檔案信息化建設(shè)周耀林

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試論檔案知識(shí)管理中的安全保密工作

摘 要： 檔案管理從實(shí)體管理發(fā)展到計(jì)算機(jī)管理，再向信息資源管理和知識(shí)管理方向發(fā)展。檔案中包含著一些涉及國(guó)家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等，在挖掘檔案信息、知識(shí)管理工作中，要對(duì)檔案保密工作給予充分的重視。如何在檔案保管過程、利用過程及信息化建設(shè)過程中做好檔案的安全保密是一項(xiàng)重要的工作。

關(guān)鍵詞： 檔案知識(shí)管理；安全保密

檔案管理的發(fā)展，從實(shí)體管理、計(jì)算機(jī)管理、信息資源管理發(fā)展到知識(shí)管理階段，檔案面臨著因管理方式、保存條件、技術(shù)變化帶來的安全隱患。檔案的安全保密工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案中包含一些涉及國(guó)家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等，檔案的不當(dāng)管理以及密級(jí)檔案的泄密，將在一定程度上造成危害。本文從檔案保管過程中的安全保密工作、檔案利用過程中的安全保密工作、檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作等幾個(gè)方面展開，談?wù)剻n案知識(shí)管理中的安全保密工作。

1、做好檔案保管過程中的安全保密工作

1、檔案庫(kù)房管理中的安全保密工作。檔案的庫(kù)房管理是檔案安全保密工作的重點(diǎn)。庫(kù)房要具備“八防”要求，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室“三室分開”。檔案庫(kù)房要配置嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員無特殊情況不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

2、區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。保管期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，使保存的檔案既能反映和維護(hù)一個(gè)單位的主要職能活動(dòng)與歷史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（簡(jiǎn)稱《保密法》），國(guó)家保密局制定的《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中指出，各單位在確定國(guó)家秘密事項(xiàng)的秘級(jí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)確定保密期限，保密期限除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)不超過三十年，機(jī)密級(jí)不超過二十年，秘密級(jí)不超過十年。

3、強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的職責(zé)。檔案人員對(duì)檔案的安全保密負(fù)有義不容辭的責(zé)任。檔案安全保密工作的好壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。檔案保管工作是一項(xiàng)細(xì)致、艱巨的工作，檔案管理人員要依據(jù)規(guī)定、堅(jiān)持原則，按照檔案管理規(guī)章制度嚴(yán)格辦事，時(shí)刻注意，防止檔案信息的泄密與檔案實(shí)體的損壞，確保檔案安全。

2、做好檔案利用服務(wù)過程中的安全保密工作

正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案部門應(yīng)解放思想，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的前提下，積極主動(dòng)開放檔案，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值。保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關(guān)系，不可偏頗，可以從以下幾個(gè)方面來保障。

1、管理制度建設(shè)。檔案室需要制定閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等利用規(guī)章制度。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同的利用人員確定不同的利用開放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作能有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保文件信息的不失密、不泄密以及文件實(shí)體的完好無損。檔案管理的規(guī)章制度應(yīng)簡(jiǎn)明嚴(yán)密，便于在工作中執(zhí)行，并且在實(shí)際工作中不斷加以完善。

2、人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接關(guān)鍵的責(zé)任。首先要具備良好的政治素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心與事業(yè)心，熱愛檔案事業(yè)；再者要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)，檔案專業(yè)理論知識(shí)扎實(shí)，熟悉檔案法律法規(guī)，熟悉館藏檔案內(nèi)容，還要較強(qiáng)的工作能力，能及時(shí)處理解決利用中出現(xiàn)的一些問題。

3、落實(shí)監(jiān)督措施。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案安全保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用者必須遵守檔案管理規(guī)定，在指定場(chǎng)所按規(guī)定查檔，嚴(yán)禁標(biāo)記、折疊、抽取、撤換檔案。檔案管理人員要在利用者離去之前，再仔細(xì)檢查翻閱被利用的檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理后入庫(kù)。有l(wèi)件的檔案館（室）還可以安裝攝像監(jiān)視器。

3、檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案信息服務(wù)和交流檔案工作信息，已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要特征。依托互聯(lián)網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建檔案信息公享服務(wù)平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)的共享性、開放性特征決定了其系統(tǒng)的脆弱性，必須采取有力的'措施來保證檔案的安全與保密。

1、物理防護(hù)。檔案館建設(shè)要質(zhì)量達(dá)標(biāo)、面積符合、功能設(shè)施完善，保管的硬件條件安全規(guī)范，配備監(jiān)控器、報(bào)警器、自動(dòng)滅火器、溫濕度控制等安全保護(hù)設(shè)施設(shè)備。

2、技術(shù)防御。主要從網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護(hù)、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)隔離等幾個(gè)方面來保障。

