段開展工作。
　　但在實際的檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中，還存在著許多不科學(xué)的問題。特別在數(shù)據(jù)庫可行性分析和數(shù)據(jù)分析階段存在的隨意現(xiàn)象比較突出。許多設(shè)計者對繁瑣的數(shù)據(jù)分析不太重視，往往一上來就開始設(shè)計庫表結(jié)構(gòu)，這種脫離詳細分析的設(shè)計方法雖然表面上速度較快，但其質(zhì)量經(jīng)不起推敲。對任何一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)而言，庫表結(jié)構(gòu)是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
　　4．?dāng)?shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)缺乏規(guī)范
　　在進行數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計時，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失是造成檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計工作流于隨意的主要原因，而檔案數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)不規(guī)范的情況會引起數(shù)據(jù)庫之間轉(zhuǎn)換困難、難以共享等問題。目前正在許多單位開展的數(shù)字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫管理，目前尚未有相關(guān)規(guī)范出臺。電子文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范的滯后使得電子文件歸檔數(shù)據(jù)難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進行人工著錄登記，長此以往，前端控制原則難以在應(yīng)用系統(tǒng)中得到應(yīng)用。而在字段結(jié)構(gòu)層面上，不規(guī)范的情況則更為突出。像在檔案數(shù)據(jù)庫中通常作為主鍵的“檔號”字段的表示方法就五花八門，根據(jù)浙江省綜合檔案館信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)調(diào)查報告的調(diào)查結(jié)果，在這浙江省通用的6種檔案軟件中，有的用4個字段來表示檔號；有的定義成數(shù)字形式；有的定義為字符型，甚至同一個檔案館在不同時期錄入的數(shù)據(jù)，表示形式也不統(tǒng)一。這將對日后數(shù)據(jù)庫遷移、目錄中心數(shù)據(jù)合并等工作帶來極大的困難。
　　5．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量
　　檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須保證良好的數(shù)據(jù)質(zhì)量，“問水哪得清如許，為有源頭活水來”這句古詩啟示我們，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫信息、良好的數(shù)據(jù)管理是營造檔案數(shù)據(jù)庫“一池清水”的先決條件。作為重要的社會信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，在追求數(shù)據(jù)庫數(shù)量增長的同時，還要加強“污染防治”工作，防止臟數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。而根據(jù)浙江數(shù)據(jù)庫現(xiàn)狀調(diào)查報告，隨機檢查結(jié)果表明檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量較好的數(shù)據(jù)誤差也在12%左右，總平均差錯率達29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量檢查制度不完善也是重要原因。
　　三、檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展中存在問題的解決思路
　　1．加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃管理
　　數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項投入非常巨大、周期很長、事關(guān)信息化成敗的基礎(chǔ)工程，應(yīng)當(dāng)由檔案事業(yè)管理部門提供宏觀的指導(dǎo)方針，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，提供本地區(qū)或本行業(yè)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的藍圖，并會同有關(guān)部門對數(shù)據(jù)庫規(guī)劃的可行性進行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的具體意見。地方檔案部門則根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進行詳細設(shè)計，以實現(xiàn)全局共享為基礎(chǔ)，突出特色數(shù)據(jù)。基于這樣的總體思路，可以建立大范圍內(nèi)協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫框架設(shè)計、數(shù)據(jù)內(nèi)容都能得到很高的共享度，將會改善目前檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)自行一套、質(zhì)量參差不齊的總體狀況。
　　2．加強標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)
　　檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的重要保障，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的確立和逐步完善有助于各級各類檔案數(shù)據(jù)庫需要保持必要的協(xié)調(diào)，共同為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定要本著“確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享”的原則進行。在實施過程中，應(yīng)當(dāng)積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進標(biāo)準(zhǔn)；一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)，如《文獻保密等級代碼》、《全國行政區(qū)劃代碼》等標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)直接采用國家標(biāo)準(zhǔn)，不必另行一套；對檔案領(lǐng)域內(nèi)特有的資源制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《壽險業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》。此外為了保證國家文獻系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)之間的一致性，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡量與圖書、情報的國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)相一致。
