檔案信息化建設(shè)研究與探索

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來(lái)完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。通過(guò)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測(cè)，從而為企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時(shí)創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會(huì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲(chǔ)更加方便、信息傳輸更加快捷，同時(shí)更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測(cè)，對(duì)于企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對(duì)檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過(guò)程中會(huì)面臨很多的困難，需要在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實(shí)行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)實(shí)施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，在前期的進(jìn)展會(huì)比較緩慢。由于每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國(guó)在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，無(wú)法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來(lái)了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中可能會(huì)面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動(dòng);注重檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫(kù)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報(bào)送及應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備，因而對(duì)數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動(dòng)力機(jī)制的完善。

2.4加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來(lái)完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。所以要對(duì)檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識(shí)和軟件操作的學(xué)習(xí)中來(lái)。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運(yùn)作過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時(shí)間進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

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對(duì)高校房產(chǎn)檔案信息化管理及探討？

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢(shì)下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應(yīng)的調(diào)整。而計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)準(zhǔn)備了條件，利用信息化管理手段來(lái)管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個(gè)重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門對(duì)學(xué)校房屋財(cái)產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行的管理工作，是高校管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足
重視程度不足是目前影響我國(guó)高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對(duì)高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無(wú)論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉(cāng)庫(kù)。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖然已經(jīng)有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來(lái)。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個(gè)部門不及時(shí)更新信息，沒有專人維護(hù)，就無(wú)法查詢到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識(shí)加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到，以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢(shì)。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪問。一般性查詢、檢索無(wú)論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無(wú)償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對(duì)于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對(duì)于那些可以對(duì)公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對(duì)內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過(guò)上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會(huì)進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營(yíng)功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過(guò)程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬(wàn)能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過(guò)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國(guó)內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì))

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進(jìn)展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，大力推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)的工作實(shí)際，就推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對(duì)地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等，使檔案管理方法更具科學(xué)性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個(gè)單位的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來(lái)相當(dāng)麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫(kù)進(jìn)行查找，這個(gè)過(guò)程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且不可避免地對(duì)檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)間只能由一個(gè)人借閱，無(wú)法滿足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上即時(shí)查詢，將所需檔案檢索出來(lái)，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，還能同時(shí)滿足資源多人共享，簡(jiǎn)化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來(lái)，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來(lái)，做到職能從管理向服務(wù)及研究過(guò)渡。

1.2 改善檔案管理，提高時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時(shí)提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時(shí)、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動(dòng)，促進(jìn)開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價(jià)值和使用價(jià)值。不論是國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過(guò)掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料，促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國(guó)成立以來(lái)60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)截至2014年6月底，庫(kù)存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔，總計(jì)123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀(jì)60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時(shí)間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無(wú)法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長(zhǎng)期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對(duì)紙質(zhì)資料的查詢，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料工作給人的印象就是幾個(gè)中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長(zhǎng)期處于一個(gè)“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對(duì)地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)地質(zhì)檔案認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專業(yè)的基本知識(shí)，了解地質(zhì)勘查工作的基本過(guò)程，知道不同專業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位館藏資料的類別特點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過(guò)程和手段等專業(yè)知識(shí)，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識(shí)，牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長(zhǎng)期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來(lái)的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計(jì)算機(jī)輸入資料名稱、工作時(shí)間、礦種類別等任意一項(xiàng)或兩項(xiàng)關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù)，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫(kù)就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，查閱時(shí)只要輸入所需檔案的電子文檔號(hào)，就可以很方便查閱，不需要再到庫(kù)房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來(lái)越普及，計(jì)算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過(guò)不正當(dāng)渠道泄露出去，就會(huì)對(duì)地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國(guó)家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識(shí)，計(jì)算機(jī)要安裝加密軟件，實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動(dòng)加密，自動(dòng)加密文件離開單位電腦環(huán)境無(wú)法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤等工具另外儲(chǔ)存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計(jì)算機(jī)要全部為涉密計(jì)算機(jī)，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計(jì)算機(jī)USB接口要封存，嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問題的探討

余虹劍

(中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局南京地質(zhì)調(diào)查中心)

摘要 數(shù)字化各種檔案的目的是要向社會(huì)提供信息服務(wù)，這種服務(wù)需要一個(gè)由檔案網(wǎng)絡(luò)體系、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案資源等組成的良好的服務(wù)平臺(tái)做支撐。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)就是為數(shù)字化了的檔案提供服務(wù)的資源平臺(tái)。

