檔案信息化建設原則

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是根據過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
【法律依據】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：
（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設施、設備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。第三十九條 電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質、磁帶、錄像帶等）轉化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉化成與word文檔類似的電子文件；紙質照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。

企業(yè)檔案工作規(guī)范的信息化原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據庫的歸檔范圍應根據相關規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。8.2.4 電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T 17678.1和GB/T 18894。8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.6 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 8.3.1 企業(yè)可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2 紙質檔案數(shù)字化應符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應符合DA/T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。 8.4.1 電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。8.4.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T 32的附錄C，保管要求見GB/T 18894的9.4。8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合GB/T 18894中9.8的相關規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。 8.5.1 企業(yè)應建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。8.5.6 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。 8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

檔案信息化建設的（1）檔案信息的數(shù)字化

是指利用數(shù)據庫技術、數(shù)據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。主要困難：技術還不成熟且不經濟；數(shù)字化的對象問題；合作問題。