（1）網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采用防火墻來負(fù)責(zé)防護(hù)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與Internet之間的訪問，防火墻可以控制哪些檔案信息可以被外界訪問，以及外界哪些用戶可以訪問本單位內(nèi)部的哪一些服務(wù)。

（2）病毒防護(hù)，主要的病毒防護(hù)手段是全面部署殺毒軟件，對(duì)單機(jī)可以采用單機(jī)版的殺毒軟件，如360、諾頓、瑞星等，對(duì)于檔案網(wǎng)可采用相應(yīng)部署的網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，如瑞星網(wǎng)絡(luò)版等。

（3）訪問控制，對(duì)查詢用戶訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行檔案資源的獲取的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制和認(rèn)證。例如，對(duì)口令進(jìn)行加密、認(rèn)證用戶身份，通過設(shè)置用戶訪問目錄或全文的權(quán)限，控制檔案網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備配置權(quán)限等。

（4）數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)加密通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)加密，傳輸?shù)竭_(dá)目的地再解密，還原成原始檔案數(shù)據(jù)，目的是防止非法入侵的用戶盜用檔案信息。

（5）網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)隔離主要通過兩種方式，一種是用隔離卡來實(shí)現(xiàn)，隔離卡主要應(yīng)用于單機(jī)的隔離；另一種是用隔離網(wǎng)閘來實(shí)現(xiàn)，網(wǎng)閘主要應(yīng)用于隔離整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。另外，還需定期對(duì)服務(wù)器、工作站等進(jìn)行安全檢查。

3、管理制度。建立檔案信息安全管理制度，如《檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》、《檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)發(fā)布審查制度》、《檔案數(shù)據(jù)移交管理制度》、《電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度》、《檔案人員工作職責(zé)》等，妥善處理檔案開放與檔案信息安全的關(guān)系，明確檔案安全責(zé)任到人的制度。硬件安全工具和技術(shù)手段在網(wǎng)絡(luò)信息安全領(lǐng)域只是輔助手段，沒有責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的檔案管理人員和完善的管理制度，是無法保證網(wǎng)絡(luò)信息安全的。很多時(shí)候，檔案的安全與否就在于檔案管理人員的一念之間，檔案人員要用責(zé)任與行動(dòng)來捍衛(wèi)檔案的安全。

4、異地異質(zhì)保存。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，一方面在檔案利用時(shí)通過對(duì)數(shù)字化檔案的利用，保護(hù)了檔案原件，另一方面可以對(duì)檔案化檔案向?qū)?yīng)的檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。重要檔案可以采用異地異質(zhì)備份保存，檔案因受載體的影響，以及客觀自然環(huán)境的影響，異地異質(zhì)保存是對(duì)檔案的雙重安全保障。

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對(duì)高校房產(chǎn)檔案信息化管理及探討？

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢(shì)下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應(yīng)的調(diào)整。而計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)準(zhǔn)備了條件，利用信息化管理手段來管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個(gè)重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門對(duì)學(xué)校房屋財(cái)產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行的管理工作，是高校管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足
重視程度不足是目前影響我國(guó)高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對(duì)高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉(cāng)庫(kù)。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖然已經(jīng)有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個(gè)部門不及時(shí)更新信息，沒有專人維護(hù)，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識(shí)加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到，以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢(shì)。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對(duì)于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對(duì)于那些可以對(duì)公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對(duì)內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會(huì)進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營(yíng)功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國(guó)內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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請(qǐng)問基于信息化環(huán)境下如何做好審計(jì)檔案規(guī)范化工作