關(guān)鍵詞 著錄 數(shù)據(jù)庫(kù) 規(guī)范 管理

1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化數(shù)據(jù)著錄

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以系統(tǒng)的方法編排的，并可通過(guò)電子方式單獨(dú)訪問的檔案數(shù)據(jù)的集合。[1]檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的成功與否，在很大程度上取決于數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。庫(kù)中的數(shù)據(jù)條目必須標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，達(dá)到有序、有效，庫(kù)管理本身是科學(xué)合理的，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)操作性一般較強(qiáng)、使用面也較廣。科學(xué)實(shí)用的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建庫(kù)時(shí)，一般都會(huì)按照相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，最終形成一個(gè)自身的標(biāo)準(zhǔn)，形成規(guī)范的檔案數(shù)字化利用平臺(tái)。作為一個(gè)數(shù)字檔案館，應(yīng)先建立館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，也是著錄數(shù)據(jù)庫(kù)，包括全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄，并應(yīng)注意它們之間的關(guān)系。另外，根據(jù)本單位的館藏特色開展檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)涵蓋面較廣，一般含有文本型、圖形圖像型和多媒體型。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)要實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化，促發(fā)式。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基本，它能提供便捷的查詢路徑，閱覽者可根據(jù)需要，通過(guò)一次輸入就能提取閱覽者希望查詢的結(jié)果。提供類似查詢前必須建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來(lái)源、頁(yè)碼、分類號(hào)、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。[2]這項(xiàng)工作對(duì)著錄的內(nèi)容特征如關(guān)鍵詞、題名、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等著錄不詳細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、索引的檔案內(nèi)容深度廣度不夠，在檢索時(shí)就會(huì)有誤差，出現(xiàn)檢索不準(zhǔn)確、不全面的現(xiàn)象，在一定程度上會(huì)影響檔案利用率?？梢哉f(shuō)，著錄標(biāo)引是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是影響數(shù)據(jù)庫(kù)管理的關(guān)鍵因素之一，這項(xiàng)工作大體上決定著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性，這項(xiàng)工作能完成好是檢索系統(tǒng)查全、查準(zhǔn)的前提。除檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)外，檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、Web數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也必須遵守檔案著錄、標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)的原則要求。

2 建立數(shù)據(jù)庫(kù)

現(xiàn)階段根據(jù)有關(guān)部門的工作需要和計(jì)劃，按照內(nèi)容不同，我們建立的數(shù)據(jù)庫(kù)分為成果數(shù)據(jù)庫(kù)和科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，分別針對(duì)地質(zhì)大調(diào)查形成的資料和單位各項(xiàng)目形成的資料、收集來(lái)的各項(xiàng)各類資料錄入數(shù)據(jù)條目。該數(shù)據(jù)庫(kù)更新到目前已收集的所有合格項(xiàng)目的資料和數(shù)據(jù)，針對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)還建立了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)共分兩級(jí)：第一級(jí)是項(xiàng)目大類共552條。第二級(jí)是各個(gè)項(xiàng)目詳細(xì)內(nèi)容條目，截至擬稿更新到第一級(jí)第240條記錄的具體內(nèi)容共5836條記錄。還有一大半有待繼續(xù)更新錄入。

3 保障數(shù)據(jù)安全是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的根本

檔案數(shù)據(jù)生成即必須長(zhǎng)期甚至永久保存。該怎么保證經(jīng)過(guò)數(shù)字化后的檔案的原始性，防范這些數(shù)字內(nèi)容不被篡改等，都是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)在安全方面應(yīng)解決的問題。數(shù)據(jù)庫(kù)的參數(shù)設(shè)定、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式和位置、數(shù)據(jù)傳輸途徑、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)和整個(gè)過(guò)程都涉及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。為防止數(shù)據(jù)丟失、損毀，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息數(shù)據(jù)的安全、完整，使日積月累產(chǎn)生和收集來(lái)的檔案數(shù)據(jù)能在日后長(zhǎng)期得到利用，必須把更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全體系、合乎實(shí)際工作需求的管理制度作為數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。制定既利于工作又能監(jiān)管數(shù)據(jù)出入的防范措施，加強(qiáng)數(shù)據(jù)運(yùn)行中的監(jiān)控和管理，使數(shù)據(jù)庫(kù)從建設(shè)到利用各環(huán)節(jié)都萬(wàn)無(wú)一失。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，經(jīng)常使用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)權(quán)限控制，日常的數(shù)據(jù)備份必不可少。廣義上，權(quán)限控制應(yīng)設(shè)置讀寫控制、數(shù)據(jù)加密等方面，從實(shí)際工作需求出發(fā)，一般根據(jù)用戶類別、部門允許訪問范圍內(nèi)(包括閱覽、下載等)的目錄和檔案數(shù)據(jù)對(duì)訪問和使用設(shè)置可訪問層度、控制和監(jiān)督。防寫控制是使信息保真的手段，使得用戶只能讀取信息，而不能修改、復(fù)制，以防止信息被篡改。加密技術(shù)可以確?？刂茩n案內(nèi)容的非公開性。為保證權(quán)限控制的有效性，要在系統(tǒng)中配置使用記錄系統(tǒng)，全程跟蹤、自動(dòng)記錄使用情況，進(jìn)行定期檢測(cè)與維護(hù)，還要隨著高新技術(shù)的發(fā)展，引進(jìn)新的安防技術(shù)。

