檔案信息化建設(shè)職責(zé)分工

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進(jìn)行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識和科學(xué)知識，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對工作人員進(jìn)行科學(xué)知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

公司建立檔案室方案

XX河水庫管理處檔案室升級工作實(shí)施方案

XX河水庫管理處檔案室

升級工作實(shí)施方案

檔案工作是機(jī)關(guān)自身建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，對提高我處各單位工作質(zhì)量和效率有著重要的作用。按照《中華人民共和國檔案法》和《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》的要求，結(jié)合工作實(shí)際，特制定我處檔案室升級工作實(shí)施方案。

一、指導(dǎo)思想和目標(biāo)任務(wù)

指導(dǎo)思想：堅(jiān)持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，立足基層水利工作特點(diǎn)，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為目標(biāo)，高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)管理和開發(fā)利用，加速檔案信息化進(jìn)程，提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。

目標(biāo)任務(wù)：按分步進(jìn)行、逐步完善的原則，扎實(shí)開展檔案室升級工作，為申報(bào)國家級水利工程管理單位做準(zhǔn)備，使我處檔案工作更加規(guī)范化管理。

二、組織機(jī)構(gòu)

檔案室升級工作領(lǐng)導(dǎo)小組：

組 長：XX

副組長：XX

成 員： XX XXXXXX

成員全面負(fù)責(zé)檔案室升級工作，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案室升級辦公室，辦公室主任XXX、成員XXX具體負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和日常工作。

三、工作措施及分工

按照《中華人民共和國檔案法》和《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》要求，以達(dá)到省二級標(biāo)準(zhǔn)為起點(diǎn)搞好檔案室建設(shè)和管理。

（一）做好資料收集工作。各類檔案的收集、歸檔工作由秘書科總負(fù)責(zé)，處屬其他單位配合工作，即文書檔案、聲像（含照片）由秘書科負(fù)責(zé)；財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)；水庫工程管理、基建、水文資料等由工程科負(fù)責(zé)；電站運(yùn)行資料由發(fā)電負(fù)責(zé)。

（二）加強(qiáng)硬件建設(shè)。安排專職檔案室管理人員，同時(shí)配備完善所需設(shè)備設(shè)施包括需增加檔案密集柜四組、配備計(jì)算機(jī)一臺（帶DVD刻錄機(jī)功能）、專業(yè)掃描儀一臺、檔案管理軟件、吸塵器、滅火器、溫濕度計(jì)等。

（三）做好各類檔案歸檔入庫工作。在做好資料收集工作后，嚴(yán)格按文書檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案、水庫工程管理、電站運(yùn)行資料檔案等五大類進(jìn)行收集、歸類、整理入庫。

（四）建立和完善檔案建設(shè)的各類制度及簿冊。制定、完善檔案規(guī)范化建設(shè)管理的各類制度并上墻，同時(shí)規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記等簿冊。

（五）搞好檔案軟件錄入工作。按照自治區(qū)檔案局研制的檔案管理軟件（gd2000）要求，將歷年文書檔案目錄逐一錄入微機(jī)，以便于微機(jī)查閱。同時(shí)處理把歷年聲像資料（含照片）處理成電子文檔并刻錄成光盤保存。

（六）加強(qiáng)協(xié)作配合。檔案達(dá)標(biāo)升級是機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作，在檔案資料、圖片資料、音像資料等收集過程中，各有關(guān)科室要密切配合，大力支持，積極幫助，共同努力，確保9月底完成檔案室升級任務(wù)。

四、實(shí)施步驟及時(shí)間

（一）4月1日至30日，制定檔案達(dá)標(biāo)升級工作實(shí)施方案，明確工作人員，分解落實(shí)責(zé)任；請上級有關(guān)專家指導(dǎo)工作，向兄弟單位學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高我處檔案業(yè)務(wù)管理水平；加強(qiáng)對庫房規(guī)范化的管理,嚴(yán)格實(shí)行“八防”制度和庫房責(zé)任人制度，做好防火、防盜、去濕等工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境；做好保密、安全工作。

（二）5月1日至20日，完善檔案室升級工作硬件設(shè)置。建立和完善檔案建設(shè)的各類制度及簿冊。

（三）5月20日至9月20日，做好資料收集工作及各類檔案歸檔入庫工作、完成部分檔案軟件錄入工作、電子文檔處理工作。

（四）9月21至10月10日，請有關(guān)部門評等級。

附：檔案室新增硬件設(shè)施采購計(jì)劃表

二〇〇八年三月二十四日

附：

檔案室新增硬件設(shè)施采購計(jì)劃表

序號

項(xiàng)目（品名）

預(yù)算單價(jià)

數(shù) 量

總 價(jià)

備 注

1

電腦（P4 DVD RW）

8000

1臺

8000

2

打印機(jī)（A3針式）

2500

1臺

2500

3

專業(yè)掃描儀

2500

1臺

2500

4

吸塵器

500

1臺

500

5

滅火器

250

2個

500

6

溫濕度計(jì)

1個

7

抽濕機(jī)

