檔案信息化建設意見

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

如何推進檔案工作規(guī)范化，標準化，信息化建設

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網(wǎng)絡技術的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化的建設。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結

隨著信息技術的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件設計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機技術應用普及和信息技術發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展奠定了技術基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設投入大量資金，導致系統(tǒng)軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設缺少針對性

檔案管理信息化建設是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設與投入，引進現(xiàn)代化管理設備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性?？茖W有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻】

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,16:128-129.

[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

地質(zhì)檔案信息化建設的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質(zhì)災害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學技術在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領域有其特殊的地位。

關鍵詞 地質(zhì) 信息化建設 地質(zhì)檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設對地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質(zhì)檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務性、基礎性工作，在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質(zhì)檔案信息化建設的內(nèi)容

檔案信息化建設內(nèi)容十分豐富。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等四個方面的內(nèi)容。

1)基礎設施建設。軟、硬件基礎設施是地質(zhì)檔案信息化建設必不可少的基本條件，是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。

2)檔案信息資源建設。地質(zhì)檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質(zhì)檔案信息化建設取得實效的關鍵。

3)標準規(guī)范建設。地質(zhì)檔案信息資源共享，基礎數(shù)據(jù)庫為社會利用，標準規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用，避免重復建設，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。

3 地質(zhì)檔案信息化建設的過程

地質(zhì)檔案信息化建設，要以地質(zhì)檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡化管理為基礎，依托各地政務信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質(zhì)檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設任務，為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎和條件。地質(zhì)檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行地質(zhì)檔案信息化建設。

首先是收集地質(zhì)檔案的過程。要擴大地質(zhì)檔案收集對象，既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質(zhì)檔案收集范圍，不僅收集文書地質(zhì)檔案，還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務提供堅實的數(shù)據(jù)基礎。這樣才能實現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務渠道。

其次是管理地質(zhì)檔案的過程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案，就無法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術管理地質(zhì)檔案，實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索，在一定的權限內(nèi)進行地質(zhì)檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過信息技術，介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息，達到地質(zhì)檔案資源共享。

第三是利用地質(zhì)檔案的過程。地質(zhì)檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源，對地質(zhì)檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質(zhì)檔案開展科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用地質(zhì)檔案信息資源為社會服務，從而達到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型，建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質(zhì)檔案信息化建設中應注意的幾個問題

1)地質(zhì)檔案信息化建設的發(fā)展，由地方經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2)保障重點，分級建設。地質(zhì)檔案信息化建設首先集中力量對重要的地質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內(nèi)，以最快的速度實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類地質(zhì)檔案的信息化進行分級建設。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應該優(yōu)先建立對文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關對地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設需要用現(xiàn)代信息技術的觀念、技術、設備、方法對地質(zhì)檔案管理業(yè)務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作，這就要求各級地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓，送骨干到高?；驀馍钤欤膭钕嚓P人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4)在網(wǎng)絡環(huán)境中，地質(zhì)檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經(jīng)常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術。

5)關于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進行修復。

5 加強地質(zhì)檔案信息化管理的措施

地質(zhì)檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關標準，推廣地質(zhì)檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理，做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡，建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

地質(zhì)檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質(zhì)檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務。

檔案數(shù)字化管理建設中存在的問題及對策