4 檔案信息化建設(shè)需要切實(shí)加強(qiáng)集中統(tǒng)一的管理體制

檔案信息化建設(shè)的管理體制是從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和硬軟件選用的統(tǒng)一性，使各層次、各專業(yè)辦公都納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。使其不能各行其是自建系統(tǒng)，從而減少信息分割和資源浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，要在較強(qiáng)的管理和先進(jìn)的技術(shù)條件下，實(shí)行高度集中管理和方便使用相結(jié)合的模式。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文闡述的只限于在檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中遇到的極有限的實(shí)際工作問題。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、持久的工作，作為檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，要有規(guī)劃地形成數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，一般需要做用戶需求分析、本館狀況分析、效益分析等?？茖W(xué)選題，合理規(guī)劃，循序漸進(jìn)，杜絕短期行為的發(fā)生，形成良性循環(huán)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)才能有持久發(fā)展的動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]孫淑梅.檔案管理與計(jì)算機(jī)[M].北京：檔案出版社，1987.

[2]洪漪編.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1998.

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其他信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 信息化建設(shè) 地質(zhì)檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設(shè)對(duì)地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息，是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質(zhì)檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等四個(gè)方面的內(nèi)容。

1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

2)檔案信息資源建設(shè)。地質(zhì)檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)，是實(shí)施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。

3)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。地質(zhì)檔案信息資源共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)為社會(huì)利用，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用，避免重復(fù)建設(shè)，提高效率的重要條件。

4)人才隊(duì)伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)更新，不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程作為鍛煉隊(duì)伍，培養(yǎng)人才的過(guò)程，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，不斷總結(jié)、不斷提高。

3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，要以地質(zhì)檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進(jìn)力度，加速完成各級(jí)綜合地質(zhì)檔案館文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)任務(wù)，為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實(shí)際需要進(jìn)行地質(zhì)檔案信息化建設(shè)。

首先是收集地質(zhì)檔案的過(guò)程。要擴(kuò)大地質(zhì)檔案收集對(duì)象，既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時(shí)還要向個(gè)人收集；要擴(kuò)大地質(zhì)檔案收集范圍，不僅收集文書地質(zhì)檔案，還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應(yīng)注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補(bǔ)館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務(wù)社會(huì)的多樣性、及時(shí)性和靈活性的功能，才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務(wù)渠道。

其次是管理地質(zhì)檔案的過(guò)程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實(shí)用價(jià)值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案，就無(wú)法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說(shuō)建立全文存儲(chǔ)的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。

通過(guò)信息技術(shù)管理地質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索，在一定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行地質(zhì)檔案全文瀏覽，以滿足社會(huì)各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過(guò)信息技術(shù)，介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息，達(dá)到地質(zhì)檔案資源共享。

第三是利用地質(zhì)檔案的過(guò)程。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，因此，對(duì)地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源，對(duì)地質(zhì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，對(duì)地質(zhì)檔案開展科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用地質(zhì)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，從而達(dá)到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型，建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展水平所決定，各級(jí)地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中一定要建立在現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上，要先試點(diǎn)、后推廣。切忌在沒有進(jìn)行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購(gòu)置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2)保障重點(diǎn)，分級(jí)建設(shè)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)首先集中力量對(duì)重要的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對(duì)外提供利用。只有這樣才能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用；在突出重點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)各類地質(zhì)檔案的信息化進(jìn)行分級(jí)建設(shè)。要有一個(gè)發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對(duì)文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機(jī)關(guān)對(duì)地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進(jìn)程。

3)切實(shí)重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作，這就要求各級(jí)地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國(guó)外深造，鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來(lái)，形成團(tuán)體優(yōu)勢(shì)，解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問題。

4)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，地質(zhì)檔案信息的安全問題。防治計(jì)算機(jī)病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時(shí)升級(jí)，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件，同時(shí)采用防火墻技術(shù)。

5)關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬(wàn)變，消除由于技術(shù)演變所帶來(lái)的影響。對(duì)于特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件；對(duì)歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行修復(fù)。

5 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化管理的措施

地質(zhì)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣地質(zhì)檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理，做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質(zhì)檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務(wù)。

如何做好機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。