　　3．建立標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫
　　目前數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計比較混亂，雖然從各數(shù)據(jù)庫個體角度觀察，并沒有太大的差錯，但結(jié)構(gòu)的不一致、不兼容會對數(shù)據(jù)庫的共享和相互轉(zhuǎn)換帶來很大的困難，甚至難以進行。筆者認為，這個問題的最終解決，依賴于以著錄標(biāo)準(zhǔn)化為依托的元數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
　　目前檔案數(shù)據(jù)庫的主要記錄對象是檔案文件的二次文獻信息，即文件的著錄信息。許多檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定其實就是將著錄卡上的項目轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)表上的字段信息。從原理上講，這個過程應(yīng)該很容易，但由于我國的《檔案著錄規(guī)則》，雖然規(guī)范了著錄項目，但并沒有規(guī)定相應(yīng)的量化指標(biāo)，離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所要求的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的要求還有相當(dāng)距離。由于著錄標(biāo)準(zhǔn)并不是確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的強制標(biāo)準(zhǔn)，各檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時都可以根據(jù)自己的理解靈活應(yīng)用，著錄項目可以自行增刪，字段類型、字段長度可以自由選擇，這樣的數(shù)據(jù)庫進行互聯(lián)互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立一定范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，此處的元數(shù)據(jù)就是關(guān)于數(shù)據(jù)庫中各數(shù)據(jù)字段的信息，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)成元數(shù)據(jù)字典。該字典提供數(shù)據(jù)項目的結(jié)構(gòu)化信息，包括數(shù)據(jù)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、長度、默認格式等規(guī)范，并說明字段之間的聯(lián)系。需要指出的是，這樣一個具有內(nèi)在聯(lián)系的有機的元數(shù)據(jù)字典，實質(zhì)上是為檔案數(shù)據(jù)庫提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎(chǔ)上提供轉(zhuǎn)換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數(shù)據(jù)字典的建設(shè)還應(yīng)當(dāng)包括全文和電子文件的元數(shù)據(jù)項目，為電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔接口規(guī)范問題。
　　4．建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系
　　針對檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)質(zhì)量的問題，筆者認為應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)庫視作檔案部門的信息產(chǎn)品，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過質(zhì)量控制體系進行監(jiān)管。該體系以可操作的方式提供對檔案數(shù)據(jù)庫的全面質(zhì)量管理，包括數(shù)據(jù)庫設(shè)計、建設(shè)、管理活動中主要環(huán)節(jié)的控制，并制定數(shù)據(jù)庫質(zhì)量考核指標(biāo)體系。該體系要求將數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程作為單獨的項目進行管理，通過項目文檔能夠?qū)彶閿?shù)據(jù)庫設(shè)計過程是否科學(xué)、合理；能夠?qū)?shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的人、財、物進行審計；對數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等各環(huán)節(jié)提供質(zhì)檢措施，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整；通過質(zhì)量指標(biāo)體系對數(shù)據(jù)庫容量、響應(yīng)時間、查全率、查準(zhǔn)率、錯誤率等進行核查。依照質(zhì)量控制體系進行管理，能夠優(yōu)化數(shù)據(jù)庫管理活動，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)人員的責(zé)任感。
　　5．加強檔案數(shù)據(jù)庫隊伍建設(shè)
　　隨著檔案事業(yè)的不斷推進，對檔案信息管理人員的要求越來越高。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息化建設(shè)的中樞工程，其規(guī)劃、設(shè)計、實施、管理、維護、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等都需要相關(guān)人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業(yè)務(wù)流程、未來發(fā)展，還要掌握數(shù)據(jù)庫管理的基本技能，對于檔案數(shù)據(jù)庫管理員，還需要具備一定的規(guī)劃能力和標(biāo)準(zhǔn)化知識，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機構(gòu)通力合作，培養(yǎng)通曉檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的全面人才，全面推進檔案信息資源的開發(fā)進程。
　　注釋：
　?、俨樵儠r間：2005年9月16日，檢索形式為“篇名”，檢索模式為“精確檢索”，數(shù)據(jù)庫來源為“電子技術(shù)及信息科學(xué)輯目錄”，特此說明。
　?、趯O淑揚編著：《檔案管理與計算機》，第176頁，檔案出版社1987年3月。
　?、酆殇艟幹稒n案信息組織與檢索》，第146頁，武漢大學(xué)出版社，1998年1月。
　　④楊公之主編：《檔案信息化建設(shè)實務(wù)》，中國檔案出版社，2003年，第103頁。
　　（原文載于《檔案學(xué)通訊》2006年第4期）