1臺

根據(jù)省、市安排，為了加強(qiáng)和規(guī)范我縣運(yùn)管檔案管理工作，提高檔案規(guī)范化管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)基礎(chǔ)管理工作，現(xiàn)就建立綜合檔案室的有關(guān)事宜決定如下：
領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)
為了加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)基礎(chǔ)管理，縣所成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組：
組 長：郭應(yīng)帥
副組長：項(xiàng)國梁 黃華 王建忠 陶瑋
領(lǐng)導(dǎo)組下設(shè)辦公室，辦公室主任由穆桂芳擔(dān)任，成員有：劉建華 王鑫 宋秉智 李海青 余保明 王瑞珍 王迎春 宋仝文 劉翠英 喬煜，其具體職責(zé)分工如下：
劉建華負(fù)責(zé)縣所綜合檔案室檔案管理，和王鑫共同整理貨運(yùn)檔案；
宋秉智負(fù)責(zé)客運(yùn)企業(yè)及車輛檔案材料的整理；（含站場、候車亭、招呼牌有關(guān)材料）
王鑫負(fù)責(zé)貨運(yùn)企業(yè)及車輛檔案材料的整理；
李海青負(fù)責(zé)維修企業(yè)、汽車維修救援檔案材料的整理； 余保明負(fù)責(zé)運(yùn)政熱線、運(yùn)政執(zhí)法檔案材料的整理；
穆桂芳負(fù)責(zé)運(yùn)政管理人員、文書、行業(yè)文明等辦公室 所有材料的整理；
王瑞珍負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)資料的整理；
王迎春負(fù)責(zé)票證檔案材料的整理；
宋仝文負(fù)責(zé)圖片、聲像資料、信息方面的材料整理；
劉翠英負(fù)責(zé)會計(jì)檔案材料的整理；
喬煜負(fù)責(zé)征費(fèi)檔案材料的整理。
綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)及要求
1、標(biāo)準(zhǔn)：按照晉交[2006]291號文件精神，我縣今年至少達(dá)到“A”級；
2、要聯(lián)系地方檔案部門，在他們的指導(dǎo)下，按照檔案等級的標(biāo)準(zhǔn)和要求，開展檔案管理工作。
整體安排和部署
學(xué)習(xí)安排階段（7月10日——7月20日）：縣所按照晉交運(yùn)綜字[2007]165號文件《山西省運(yùn)管系統(tǒng)檔案管理辦法》文件要求，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)貫徹，成立了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確綜合檔案室和各類檔案整理負(fù)責(zé)人，建立檔案管理制度，做好工作。
檔案整理階段（7月21日——8月10日）：縣所將按照檔案要求，對各種檔案進(jìn)行整理，進(jìn)一步補(bǔ)充完善，達(dá)到規(guī)范要求。
建檔階段（8月11日——9月30日）：綜合檔案室按照檔案類別建立完整的運(yùn)管檔案。
驗(yàn)收階段（10月1日——10月20日）：縣所在完成綜合檔案建檔工作后，將邀請檔案部門進(jìn)行驗(yàn)收定級，A級檔案室由縣所聯(lián)系檔案部門驗(yàn)收；AA級檔案室，由市檔案局驗(yàn)收定級；AAA級由省檔案局驗(yàn)收。
檔案工作信息反饋
按照市處要求，縣所將實(shí)施方案、各階段工作情況及時(shí)向市處匯報(bào)，有問題要請教，以便相互聯(lián)系、了解做好工作。

如何做好機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時(shí)代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

檔案員職責(zé)與工作范圍

檔案員職責(zé)與工作范圍： 1、負(fù)責(zé)做好處各類檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、安全保護(hù)等工作 2、負(fù)責(zé)對處屬單位、部門專兼職檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè) 3、制定和組織實(shí)施檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度并對各基層檔案工作進(jìn)行檢查、評比 4、及時(shí)了解處行文、辦文情況及工程開展進(jìn)度指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門立卷、歸檔工作 5、參加處生產(chǎn)調(diào)度會議、辦公會議、有關(guān)鑒定會和工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等工作及時(shí)收集歸檔材料 6、負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。編制檔案各類檢索工具建立檔案檢索體系編寫或配合有關(guān)部門編寫各種檔案參考資料全面、綜合開發(fā)檔案信息 7、做好計(jì)算機(jī)、光盤輔助管理檔案工作利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代管理。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時(shí)間過長未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅(jiān)決反對，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說的堅(jiān)決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

做好檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對檔案管理的重視，深刻認(rèn)識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設(shè)施。有利于資料的存儲和管理，從而實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

為了不被時(shí)代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓(xùn)[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會服務(wù)也是開展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[5]。

其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補(bǔ)充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)要主動吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠。現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

3.2 觀念認(rèn)識有偏差

一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識還不到位。一是主動性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實(shí)現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理關(guān)注不高，對于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實(shí)到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題十分突出。

3.4 監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)

針對當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識入手，用制度規(guī)定作保證，落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責(zé)任意識，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

4.3 落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

4.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才;其次，要加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

5、結(jié)束語

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實(shí)現(xiàn)的。要緊隨時(shí)代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動，通過自身實(shí)際行動去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項(xiàng)制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。