莘縣審計(jì)局 武嫻
在信息化大背景和金審工程的要求下，在審計(jì)工具、審計(jì)重點(diǎn)、審計(jì)范圍、審計(jì)線索、審計(jì)方法和審計(jì)流程等各個(gè)方面，較之傳統(tǒng)的審計(jì)，都發(fā)生了很大的變化。作為審計(jì)管理工作的核心內(nèi)容，審計(jì)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能與審計(jì)同步發(fā)展，更好地服務(wù)和保障審計(jì)工作需要?；趯徲?jì)信息化建設(shè)為契機(jī)，推進(jìn)審計(jì)檔案規(guī)范化工作，全面提升審計(jì)工作水平，對(duì)基層審計(jì)機(jī)關(guān)克服人力資源不足，提交審計(jì)精品，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
檔案信息化建設(shè)成為提高審計(jì)工作效率的重要手段。審計(jì)檔案不僅能夠真實(shí)地記錄審計(jì)成果，再現(xiàn)審計(jì)過程，而且有利于審計(jì)人員對(duì)以往審計(jì)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒。最近幾年，基層審計(jì)機(jī)關(guān)都補(bǔ)充了一些年輕力量，學(xué)習(xí)借鑒以往審計(jì)經(jīng)驗(yàn)是這些年輕同志迅速提高審計(jì)能力、快速進(jìn)入工作角色、開展好審計(jì)工作的最好途徑。隨著各行各業(yè)信息化程度的提高，特別是政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的普及，檔案的生成和管理方式發(fā)生了很大的變化，各種文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等都已納入計(jì)算機(jī)管理，以數(shù)字化形式存在，這就為檔案管理的信息化提供了條件和可能。在這種情況下，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案以及各種文字、圖片、影像等資料的電子化歸檔，檔案管理人員便可以通過計(jì)算機(jī)將需要借閱的檔案資料快速調(diào)出并借閱給審計(jì)人員學(xué)習(xí)，減少檔案借閱時(shí)間，也有利于審計(jì)人員快速掌握需要學(xué)習(xí)的業(yè)務(wù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，大大提高審計(jì)工作效率。
審計(jì)檔案管理信息化是加快審計(jì)信息化步伐的重要一環(huán)，也是推動(dòng)審計(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)的現(xiàn)實(shí)需要。基于信息化環(huán)境下，適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展需要，加快審計(jì)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理服務(wù)，成為當(dāng)前基層審計(jì)機(jī)關(guān)必須面對(duì)和解決的問題。對(duì)此，基層審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)主要抓好以下四個(gè)方面：
第一，適應(yīng)時(shí)代潮流，把握好新的變化。一是服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了新的變化。隨著形勢(shì)任務(wù)的發(fā)展變化，基層審計(jì)部門的工作涉及的范圍越來越廣，需要綜合部門溝通聯(lián)絡(luò)的事務(wù)更多更具體，需要收集提供的信息更快更準(zhǔn)確，需要協(xié)調(diào)督辦的力度更大更有效。二是服務(wù)手段發(fā)生了新變化。隨著電子信息技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，公文處理、信息采集、文稿起草、公文流轉(zhuǎn)等工作都離不開新技術(shù)、新手段。
第二，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)意識(shí)。面對(duì)新的形勢(shì)，高度重視檔案工作，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)教育。一是切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。堅(jiān)持把檔案工作納入機(jī)關(guān)整體工作和分管領(lǐng)導(dǎo)工作考核內(nèi)容之一，真正使檔案工作有人抓、有人管、有人負(fù)責(zé)，著力解決檔案工作所需的人、財(cái)、物等實(shí)際問題。二是把審計(jì)檔案管理工作納入重要日程，與審計(jì)質(zhì)量建設(shè)、審計(jì)項(xiàng)目評(píng)比進(jìn)行統(tǒng)一部署、檢查和考核，提高全體人員對(duì)審計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，把審計(jì)檔案抓緊。三是使全局干部職工和檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案工作既是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來考慮的重要事業(yè)，也是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展變化的一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程。將檔案法律法規(guī)納入普法學(xué)習(xí)內(nèi)容，通過普法學(xué)習(xí)、集中學(xué)習(xí)不定期的組織檔案知識(shí)講座，把檔案管理與審計(jì)業(yè)務(wù)相結(jié)合，有效提升了管理檔案的責(zé)任意識(shí)。
第三，高瞻遠(yuǎn)矚，加大力度。一是加大檔案工作力度。做好檔案工作，既是對(duì)歷史的尊重，對(duì)人類文明的繼承，更有助于我們借鑒歷史，指導(dǎo)工作實(shí)踐。這就要求我們一是要堅(jiān)持依法治檔。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，堅(jiān)持依法推進(jìn)檔案工作。二是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。要?jiǎng)?chuàng)造良好的條件，普及檔案的計(jì)算機(jī)貯存、檢索和查詢利用，加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理，盡快建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢服務(wù)和資源共享。三是要大力創(chuàng)新檔案服務(wù)工作。按照立足根本、體現(xiàn)特色、打造精品、創(chuàng)造亮點(diǎn)的要求，努力推出一批有特色、有影響的檔案服務(wù)創(chuàng)新典型。
第四，
加大經(jīng)費(fèi)投入，完善硬
件設(shè)施。配備專用電腦、檔案管理軟件、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，
設(shè)置閱覽室，實(shí)現(xiàn)所有電子資料通過網(wǎng)上傳輸和批閱，通過檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化流水作業(yè)和數(shù)字檔案信息的安全管理，利用檔案數(shù)字化成果，查詢迅速，方便利用檔案。
因此，
審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理部門平時(shí)就要與業(yè)務(wù)部門保持密切的聯(lián)系。經(jīng)常對(duì)業(yè)務(wù)部門檔案的建立提出積極的建議，以便在文書檔案產(chǎn)生之初，就盡可能地得到完整的、必要的資料，避免事后彌補(bǔ)的麻煩。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的介入，對(duì)專業(yè)化和科學(xué)化又提出了更高的要求。