檔案管理論文兩篇

檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。下面是我整理的檔案管理論文，希望你能從中得到感悟!

淺談新時期檔案管理工作

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1009-4202(2011)04-359-02

摘 要 檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。當(dāng)今知識 經(jīng)濟新時代，檔案 工作者必須認清形勢、結(jié)合實際、開拓創(chuàng)新、勇于 實踐。檔案 管理通過與 計算機、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，促進檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)利用效率。

關(guān)鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施

一、做好檔案管理工作的實際意義

檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人從事 政治、經(jīng)濟、科學(xué) 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機構(gòu)、檔案室(團體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機構(gòu))、檔案館等機構(gòu)組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。

檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認識單位的工作成果，為單位與各有關(guān)方面進行有意合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。

二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。

1.檔案載體的轉(zhuǎn)變

在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。

2.檔案的分類變化

檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運用。

3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變

在電子 環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)。

4.電子檔案工作面臨的問題

(1)電子檔案原件的真實性問題

在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權(quán)威性。

(2)電子檔案保存的長久性問題

很多單位將會實現(xiàn)無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

(3)電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

三、提高新時期檔案管理水平的具體措施

我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，我認為應(yīng)從以下幾個方面著手：

1.加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識

加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計算機技術(shù)的 應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

3.增強檔案信息獲取能力

長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，增強鑒定和評估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點：

(1)分清輕重緩急，循序漸進

在推進 計算機 管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

(2)分級次著錄，省時省力

在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

(3)分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。

5.加強電子文件檔案的管理

電子文件是社會進步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強立法，確保電子文件的法律效力。

6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識 教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識 經(jīng)濟和各項事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。社會的發(fā)展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機制，適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進步貢獻力量。

總之，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備，以勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

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寧波市人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于修改《寧波市檔案工作條例》的決定(2005)

一、第三條修改為：“市和縣（市）、區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強對本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建立健全檔案工作機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排檔案事業(yè)發(fā)展所需的經(jīng)費，將重點檔案的保護、搶救、征購和檔案信息化建設(shè)等經(jīng)費納入財政預(yù)算?！倍⒌谑畻l增加一款，作為第三款：“地方國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立本地人民政府的現(xiàn)行文件查閱中心?！比?、第十一條第二款修改為：“各單位應(yīng)當(dāng)保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，并根據(jù)檔案工作的要求，保證其參加檔案崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育?！彼?、第十三條增加一款，作為第二款：“檔案工作人員調(diào)離崗位時，應(yīng)當(dāng)辦理檔案工作交接手續(xù)。”五、增加一條，作為第十四條：“市和縣（市）、區(qū)人民政府及其工作部門、直屬機構(gòu)和依法進行行政管理的派出機構(gòu)制定的行政規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定期限送交同級國家綜合檔案館?！绷⒌谑臈l改為第十五條，第一款修改為：“反映本行政區(qū)域重大的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動的檔案，是重點收集和保管的檔案。重大活動的舉辦單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定期限向同級檔案行政管理部門提供信息。”七、第十七條改為第十八條，第一款修改為：“檔案館和其他檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，采用先進技術(shù)管理檔案，加強檔案信息化建設(shè)，并按照國家電子文件歸檔的要求規(guī)范電子檔案的管理?！卑恕⒌谑艞l改為第二十條。
　　第一款修改為：“各單位應(yīng)當(dāng)按照下列期限向有關(guān)檔案館或檔案工作機構(gòu)移交、送交檔案和文件?！?br>　　第一款第（二）項修改為：“按規(guī)定列入專門檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起六個月內(nèi)向?qū)ｉT檔案館移交，其中建設(shè)項目檔案在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向城建檔案館移交。”
　　第一款第（四）項修改為：“各級各類開發(fā)區(qū)管委會的立檔單位和直屬單位的檔案，自形成之日起五年內(nèi)向開發(fā)區(qū)檔案館（室）移交。開發(fā)區(qū)內(nèi)建設(shè)項目檔案在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向開發(fā)區(qū)檔案館（室）移交?！?br>　　第一款增加一項，作為第（五）項：“列入現(xiàn)行文件查閱中心接收范圍的行政規(guī)范性文件，自文件發(fā)布之日起三十日內(nèi)向市或縣（市）、區(qū)綜合檔案館送交?！本拧⒌诙龡l改為第二十四條，增加一款，作為第二款：“前款規(guī)定的檔案，經(jīng)協(xié)商同意，地方國家檔案館可以采取十、增加一條，作為第二十九條：“市和縣（市）、區(qū)人事及勞動和社會保障行政管理部門應(yīng)當(dāng)按規(guī)定加強對干部、職工檔案工作的管理和指導(dǎo)。干部、職工檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施?！笔⒃黾右粭l，作為第二十九條：“市和縣（市）、區(qū)人事及勞動和社會保障行政管理部門應(yīng)當(dāng)按規(guī)定加強對干部、職工檔案工作的管理和指導(dǎo)。干部、職工檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施。”十一、增加一條，作為第三十一條：“檔案館與各單位檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為利用者提供檢索查閱，實現(xiàn)檔案資源的社會化服務(wù)?！笔?、增加一條，作為第三十二條：“檔案館應(yīng)當(dāng)利用館藏檔案資源，舉辦陳列、展覽等活動，建立愛國主義教育基地?！笔⒌谌畻l改為第三十四條，第一款修改為：“單位以及公民利用地方國家檔案館未開放的檔案以及其他單位保存的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)有關(guān)檔案館或者有關(guān)單位同意。因國家或者公共利益需要利用檔案的，檔案館和有關(guān)單位檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供。利用者應(yīng)當(dāng)遵守國家保密規(guī)定，不得擅自抄錄、復(fù)制和泄露檔案內(nèi)容?！笔摹⒌谌臈l改為第三十八條，增加兩項，作為第（六）項、第（七）項：“（六）不按規(guī)定期限向市或者縣（市）、區(qū)國家綜合檔案館送交行政規(guī)范性文件的；（七）不按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)的?！笔?、第三十五條改為第三十九條，第一款第（一）項至第（六）項修改為：“（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利的；（六）將檔案出賣、贈送給外國人的。”
　　第二款修改為：“在利用檔案館的檔案中，有前款第（一）項、第（二）項、第（三）項違法行為的，由市或者縣（市）、區(qū)檔案行政管理部門給予警告，并可對單位處以一萬元以上十萬元以下、對個人處以五百元以上五千元以下的罰款；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?！?br>　　第三款修改為：“有第一款第（四）項、第（五）項、第（六）項違法行為的，由市或者縣（市）、區(qū)檔案行政管理部門給予警告，并可對單位處以一萬元以上十萬元以下、對個人處以五百元以上五千元以下的罰款，有違法所得的，沒收違法所得；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?！?/p>

試論檔案知識管理中的安全保密工作

摘 要： 檔案管理從實體管理發(fā)展到計算機管理，再向信息資源管理和知識管理方向發(fā)展。檔案中包含著一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等，在挖掘檔案信息、知識管理工作中，要對檔案保密工作給予充分的重視。如何在檔案保管過程、利用過程及信息化建設(shè)過程中做好檔案的安全保密是一項重要的工作。

關(guān)鍵詞： 檔案知識管理；安全保密

檔案管理的發(fā)展，從實體管理、計算機管理、信息資源管理發(fā)展到知識管理階段，檔案面臨著因管理方式、保存條件、技術(shù)變化帶來的安全隱患。檔案的安全保密工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案中包含一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等，檔案的不當(dāng)管理以及密級檔案的泄密，將在一定程度上造成危害。本文從檔案保管過程中的安全保密工作、檔案利用過程中的安全保密工作、檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作等幾個方面展開，談?wù)剻n案知識管理中的安全保密工作。

1、做好檔案保管過程中的安全保密工作

1、檔案庫房管理中的安全保密工作。檔案的庫房管理是檔案安全保密工作的重點。庫房要具備“八防”要求，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房、辦公室、閱覽室“三室分開”。檔案庫房要配置嚴(yán)格的庫房管理制度，并由檔案管理人員負責(zé)管理，無關(guān)人員無特殊情況不得進入檔案庫房。

2、區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。保管期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，使保存的檔案既能反映和維護一個單位的主要職能活動與歷史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》（簡稱《保密法》），國家保密局制定的《國家秘密保密期限的規(guī)定》中指出，各單位在確定國家秘密事項的秘級時，應(yīng)當(dāng)同時確定保密期限，保密期限除有特殊規(guī)定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。

3、強調(diào)檔案管理人員的職責(zé)。檔案人員對檔案的安全保密負有義不容辭的責(zé)任。檔案安全保密工作的好壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。檔案保管工作是一項細致、艱巨的工作，檔案管理人員要依據(jù)規(guī)定、堅持原則，按照檔案管理規(guī)章制度嚴(yán)格辦事，時刻注意，防止檔案信息的泄密與檔案實體的損壞，確保檔案安全。

2、做好檔案利用服務(wù)過程中的安全保密工作

正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案部門應(yīng)解放思想，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的前提下，積極主動開放檔案，最大限度發(fā)揮檔案的價值。保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關(guān)系，不可偏頗，可以從以下幾個方面來保障。

1、管理制度建設(shè)。檔案室需要制定閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等利用規(guī)章制度。根據(jù)實際情況，對不同的利用人員確定不同的利用開放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作能有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保文件信息的不失密、不泄密以及文件實體的完好無損。檔案管理的規(guī)章制度應(yīng)簡明嚴(yán)密，便于在工作中執(zhí)行，并且在實際工作中不斷加以完善。

2、人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，對檔案的安全負有直接關(guān)鍵的責(zé)任。首先要具備良好的政治素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心與事業(yè)心，熱愛檔案事業(yè)；再者要具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)，檔案專業(yè)理論知識扎實，熟悉檔案法律法規(guī)，熟悉館藏檔案內(nèi)容，還要較強的工作能力，能及時處理解決利用中出現(xiàn)的一些問題。

3、落實監(jiān)督措施。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案安全保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用者必須遵守檔案管理規(guī)定，在指定場所按規(guī)定查檔，嚴(yán)禁標(biāo)記、折疊、抽取、撤換檔案。檔案管理人員要在利用者離去之前，再仔細檢查翻閱被利用的檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時處理后入庫。有l(wèi)件的檔案館（室）還可以安裝攝像監(jiān)視器。

3、檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案信息服務(wù)和交流檔案工作信息，已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要特征。依托互聯(lián)網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建檔案信息公享服務(wù)平臺。網(wǎng)絡(luò)的共享性、開放性特征決定了其系統(tǒng)的脆弱性，必須采取有力的'措施來保證檔案的安全與保密。

1、物理防護。檔案館建設(shè)要質(zhì)量達標(biāo)、面積符合、功能設(shè)施完善，保管的硬件條件安全規(guī)范，配備監(jiān)控器、報警器、自動滅火器、溫濕度控制等安全保護設(shè)施設(shè)備。

2、技術(shù)防御。主要從網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)隔離等幾個方面來保障。

（1）網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采用防火墻來負責(zé)防護單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與Internet之間的訪問，防火墻可以控制哪些檔案信息可以被外界訪問，以及外界哪些用戶可以訪問本單位內(nèi)部的哪一些服務(wù)。

（2）病毒防護，主要的病毒防護手段是全面部署殺毒軟件，對單機可以采用單機版的殺毒軟件，如360、諾頓、瑞星等，對于檔案網(wǎng)可采用相應(yīng)部署的網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，如瑞星網(wǎng)絡(luò)版等。

（3）訪問控制，對查詢用戶訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，進行檔案資源的獲取的權(quán)限進行嚴(yán)格的控制和認證。例如，對口令進行加密、認證用戶身份，通過設(shè)置用戶訪問目錄或全文的權(quán)限，控制檔案網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備配置權(quán)限等。

（4）數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)加密通過對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)加密，傳輸?shù)竭_目的地再解密，還原成原始檔案數(shù)據(jù)，目的是防止非法入侵的用戶盜用檔案信息。

（5）網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)隔離主要通過兩種方式，一種是用隔離卡來實現(xiàn)，隔離卡主要應(yīng)用于單機的隔離；另一種是用隔離網(wǎng)閘來實現(xiàn)，網(wǎng)閘主要應(yīng)用于隔離整個網(wǎng)絡(luò)。另外，還需定期對服務(wù)器、工作站等進行安全檢查。

3、管理制度。建立檔案信息安全管理制度，如《檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》、《檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)發(fā)布審查制度》、《檔案數(shù)據(jù)移交管理制度》、《電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度》、《檔案人員工作職責(zé)》等，妥善處理檔案開放與檔案信息安全的關(guān)系，明確檔案安全責(zé)任到人的制度。硬件安全工具和技術(shù)手段在網(wǎng)絡(luò)信息安全領(lǐng)域只是輔助手段，沒有責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的檔案管理人員和完善的管理制度，是無法保證網(wǎng)絡(luò)信息安全的。很多時候，檔案的安全與否就在于檔案管理人員的一念之間，檔案人員要用責(zé)任與行動來捍衛(wèi)檔案的安全。

4、異地異質(zhì)保存。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，一方面在檔案利用時通過對數(shù)字化檔案的利用，保護了檔案原件，另一方面可以對檔案化檔案向?qū)?yīng)的檔案管理部門進行數(shù)據(jù)備份。重要檔案可以采用異地異質(zhì)備份保存，檔案因受載體的影響，以及客觀自然環(huán)境的影響，異地異質(zhì)保存是對檔案的雙重安全保障。

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